ПОЛИТИКА В ОБЛАСТИ ПОДДЕРЖКИ ПЕРЕЕЗДОВ И РЕЛОКАЦИИ СОТРУДНИКОВ

Скачать Скачано: 314

Политика в области поддержки переездов и релокации сотрудников

Общие сведения: Назначения (кратковременные назначения, долговременные назначения, внутри страны или за ее пределами)
Время от времени у сотрудников может возникать необходимость кратковременного или длительного выезда на другие площадки и объекты, расположенные внутри страны или за ее пределами, с целью выполнения каких-либо работ. В том случае, если по завершении работ на площадке или объекте предусматривается возвращение работника на свое исходное место, то переезды подобного рода причисляются к назначениям. Перед составлением служебного задания для подобных сотрудников или рабочих групп, необходимо ознакомиться с информацией, представленной ниже, и совместно с группой международных назначений тщательно изучить последствия переезда для работника и предприятия с точки зрения вопросов иммиграции, налогообложения, заработной платы и расходной части.

Соответствие критериям: Назначения (кратковременные назначения, долговременные назначения, внутри страны или за ее пределами)
Перед выполнением необходимых процедур следует ознакомиться с определениями видов переезда для установления вида переезда, соответствующего бизнес-задаче, а также с регламентом критериев международных назначений для проверки работника на соответствие требованиям, предъявляемым к данному назначению.

Регламент релокации: Кратковременные назначения

Порядок утверждения кратковременных назначений Перед выполнением необходимых процедур следует ознакомиться с критериями кратковременного назначения. Если работник соответствует критериям кратковременного назначения, то должна выполняться процедура утверждения назначения, представленная ниже.
Перед формированием группой международных назначений компенсационного пакета для кратковременного назначения коммерческий директор и финансовый директор должны утвердить 1) хозяйственно-экономическое обоснование и 2) смету расходов, связанных с назначением.
Международное назначение Перед формированием группой международных назначений компенсационного пакета для кратковременного назначения коммерческий вице-президент и финансовый директор должны утвердить 1) хозяйственно-экономическое обоснование и 2) смету расходов, связанных с назначением.
Перед началом процедуры все международные кратковременные назначения должны утверждаться корпоративной службой налогообложения. В том случае, если назначаемый работник должен пересекать государственные границы, необходимо обратиться к группе международного корпоративного налогообложения за получением согласования. В соответствующем электронном письме должна указываться продолжительность командировки, должностные обязанности, которые будет выполнять работник, а также хозяйственно-экономическое обоснование командировки.
Компенсационный пакет в отношении кратковременных назначений В связи с небольшой длительностью назначений данного типа допускается сохранение работников в списочном составе по исходному месту работы. В этих случаях никаких изменений в размерах и составе заработной платы, льгот и компенсаций работников не предусматривается. Однако, по требованию группы корпоративного налогообложения для защиты налогового статуса организации такие работники могут включаться в списочный состав работников по месту назначения. В этом случае следует обращаться в службу оплаты труда долговременных международных назначений.

Льготы и компенсации в отношении переездов: Кратковременные назначения

Льготы и компенсации в отношении переездов по кратковременным назначениям Кратковременные назначения рассматриваются как длительные командировки. Размер поддержки, оказываемой работнику, определяется в зависимости от длительности назначения, а также от места отправки и прибытия. Работнику минимально должна обеспечиваться компенсация расходов на проезд и проживание (в гостинице, либо в корпоративных жилых помещениях в зависимости от их наличия). С разрешения направляющего предприятия работнику также еще могут выплачиваться суточные.

Регламент релокации: Долговременные назначения

Порядок утверждения долговременных назначений Перед выполнением необходимых процедур следует ознакомиться с критериями долговременного назначения. Если работник соответствует критериям долговременного назначения, то должна выполняться процедура утверждения назначения, представленная ниже.
Перед выдвижением группой международных назначений предложения работнику с условиями долговременного назначения коммерческий вице-президент и финансовый вице-президент должны утвердить 1) хозяйственно-экономическое обоснование и 2) смету расходов, связанных с назначением. При этом в обязанности группы международных назначений также входит оказание содействия процессу утверждения. В разработке хозяйственно-экономического обоснования назначения предполагается серьезное участие со стороны коммерческой службы. Кроме утверждения со стороны коммерческой и финансовой служб может также потребоваться утверждение корпоративными службами иммиграции и налогообложения.
Утверждение долговременных назначений корпоративной иммиграционной службой
Иммиграционная служба играет существенную роль в определении возможности работника выполнять работу на другом объекте или площадке ХХХ, а зачастую и в определении срока, в течение которого работник сможет приступить к выполнению работы на другой площадке или объекте. При планировании необходимо учитывать, что иммиграционная процедура может занять достаточно длительное время – в некоторых странах до 8 недель и даже больше. Более подробно иммиграционная программа ХХХ представлена в информации, размещенной Группой иммиграционных услуг При отсутствии необходимой информации или возникновении дополнительных вопросов можно связаться со службой иммиграции через консультационный он-лайн сервис

Утверждение долговременных назначений службой корпоративного налогообложения

Переезд работника для работы и проживания в другой регион может отразиться на структуре корпоративного налогообложения ХХХ. В связи с этим очень важно заранее изучить, какие последствия может иметь переезд или назначение работника для корпоративных налоговых обязательств. Факт наличия в стране других работников, представляющих часть того же предприятия, не всегда означает, что переезд не повлечет за собой возникновения налоговых проблем. С целью налоговой защиты организации, при оценке характера каждого конкретного переезда группа международных назначений работает в тесном взаимодействии с группой корпоративного налогообложения. В некоторых случаях результаты определения налогооблагаемой базы могут отразиться на фонде заработной платы, социальном пакете и других областях, связанных с трудовыми отношениями. Узнать более подробно или получить ответы на интересующие вопросы можно, обратившись к ХХХ.

Регламент предоставления компенсационного пакета при долговременных назначениях В рамках международных назначений работникам должен выплачиваться базовый оклад в местной валюте через местную расчетную службу. Это требование вызвано необходимостью исключить возникновение цепи новых налоговых обязательств и проблем, связанных с учреждением постоянного представительства, которые способны вызвать нежелательные налоговые риски для ХХХ. Размер заработной платы сотрудника сохраняется за счет конвертации ее в валюту страны назначения.
При переводе назначаемого в страну назначения могут возникать случаи негативного налогового воздействия. Результатом влияния этих факторов может стать сокращение размера чистого (нетто) заработка работника во время его работы в стране назначения. Чтобы избежать таких результатов, при расчете заработной платы применяется подход, основанный на сравнении расчетного чистого дохода (нетто заработка) сотрудника по месту назначения с расчетным чистым заработком сотрудника по исходному месту работы, как если бы он продолжал это время там работать, с учетом влияния налогообложения в стране назначения и в стране происхождения работника. После сравнения общих сумм чистого заработка в ХХХ, рассчитанных таким образом, расчетная недостающая сумма перечисляется работнику в виде корректировки чистого дохода. В том случае, если во время работы по назначению сотрудник по расчетам должен получить более высокий чистый заработок, сумма соответствующей корректировки вносится на счет в банке в качестве резерва для погашения любых будущих недостающих сумм по итогам года, поскольку расчет заработной платы методом сравнения чистых заработков производится по итогам каждого года получения заработной платы, в котором работник имеет трудовой доход от деятельности в ХХХ в нескольких странах.
Пример корректировки заработка методом сравнения чистых доходов: Сотрудник зарабатывает 100 000 в год в стране А, при этом предполагаемый налог в стране составляет 20%. Если бы работник остался в стране проживания, то его расчетный чистый заработок составил бы 80 000.
Однако, работник получает назначение в страну B, где применяется та же валюта, что и в стране А. Заработок сотрудника в стране B должен составить 100 000 в год, но налоговая ставка в стране В – 30%. В этом случае сумма корректировки чистого заработка, которую получил бы работник, составит 14 285 (согласно расчету (100 000+14 286)х(1-30%)=80 000).

Льготы и компенсации в отношении переездов: Долговременная релокация

Льготы и компенсации в отношении переездов по долговременным назначениям Льготы и компенсации в отношении переездов по долговременным назначениям аналогичны льготам и компенсациям, предоставляемым при переводах персонала внутри компании из одной страны в другую. Совместно со специалистом по кадровой работе следует рассмотреть положения политики по предоставлению льгот и компенсаций сотрудникам.
Примечание: При назначениях для работы в другие страны дополнительные льготы и компенсации не предусматриваются, поскольку программа в целом рассчитана на возвращение работников в страну происхождения.
Бессрочная поддержка переездов по долговременным назначениям Кроме льгот и компенсаций в отношении переездов, указанных в соответствующей политике в области переездов, в условиях, предлагаемых работнику, предусматривается определенная бессрочная поддержка долговременных назначений, к которой может относиться:
 Корректировка чистого заработка (налоговое содействие)  Медицинское страхование в отношении иностранных специалистов  Надбавка к пенсии  Хранение предметов домашнего обихода на время назначения  Образование (при наличии у работника детей школьного возраста)  Ежегодный отпуск домой  Частичная оплата жилья (денежное пособие)  Поддержка супруги (супруга)  Изучение языка и культурных традиций (по возможности)  Помощь в заполнении налоговых деклараций  Возвращение на родину
Запуск процедуры переезда по долговременному назначению Для запуска процедуры аттестации на соответствие критериям долговременного назначения следует обговорить возможность назначения с соответствующим специалистом по кадровой работе. Если нет уверенности, какой специалист по кадровой работе должен оказывать помощь, то можно обратиться к закрепленному сотруднику кадровой службы. Специалист по кадровой работе должен представить Форму запроса для группы международных назначений, после чего начинается аттестация работника на соответствие критериям долгосрочного назначения и процесс подготовки.
Перед заполнением формы специалистом по кадровой работе следует убедиться, что коммерческая служба ознакомилась с хозяйственно-экономическим обоснованием назначения. В Форме запроса для группы международных назначений должны указываться следующие данные:  ФИО действующего или нового сотрудника  Логин сотрудника (относится к действующим сотрудникам)   Специалист по найму или руководитель после переезда   Расчетная дата начала работы по назначению или дата начала перевода сотрудника   Страна и город происхождения   Страна и город назначения   Размер семьи (общее количество переезжающих членов семьи, включая сотрудника, супругу (супруга) и детей-иждивенцев)   Уровень сотрудника (уровень в стране перевода, если перевод предполагает повышение по службе)   Код компании, код места назначения, центр учета затрат по месту назначения (который несет все расходы)
Специалист группы международных назначений должен рассмотреть представленный запрос и ответить в течение двух рабочих дней.

Порядок реализации процедуры: Долговременные назначения
Ниже описываются действия, которые должны выполняться после запуска процедуры всех долговременных назначений, а также указываются службы ответственные на всех этапах процедуры и сроки каждого этапа.

Этап 1: Подача заявки на назначение Форма запроса на международное назначение заполняется специалистом по кадровой работе, специалистом по найму или подбору персонала. Этот этап проводится до того, как информация о возможном назначении доводится до сведения кандидата.

Этап 2: Совещание по вопросам назначения Группа международных назначений проводит рассмотрение формы и организует совещание по конференцсвязи с группой по найму с целью решения всех вопросов, возникающих в ходе рассмотрения формы запроса (соответствие кандидата критериям назначения, недостающая информация и т.п.), а также с целью обсуждения вопросов производственной необходимости и хозяйственно-экономического обоснования назначения. (Кратковременные назначения: 2 рабочих дня с даты подачи формы запроса)

Этап 3: Калькуляция расходов, связанных с назначением Группа международных назначений при содействии консультантов по вопросам налогообложения подготавливает смету расходов, связанных с назначением с учетом соответствующих стандартных льгот и компенсаций. В калькуляцию затрат должны включаться статьи расходов, связанных с компенсационным пакетом, переездом и бессрочной поддержкой. (Кратковременные назначения: 3 рабочих дня с даты проведения совещания по вопросам назначения)

Этап 4: Утверждение Специалист по найму утверждает назначение у коммерческого вице-президента и финансового директора с предоставлением калькуляции затрат. Изменения в стандартных компенсационных пакетах представляют собой исключительные ситуации, поэтому требуют дополнительного согласования. Для запроса отклонения от стандартных условий применяется Шаблон отклонения от стандартных условий при назначении, который должен утверждаться указанными лицами. Окончательное утверждение отклонений от стандартных компенсационных пакетов должно производиться финансовой службой, кадровой службой и службой оплаты труда.
Примечание: Все расходы, связанные с назначением, включая возвращение на родину, должны нестись центром учета затрат по месту назначения. Утверждающие лица должны обладать полномочиями распоряжаться бюджетом центра учета затрат по месту назначения работника.

Этап 5: Служебное задание После утверждения назначения в письменном виде у всех необходимых служб при содействии группы международных назначений готовится служебное задание на назначение, а работнику, получающему назначение, передаются условия назначения.