1. Общие положения о служебных поездках.
2. Общие правила «Положение о ко служебных поездках» действительны для всех сотрудников ЗАО «ххх».

 

II.            Процедура и регламент оформления  о служебных поездок.

1. Проинформировать тревел- координатора о поездке.

Каждый сотрудник, направляемый в командировку, обязан подойти к тревел- координатору [1] и проинформировать  о намечающейся поездке не менее, чем за 5 рабочих дней до даты отъезда.

1. Согласовать необходимость поездки со своим руководителем.

Сотрудник  должен получить бланк служебного задания (приложение №1) у тревел- координатора и заполнить графы ФИО, № 3,4,5,6,9. Служебное задание в обязательном порядке подписывается у непосредственного руководителя и руководителя подразделения[2].

Согласованное и подписанное служебное задание  предоставляется тревел- координатору   не позднее , чем за три  рабочих дня до намеченной даты поездки.

Только согласованное и подписанное  служебное задание является основанием для оформления приказа (приложение № 2) и выписки командировочного удостоверения (приложение №3). Оформление приказа, командировочного удостоверения и всех сопроводительных документов  осуществляет специалист по кадровому учету[3].

1. Решить технические вопросы.

Заказ билетов, гостиницы, трансфера  и т.д.  осуществляет тревел- координатор .

Во избежание возможных накладок при бронировании сотрудник должен предоставить копию паспорта.

Тревел-координатор обязан найти оптимальный маршрут поездки, исходя из внутренних нормативов компании (класса  билетов, уровень  гостиниц, трансфер и  т.д.).

1. Получить командировочные документы.

За день до поездки сотрудник получает у тревел -координатора:

• заполненное командировочное удостоверение
• сопроводительные документы (копия приказа о направлении в командировку, справки и т.д.)
• все проездные документы (билеты, подтверждение брони и т.д.)
• авансовые командировочные.

1. Предоставить  все документы финансовой отчетности по командировке:

По окончании командировки сотрудник обязан отчитаться  по затратам перед компанией.  Для этого в письменном  виде на имя директора компании  составляется отчет,  и прикладываются отчетные документы.

Отчетными документами по командировке являются:

• проштампованное командировочное удостоверение
• билеты
• счет за гостиницу
• другие документы, подтверждающие затраты в командировке.

Все   отчетные документы предоставляются тревел- координатору в течение одного рабочего дня по окончании командировки.

В противном случае все затраты по командировке  возлагаются на сотрудника и будут вычтены из его заработной платы.

Тревел- координатор обязан предоставить все документы в бухгалтерию компании, в которой работает командированный сотрудник, не позднее одного рабочего дня с момента получения документов.

На основании этих документов  бухгалтерия  компенсирует затраты и выплачивает  командировочные тревел- координатору.

Тревел-координатор не позднее пяти рабочих дней обязан отчитаться по затратам перед финансовым директором компании и вернуть все полученные авансовые платежи и авансовые командировочные в кассу компании.

III.        Ответственность.

Тревел –координатор несет ответственность за:

• техническую организацию поездки
• осуществление финансовой отчетности по расходам на командировку .

Специалист по кадровому учету несет ответственность за правильное и своевременное  оформления всех сопроводительных документов.

Сотрудник компании несет ответственность за:

·         согласование необходимости поездки  с руководством.

·         своевременное и точное предоставление  всех данных, необходимых для планирования поездки.

Финансовые службы несут ответственность за покрытие командировочных затрат и проведение расчетов по поездки.

СОГЛАСОВАНО:

ОЗНАКОМЛЕНЫ:

Довести до сведения всех сотрудников.

[1] Тревел- координатор

[2] Например: сотрудник производства обязан получить визу руководителя цеха, отдела или службы и визу Заместителя генерального директора по производству.

[3] Специалист по кадровому учету

Политики и процедуры на тему оплаты и вознаграждения персонала