ПРОГРАММА СОДЕЙСТВИЯ ПЕРЕЕЗДАМ И РЕЛОКАЦИИ СОТРУДНИКОВ

Скачать Скачано: 242

Помощь новым сотрудникам и сотрудникам, получившим новые назначения, при переезде и обустройстве на новом месте в рамках Программы содействия переездам сотрудникам.

Для оказания поддержки своим сотрудникам при переездах компания XXX прибегает к услугам компании XXX по оказанию международных услуг по переезду. После принятия назначения с сотрудником должен связаться консультант по переездам XXXX. Консультант по переезду занимается координацией всех деталей переезда и является главным контактным лицом на протяжении всего процесса. Учитывая большой объем информации, содержащийся в данном документе, по всем вопросам и проблемам, связанным с переездом, рекомендуется обращаться к консультанту по переезду ХХХ. Чтобы получить помощь и ответы на вопросы, достаточно позвонить ему или написать письмо по электронной почте. Советуем внимательно ознакомиться с этим документом, поскольку именно здесь можно найти важную информацию о льготах и компенсациях, связанных с переездами.
Внимание: В том случае, если назначение на работу в новом месте одновременно получает сотрудник и его супруга (супруг)/гражданская супруга (супруг), по обоим назначениям будет обеспечиваться только один компенсационный пакет.

ЛЬГОТЫ И КОМПЕНСАЦИИ:

Пособие по переезду
Предусматривается выплата единовременного пособия в размере 5000 долларов США для покрытия множественных издержек, понесенных во время переезда.
Поездка с целью поиска жилья
Предусматривается покрытие обоснованных расходов на проезд членов семьи до места будущего проживания с целью поисков нового жилья.
Ознакомление с районом
Для оказания помощи в поиске наиболее подходящего района проживания за переезжающим сотрудником закрепляется консультант по оказанию услуг по месту назначения.
Содействие в продаже жилья по месту отъезда
Предусматривается программа обеспечения объективного профессионального содействия в оценке стоимости и продажи жилья по месту отъезда.
Пособие на косметический ремонт жилья
Обеспечивается косметический ремонт недвижимости по месту отъезда на сумму до 5000 долларов США по специальной рекомендации риэлтора с целью улучшения товарного качества жилья.

Перевоз и хранение личного имущества
Обеспечение перевоза домашнего имущества и его хранения при необходимости.
Перевозка автотранспортных средств
Погрузка и транспортировка автотранспортных средства в количестве до 2 штук.
Перевозка домашних животных
Предусматривается компенсация расходов на транспортировку мелких домашних животных (кошек, собак, птиц и т.п.) на сумму до 600 долларов США.
Покрытие расходов на окончательную поездку до места назначения и одну поездку обратно
Предусматривается покрытие обоснованных расходов на поездку до места нового назначения для переезжающего сотрудника и членов его семьи, а также расходов на одну поездку сотрудника обратно с целью завершения мероприятий, связанных с переездом, по месту отъезда.
Временное жилье
Обеспечивается покрытие расходов на временное жилье по месту назначения в течение до 90 суток на время поисков постоянного жилья.
Консультирование по трудоустройству и обустройству на новом месте (содействие супругам/гражданским супругам)
Осуществляется содействие в поиске работы и обустройстве супругов/гражданских супругов через согласованного поставщика услуг.

НАЧАЛЬНЫЙ ЭТАП ПЕРЕЕЗДА

Поддержка переезда
Самым первым контактным лицом при организации переезда должен быть консультант по переезду компании ХХХ, закрепленный за переезжающим сотрудником. Консультант обладает детальными знаниями обо всех льготах и компенсациях, применимых к переезду, и предпримет все усилия, чтобы переезд прошел максимально гладко.
Пособие по переезду
Переезжающему сотруднику выплачивается единовременное пособие в размере 5000 долларов США для покрытия многочисленных побочных затрат, понесенных во время переезда, которые не компенсируются в рамках иных пособий, а именно: проживание во временном жилье дополнительное время, дополнительные сборы и расходы на транспортировку домашних животных, проезд грузчиков, ремонт и обустройство жилья, дополнительный проезд сотрудника и членов семьи, дополнительный перевоз домашних вещей, любого рода дополнительные юридические формальности, питание при проживании во временном жилье, уход за детьми, получение новых водительских прав и регистрация транспортных средств на новом месте, подключение к коммунальным сетям, проезд до/из аэропорта, парковка в аэропорту, сверхнормативное питание, аренда автомобилей дополнительное время.
Пособие выплачивается за 30 или менее суток до даты начала переезда или вступления назначения в силу, а с суммы пособия удерживается налог на фонд заработной платы. Для целей налоговой отчетности важно производить учет всех расходов по переезду отдельно от деловых (производственных) расходов.
Выплата пособия считается налогооблагаемым доходом, по этой причине сумма будет поступать уже очищенной от налогов. За 30 суток до даты начала переезда ХХХ производится оплата 50% от суммы пособия. Таким образом обеспечивается гарантия наличия у переезжающего работника на момент переезда средств, которые можно использовать для покрытия соответствующих подотчетных расходов. Все оставшиеся после удержания налогов суммы оплачиваются в течение 60 суток после трудоустройства на новом месте из фонда заработной платы. При переезде в некоторые страны (районы) получение средств после переезда может оказаться невозможным, в связи с тем, что ставка удержания налога может составить сумму равную или даже превышающую оставшиеся невыплаченными 50% от суммы пособия.
Поездка с целью поисков жилья
Компанией ХХХ предусматривается оплата стоимости поездки работника, супруга (супруги)/гражданского супруга (супруги) и детей-иждивенцев, проживающих в одном домохозяйстве, до места нового назначения с целью поиска нового жилья. Здесь учитывается 1 (одна) поездка общей продолжительностью не более 4 дней/3 ночей (включая время в пути), в том числе оплата транспортных расходов (стоимость железнодорожных или авиабилетов, либо стоимость проезда на личном транспорте в расчете на милю пробега наиболее коротким маршрутом), оплата аренды автомобиля (среднего размера) и расходов на топливо, расходы на парковку и проезд по платным дорогам, стоимость питания и проживания в разумном размере.
Авиабилеты и аренда автомобиля должны бронироваться за 14 суток до поездки согласно Политике ХХХ в отношении деловых поездок и должны координироваться с консультантом по переезду.

УСЛУГИ ПО МЕСТУ НАЗНАЧЕНИЯ ПЕРЕЕЗДА

Ознакомление с районом проживания
Для оказания помощи в поиске наиболее подходящего района проживания за переезжающими сотрудниками закрепляется консультант по оказанию услуг по месту назначения. Консультантом обеспечивается объективная и неограниченная консультативная помощь по местному социальному окружению, рынку жилья и иным аспектам. Если в семье есть дети, консультантом также предоставляется информация о местных школах, специфике городских районов и т.п. Услуги по ознакомлению с районом проживания предоставляются поставщиком соответствующих услуг по месту назначения, рекомендованным компанией ХХХ, через консультанта по переезду.
Рекомендации по выбору агентов по продаже недвижимости
Во время поездки для поиска жилья ХХХ при содействии поставщика услуг по месту назначения организуют помощь переезжающему работнику в установлении контактов с местными агентствами по продаже недвижимости. Перед установлением контактов с местными агентствами настоятельно рекомендуется пообщаться со своим консультантом по переезду. Для получения обслуживания на самом высоком уровне рекомендуется сотрудничать только с агентами по продаже недвижимости, прошедшим предварительный отбор по критериям компании ХХХ.

ВРЕМЯ ДО ПЕРЕЕЗДА СОТРУДНИКА

Перевоз предметов домашнего обихода
ХХХ берет на себя координацию перевозки домашнего имущества переезжающего работника. Начальные действия по перевозке домашнего имущества должны предприниматься консультантом по переезду, который организует предварительную оценку конкретных требований и обозначает все конкретные потребности.
По окончании оценки координация перевоза имущества производится через поставщика соответствующих услуг, рекомендованного компанией ХХХ. Любые перевозки домашнего имущества должны планироваться на рабочее время с понедельника по пятницу кроме выходных. Перевозка имущества по выходным или в нерабочее время организуется за счет переезжающего сотрудника. Обращаем внимание, что для учета в партии груза перед проведением оценки все перевозимое имущество должно находиться в одном месте. Следует предпринять меры к сбору в одном месте всех предметов домашнего имущества, которые могут находиться на хранении или в других местах, а также рекомендуется удалить все предметы, которые не планируются к перевозке, поскольку оценщиками в момент проведения обследования учитываются все обнаруженное в доме имущество. Во избежание задержек в день переезда рекомендуется отдельно пометить тяжелые, габаритные или иного рода предметы, которые требуют особого обращения.
Мы советуем предпринять отдельные меры предосторожности при перевозке до места назначения различных коллекций, дорогих предметов искусства и ювелирных изделий. При включении в состав партии груза предметов с высокой стоимостью рекомендуется провести оценку их стоимости, либо держать при себе документы об оплате с указанием цены для оформления страховки. При необходимости по рекомендации оценщика обеспечивается упаковка перевозимых предметов в ящики.
К предметам, перевозка которых не допускается, относится следующее имущество: огнестрельное оружие и боеприпасы, строительные материалы, химические вещества, легковоспламеняющиеся материалы, мотоциклы, мотовездеходы, плавсредства, снегоходы, сельхозтехника, габаритные лодки, гидромассажные ванны, летательные аппараты и их запчасти, растения, пищевые продукты или скоропортящиеся предметы, передвижные домики, наземные плавательные бассейны и соответствующее оборудование, садовые трактора, столы для бильярда, вина, требующие специального обращения (например, охлаждения или другого рода специального температурного режима).
Компенсация расходов на перевозку домашнего имущества не распространяется на неосновную недвижимость, такую как съемное жилье или загородные летние дома. Перевозка мотоциклов допускается в рамках перевозки автотранспортных средств, если они являются основным средством транспорта. В этом случае перевозка мотоцикла осуществляется вместо перевозки автомобиля. Некоторые из предметов, указанных выше, могут перевозиться за собственный счет переезжающего сотрудника. Перед встречей с оценщиком следует подтвердить консультанту по переезду необходимость подобного рода специализированных услуг по перевозке.
Хранение
Хранение домашнего имущества во время транспортировки обеспечивается на срок до 90 суток исходя из конкретных потребностей. Длительность хранения должна составлять не более 5 суток с даты готовности нового жилья, а координация хранения должна осуществляться через консультанта по переезду. Рекомендуется тщательно обдумать, какие предметы могут понадобиться в период переезда, и исключить их из партии груза.
Перевозка автотранспортных средств
При переезде на расстояние свыше 350 миль ХХХ предусматривается покрытие расходов на перевозку до места назначения до двух автомобилей.
Транспортировка
ХХХ предусматривается оплата аренды автомобиля (среднего размера) на время ожидания прибытия личных автотранспортных средств на место назначения. Аренда автомобиля осуществляется через консультанта по переезду с условием соблюдения Политики ХХХ в отношении деловых поездок. Договор аренды может оформляться только на сотрудника ХХХ. Максимальный срок аренды автомобиля составляет 7 суток. Сотрудник обязан вернуть арендованный автомобиль в течение 24 часов после доставки личного автотранспортного средства даже в том случае, если положенные 7 суток еще не кончились. Если для доставки личного автомобиля требуется больше 7-ми суток, следует обратиться к консультанту по переезду и обговорить с ним возможность продления срока аренды.
Перевозка домашних животных
ХХХ предусматривается компенсация расходов на транспортировку не более 2-х (двух) мелких домашних животных (кошек, собак, птиц и т.п.) на сумму не более 600 долларов США. В рамках утвержденной суммы допускается оплата расходов, связанных с карантином животных, прививками и ветеринарным осмотром, если это требуется для их перевозки.
Окончательная поездка
Предусматривается компенсация путевых расходов переезжающего сотрудника и членов его семьи до места нового назначения. При поездке до места назначения на личном автотранспорте предполагается, что суточный переезд составит 350 миль в сутки по самому короткому маршруту.
Авиабилеты должны бронироваться за 14 суток до поездки согласно Политике ХХХ в отношении деловых поездок и должны координироваться с консультантом по переезду. Компенсация перевозки багажа предусматривается в сумме до 100 долларов США на человека с включением в авансовый отчет по расходам на переезд и приложением соответствующих квитанций об уплате, которые должны передаваться в Службу обработки расходов ХХХ. При переезде до места назначения на личном автотранспорте допускается компенсация разумно обоснованных расходов на проживание и питание в пути с подтверждением документами, которые должные передаваться на рассмотрение.
Временное жилье
Временное жилье обеспечивается в рамках поддержки новых сотрудников или сотрудников, получивших новое назначение, при переезде на новое место на время поиска постоянного жилья. Предусматривается размещение переезжающих сотрудников в корпоративной квартире на срок до 90 суток. Для удовлетворения потребностей проживания сотрудников будут предприниматься все необходимые меры, однако в некоторых местах возможна ситуация ограниченного наличия корпоративного жилья. При невозможности обеспечить проживание в корпоративной квартире сотрудник будет размещаться в гостинице.
Расходы на временное проживание свыше 90 суток компенсироваться не будут. При необходимости проживания во временном жилье дополнительное время сотрудник будет нести все соответствующие дополнительные расходы. Для покрытия этих расходов допускается использование сумм, выделяемых для компенсации прочих накладных расходов.
Ниже представлена информация, которую необходимо знать о корпоративной квартире:
Корпоративная квартира полностью меблирована, подключена к основным коммунальным сетям и телефонным услугам, снабжена комплектами белья, посудой, кухонной утварью и убирается два раза в неделю клининговой службой. Туалетные принадлежности не предусмотрены, поэтому переезжающим нужно не забыть взять их с собой. Все дополнительные или незапланированные издержки, такие как междугородные телефонные звонки, исправление повреждений (в том числе вызванных домашними животными), или покупка дополнительной мебели будут удерживаться с личной кредитной карточки сотрудника, реквизиты которой необходимо будет предоставить перед заездом. Во время проживания в корпоративной квартире предоставляется только одно парковочное место. При необходимости дополнительных парковочных мест сотрудник будет нести все соответствующие дополнительные расходы. Управляющая компания не осуществляет страхование личных вещей, находящихся в квартире. Информацию о покрытии, обеспечиваемом во время проживания в корпоративном жилье, можно получить у страхового агента домовладельца. Текущие расходы, которые несет сотрудник и его семья во время проживания во временном жилье, не компенсируются. К расходам, покрытие которых не предусматривается, относятся среди прочего затраты на предметы личного пользования, питание, дополнительное размещение, междугородные телефонные переговоры, а также транспортные расходы на проезд до работы и обратно.  Если переезжающий сотрудник не нуждается во временном жилье или готов сразу переехать в постоянное жилье, компания ХХХ обеспечит компенсацию в размере до 3000 долларов США в течение трех месяцев на время несения обязательных расходов по содержанию жилья по месту отъезда. Указанная сумма будет выплачиваться без удержания налогов — чистыми. Для получения права пользования этой льготой необходимо предоставить копию нового арендного договора, либо справку о заключении сделки по продаже недвижимости с приложением документов, подтверждающих размер месячной оплаты.

ОКАЗАНИЕ СОДЕЙСТВИЯ В ОБУСТРОЙСТВЕ НА НОВОМ МЕСТЕ СУПРУГЕ (СУПРУГУ)/ГРАЖДАНСКОЙ СУПРУГЕ (СУПРУГУ)

Консультирование по трудоустройству и обустройству на новом месте
ХХХ предусматривается оплата суммы до 2500 долларов США за консультирование супругов/гражданских супругов переезжающих сотрудников по вопросам трудоустройства и обустройству на новом месте, чтобы помочь им освоиться в новых условиях. Консультационные услуги по трудоустройству и/или обустройству на новом месте предоставляются рекомендуемым поставщиком соответствующих услуг или компанией на выбор сотрудника. Услуги, такие как консультирование по трудоустройству и аттестация, подготовка резюме, обучение навыкам прохождения собеседования, поиски вакансий через интернет и размещение резюме в сети предоставляются супругам/гражданским супругам переезжающих сотрудников в течение первого года работы нового сотрудника в компании или первого года работы действующего сотрудника в новом качестве. Необходимые ресурсы могут быть организованы консультантом по переезду. Обращаем внимание, что эти услуги не входят в состав услуг, предоставляемых агентствами по трудоустройству, однако при необходимости они могут помочь в установлении соответствующих контактов. Как вариант, супруги/гражданские супруги могут вместо этого получить указанную сумму в виде компенсации за пользование платными услугами обустройства на новом месте.
Услуги по обустройству на новом месте могут включать в себя помощь в поиске ухода за пожилыми людьми или ребенком, мест отправления религиозного культа, врачей, учебных заведений для продолжения учебы, спортивно-оздоровительных центров, оздоровительных программ для детей или местных школ.

ОТЪЕЗД ИЗ МЕСТА ТЕКУЩЕГО ПРОЖИВАНИЯ

Программа содействия в продаже жилья по месту отъезда
Программа содействия в продаже жилья по месту отъезда предназначена для обеспечения объективного профессионального содействия в оценке стоимости и продажи жилья по месту отъезда, а также интенсивного контроля процесса риэлтором, действующим от имени сотрудника. Целью является продажа жилья в наиболее краткие сроки после выставления его на рынке недвижимости по цене, соответствующей ценовому уровню жилья в окружающем районе проживания. Благодаря реализации этой программы обеспечивается большая оперативность и эффективность процесса продажи недвижимости для того, чтобы дать возможность сотруднику и его семье сосредоточиться на решении проблем на новом месте и обеспечить потенциальное сокращение текущих издержек за счет уменьшения срока продажи. Необходимо пользоваться услугами рекомендованных поставщиков. Чтобы начать процесс, следует обратиться к консультанту по переезду.
Пособие на косметический ремонт жилья
Компания ХХХ относится с пониманием к важности эффективной конкуренции на сегодняшнем рынке продажи жилья в связи, с чем ею предусматривается выплата пособия на проведение косметического ремонта в сумме до 5000 долларов США. Пособие должно использоваться для приведения жилья в нейтральное состояние, подготовки и проведения косметического ремонта. В состав косметического ремонта, покрываемого суммой пособия, должны входить работы, рекомендованные во время первоначального анализа рынка недвижимости, проведенного для жилья сотрудника, например, покраска столовой в нейтральный цвет. К расходам, не покрываемым пособием, относится проведение инспекций, капитальный ремонт недвижимости, механические и конструкционные работы, а также текущее техническое обслуживание.