ПОЛИТИКИ КОНЦЕРНА «ХХХ» В ОТНОШЕНИИ ДЕЛОВЫХ ПОЕЗДОК И СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

Концерн «ХХХ» признает, что интенсивные деловые поездки во многом определяют успешное ведение его деятельности, а также то, что сотрудники «ХХХ» совершают деловые поездки в интересах Компании, которые в ряде случаев могут быть сопряжены с определенными личными неудобствами.

Политика «ХХХ» в отношении деловых поездок устанавливает следующие общие правила и процедуры, которые обеспечивают выполнение задач Компании, необходимых для достижения ее целей. Она гарантирует сохранность здоровья, безопасность, удобство и благополучие для сотрудников одновременно с конкурентоспособными финансовыми условиями, предоставляемыми сервисными организациями, сертифицированными Компанией.

Обязательный характер положений настоящего положения о служебных командировках

На сотрудников Компании возлагается прямая ответственность ознакомиться с настоящей политикой и действовать в соответствии с ее основополагающими принципами, а именно:
Рассматривать альтернативные способы выполнения производственных/бизнес-задач, не прибегая к необходимости совершать деловые поездки, например, с использованием телефонной конференцсвязи, либо в режиме теле-присутствия, в целях минимизации воздействия на окружающую среду и экономии корпоративных затрат, связанных с деловой поездкой;
Осуществлять бронирование всех авиа- и железнодорожных билетов, гостиниц, а также заказ такси, с использованием корпоративной системы онлайн бронирования (при наличии такой возможности), либо через корпоративное транспортное агентство, сертифицированное «ХХХ», с тем, чтобы Компания могла наилучшим образом исполнять свои обязательства в отношении сотрудников;
При наличии возможности, пользоваться услугами рекомендованных сервисных организаций, действующих на основании договоров о предоставлении услуг, в целях обеспечения для Компании максимальной экономической эффективности;
Быть толерантными к разумному ограничению выбора; осуществлять бронирование как можно раньше; выбирать минимально возможные разумно обоснованные проездные тарифы и, по возможности, пользоваться системами самостоятельного бронирования, утвержденными «ХХХ»;
Сотрудникам Компании не следует вступать в переговоры, либо предпринимать действия по оформлению договорных отношений с организациями, предоставляющими транспортные услуги. Корпоративный менеджер по категориям транспортных услуг подразделения подрядных работ и МТО, а также уполномоченные менеджеры по контролю над исполнением контрактов корпоративной службы по обеспечению деловых поездок являются лицами, ответственными за обсуждение условий предоставления услуг транспортными агентствами. В случае если отсутствует возможность организовать деловую поездку в рамках и средствами, предусмотренными общекорпоративными программами обеспечения деловых поездок, следует обращаться к корпоративному менеджеру по соглашениям на оказание транспортных услуг и/или к корпоративному менеджеру по категориям транспортных услуг.

Содержание
Сфера действия
Функции и ответственность
Проезд
Размещение

Сфера действия положения о служебных командировках и дделовых поездках

Сфера действия настоящего положения «ХХХ» в отношении деловых поездок имеет глобальный характер и распространяется не только на всех штатных сотрудников «ХХХ», но также и на такие категории стороннего персонала, как подрядчики, персонал подрядчиков, консультанты, для которых, в силу договорных или юридических соглашений, разрешается, либо возникает обязанность бронировать деловую поездку через корпоративное транспортное агентство, сертифицированное «ХХХ». Политика «ХХХ» в отношении деловых поездок действует применительно к сотрудникам, находящимся в любой стране и/или занятым в любом сегменте деятельности «ХХХ», независимо от организации, предоставляющей услуги, связанные с деловыми поездками. Определение понятия Деловая Поездка содержится в соответствующих методических указаниях.

Положение о служебных командировках и деловых поездках утверждается Главным директором по управлению персоналом и корпоративным вопросам и применяется к любым деловым поездкам, затраты по которым покрываются за счет Компании.

Для некоторых категорий поездок, связанных с перемещением персонала, а именно: отпуск с поездкой на родину, отпуск по семейным обстоятельствам и эвакуация по обстоятельствам медицинского характера, могут применяться особые условия, в том числе, предусмотренные Программой международных перемещений персонала. Любому сотруднику, у которого возникают вопросы относительно сферы действия настоящей политики «ХХХ» в отношении деловых поездок, следует обращаться за разъяснениями к своему линейному руководителю.

Любые изменения Положения о служебных командировках и деловых поездках в силу причин локального характера подлежат рассмотрению и утверждению корпоративным вице-президентом по деловым поездкам.

Принципиально, никаких частных исключений в предмете или содержании настоящей Политики не допускается.

Примечание: политика «ХХХ» в отношении деловых поездок должна быть стандартизирована везде, где это возможно, поскольку любые ранее существовавшие или предлагаемые варианты могут создавать препятствия или снижать эффективность услуг, предоставляемых транспортным агентством, сертифицированным «ХХХ».

Функции и ответственность

Главный директор по управлению персоналом и корпоративным вопросам
Главный директор по управлению персоналом и корпоративным вопросам утверждает Положение о служебных командировках и деловых поездках «ХХХ» в отношении деловых поездок.
Запросы на внесение изменений или отклонений в Политику направляются в адрес Исполнительного вице-президента по управлению недвижимостью и, при необходимости, в адрес Главного директора по управлению персоналом и корпоративным вопросам.

Производственные и функциональные подразделения «ХХХ»
Руководители производственных и функциональных подразделений:
Могут отклонить утверждение более мягких или более жестких условий политики (напр., класс обслуживания во время деловой поездки). Подобный факт подлежит рассмотрению корпоративным вице-президентом по деловым поездкам.
Обязаны контролировать наличие соответствующих внутренних процедур утверждения деловых поездок для сотрудников наряду с выполнением других своих профессиональных функций.
Примечание: контроль и регулирование процесса утверждения деловых поездок не относится к компетенции корпоративного транспортного агентства, сертифицированного «ХХХ».
Несут ответственность за информирование персонала о процедуре.
Решают вопросы, связанные с нарушениями требований политики, на основании отчетов, представляемых с установленной периодичностью.
Несут ответственность за всеобъемлющее соблюдение требований настоящего Положения о служебных командировках и деловых поездках.

В ряде исключительных случаев руководство производственных или функциональных подразделений «ХХХ» может обратиться с предложением рассмотреть возможность применения более жестких условий, чем те, которые предусмотрены Политикой «ХХХ» в отношении деловых поездок. В любом случае, целесообразность внесения таких изменений должна рассматриваться с точки зрения обеспечения рационального сочетания между стоимостными/затратными характеристиками с одной стороны и последствиями для здоровья, безопасности и благополучия персонала, а также сбалансированности трудовой жизни, с другой стороны. Все предложения направляются в адрес корпоративного вице-президента по деловым поездкам.

Линейный руководитель
Линейный руководитель:
Несет ответственность за оценку необходимости деловой поездки в индивидуальном порядке.
Несет ответственность за информирование персонала о Политике «ХХХ» в отношении деловых поездок, а также за то, чтобы бронирование всех авиа- и железнодорожных билетов, гостиниц, а также заказ такси, осуществлялось с использованием корпоративной системы онлайн бронирования (при наличии такой возможности), либо через корпоративное транспортное агентство, сертифицированное «ХХХ».
Обязан в индивидуальном порядке рассматривать каждый обоснованный запрос в отношении особых ситуаций, представляющих исключения из Политики «ХХХ» в отношении деловых поездок, и уполномочен давать утвердительное решение по таким запросам в исключительных случаях, когда отсутствуют какие-либо иные альтернативные возможности осуществления поездки.
Обязан осуществлять контроль над соблюдением требований настоящей Политики и принимать необходимые меры по устранению их нарушений.
Несет ответственность за поддержание разумно сбалансированного режима труда и отдыха в деловой поездке, включая поощрение альтернативных способов выполнения производственных/бизнес-задач, не прибегая к необходимости совершать деловые поездки, например, с использованием технических средств и IT возможностей.
При утверждении деловых поездок обязан руководствоваться регламентом своих полномочий и финансовыми возможностями. Это включает получение необходимых согласований на пользование услугами перевозчиков, относящихся к повышенной группе риска, что требуется для перевозчиков, находящихся в красной или черной зоне матрицы оценки надежности авиакомпаний, регулярно публикуемой ххх.

Персонал / Индивидуальные сотрудники
Персонал/Индивидуальные сотрудники:
В том случае, когда по итогам рассмотрения всех альтернативных способов осуществления бизнес деятельности (напр., электронная переписка, коммуникация при помощи сетевых ресурсов, видеоконференция), принимается решение о том, что решение производственных/бизнес-задач возможно исключительно в ходе деловой поездки,
Несут ответственность за осуществление бронирования (включая бронирование гостиниц, авиабилетов, а также заказ такси) с использованием корпоративной «Системы онлайн бронирования», либо через корпоративное транспортное агентство, сертифицированное «ХХХ», с применением утвержденных способов оплаты. В применимых случаях бронирование услуг, связанных с деловой поездкой, может осуществляться от имени сотрудников их официально утвержденным агентом, но при условии соблюдения утвержденной процедуры бронирования. Не разрешается пользоваться услугами бронирования, предоставляемыми принимающей стороной в стране пребывания, за исключением тех случаев, когда это необходимо в силу требований местных норм и правил обеспечения безопасности.
Несут ответственность за осведомленность о требованиях и соблюдение Политики «ХХХ» в отношении деловых поездок.
Обязаны выбирать минимально возможные разумно обоснованные проездные тарифы для осуществления своей деловой поездки.
Несут ответственность за сохранность отчетных документов, необходимых для подготовки и обоснования отчетов о деловых поездках (напр., заявок на получение и возмещение командировочных расходов при зарубежных деловых поездках).
Несут ответственность за проверку соответствия данных, содержащихся в выписанных им маршрутных документах, и немедленное оповещение транспортного агентства при наличии несоответствий.
Несут ответственность за получение всех необходимых разрешений до начала процедуры бронирования в соответствии с требованиями регламентирующих документов.
Должны отдавать себе отчет в том, что осуществление бронирования с использованием услуг несертифицированных провайдеров может лишить их возможности в полном объеме пользоваться специализированными услугами по охране здоровья и обеспечению безопасности, к примеру, размещения в условиях кризисной ситуации, которые были бы им доступны в случае пользования услугами сертифицированных провайдеров, что может повлечь за собой отказ в возмещении расходов, связанных с их деловой поездкой.
Несут ответственность за то, чтобы при необходимости были заблаговременно выполнены следующие условия:
Получение разрешения от соответствующего линейного руководителя на исключение из Политики «ХХХ» в отношении деловых поездок.
Своевременное прохождение всех медицинских обследований и/или вакцинаций.
Своевременное оформление всех необходимых для деловой поездки документов, в том числе, получение виз/загранпаспортов для каждой страны, указанной в маршрутных документах, включая транзитные страны.
Анализ всех сообщений, предупреждающих об опасностях, связанных с поездкой в конкретный регион/других вопросов безопасности, до начала процедуры бронирования.
Изучение условий страхования командированных, действующих в регионе пребывания.
Внимательное изучение рейтинговых показателей ряда начинающих авиакомпаний в Матрице оценки надежности авиакомпаний, регулярно публикуемой .
Несут ответственность за регулярный анализ всех сообщений, предупреждающих об опасностях, возникающих в конкретном регионе/других вопросов безопасности, на протяжении всего периода деловой поездки.
Несут ответственность за поддержание в актуальном состоянии основных сведений о своем корпоративном транспортном агентстве, в том числе, номерах мобильных телефонов. Сотрудники, занимающиеся организацией деловых поездок подрядчиков, либо несущие за них ответственность, обязаны также отслеживать соответствующие данные, касающиеся деловых поездок подрядчиков.
В применимых случаях осуществляют контроль над тем, чтобы данные организатора, секретаря или координатора поездки, занимающихся ее оформлением, были «привязаны» к информации о сотруднике, которому предстоит деловая поездка, и дополнены анкетными данными такого сотрудника с тем, чтобы в корпоративной системе онлайн бронирования или у корпоративного транспортного агентства, сертифицированного «ХХХ», не возникало никаких препятствий для оперативного бронирования проезда и проживания этого сотрудника.
В применимых случаях несут ответственность за ознакомление и понимание содержания любых официальных заявлений о защите информации, относящихся к использованию данных сотрудников, совершающих деловую поездку, и соответствующей информации, касающейся самих поездок.
Несут ответственность за оценку воздействия на окружающую среду, связанного с планируемой деловой поездкой, а также за принятие мер по снижению выбросов углекислого газа посредством выбора наиболее подходящего вида транспорта с учетом бизнес требований.
Несут ответственность за соблюдение сопутствующих политик и обязательств, в том числе, политик в отношении деловых поездок и компенсации расходов, действующих в регионе пребывания, политик в отношении возмещения НДС, командировочных расходов при зарубежных деловых поездках и других политик, связанных с деловыми поездками сотрудников.
Несут ответственность за то, чтобы любая деловая поездка, оформляемая ее организатором, соответствовала требованиям политики в отношении деловых поездок (включая выбор минимально возможных разумно обоснованных проездных тарифов).
Обязаны знать условия, ведущие к оплате неустойки за смену провайдера или отказ от услуг, и не допускать их наступления во избежание излишних затрат на деловую поездку.
Обязаны знать о возможности возврата неиспользованных проездных документов и извещать агентов о каждом неиспользованном невозвращаемом проездном документе, приобретенном при оформлении соответствующей деловой поездки.
Должны знать, что соблюдение требований Политики «ХХХ» в отношении деловых поездок находится под контролем, а информация о каждом случае их несоблюдения доводится до сведения линейного руководства предприятия или подразделения.

Во избежание конфликта бизнес интересов, при составлении графика своих деловых поездок, выборе компании-перевозчика или вариантов бронирования сотрудники не должны принимать во внимание соображения выгоды, приобретаемой через схемы материального стимулирования или поощрения (к примеру, премиальные баллы для постоянных клиентов авиакомпании), либо возможность карьерного роста. Им следует руководствоваться положениями Политики в отношении минимально приемлемых тарифов на авиаперевозки и проживание, не думая о премиальных баллах или карьерном росте. Любые запросы, касающиеся схем поощрения, инициированных авиакомпаниями или гостиницами, включая погашение набранных премиальных баллов, должны направляться непосредственно в адрес провайдеров услуг, минуя корпоративное транспортное агентство, сертифицированное «ХХХ».

Корпоративное транспортное агентство, сертифицированное «ХХХ»
Корпоративное транспортное агентство, сертифицированное «ХХХ»:
Предлагает сотрудникам, совершающим деловую поездку, альтернативные варианты, отвечающие требованиям Политики «ХХХ» в отношении деловых поездок.
Дает разъяснения и рекомендует сотрудникам, совершающим деловую поездку, вариант, в наибольшей степени соответствующий требованиям Политики, в частности, предлагает экономически целесообразный вариант, пользуясь Перечнем предпочтительных провайдеров услуг, утвержденных «ХХХ».
Предоставляет услуги по приобретению билетов и бронированию гостиниц.
Информирует сотрудников, совершающих деловую поездку, о любых факторах опасности в стране пребывания.
От имени сотрудников, совершающих поездку, предпринимает действия по возмещению затрат.
Согласованным способом оповещает, сотрудников, совершающих командировку, о выявлении любых рисков, связанных с конкретной авиакомпанией.
Предоставляет данные, позволяющие осуществлять контроль над местонахождением сотрудников, совершающих деловую поездку, в целях поддержки проводимых Компанией мероприятий по управлению кризисными ситуациями.
Оказывает сотрудникам, совершающим командировку, содействие посредством запросов на оперативное предоставление услуг.

Вице-президент «ХХХ» по деловым поездкам
Осуществляет руководство реализацией корпоративной стратегии и контроль над соблюдением принципов корпоративной политики в отношении деловых поездок, а также обеспечивает их последовательное соответствие задачам Компании.
Осуществляет контроль над деятельностью корпоративного транспортного агентства, сертифицированного «ХХХ» для соответствующих/согласованных стран.
Осуществляет стратегическое руководство при заключении соглашений на предоставление услуг по авиа- и железнодорожным перевозкам, гостиничному обслуживанию и прокату автомобилей в соответствии с утвержденной экономической стратегией.
Внедряет в использование экономически эффективные системы самостоятельного бронирования, позволяющие отображать весь перечень договорных тарифных ставок и наиболее экономичные по затратам варианты.
На регулярной основе осуществляет выпуск административной и аналитической информации, содержащей контрольные показатели работы и возможные пути ее совершенствования с использованием передовых методов, наработанных в Компании.
Осуществляет информационное взаимодействие с сотрудниками, совершающими командировку, через свой глобальный вебсайт или путем информационной рассылки.
Обеспечивает надлежащее функционирование системы отчетности в целях поддержки проводимых Компанией мероприятий по управлению кризисными ситуациями.

Транспорт
При выборе вида транспорта (воздушного, железнодорожного или автомобильного) сотрудникам следует отдавать предпочтение тому из них, который соответствует целям деловой поездки с учетом его воздействия на окружающую среду. Внимание! Согласно Руководству по безопасности вождения в составе корпоративного пакета регламентирующих документов по охране труда и социальной защите, использование двух- или трехколесных мотоциклов для осуществления деловой поездки категорически запрещается!

Воздушный транспорт
Требования в отношении бронирования
В целях применения максимально экономичных тарифных ставок, сотрудникам настоятельно рекомендуется бронировать авиабилеты не позднее 14 дней до даты вылета.

В случае если маршрут деловой поездки предусматривает единственное место назначения, сотрудники обязаны осуществлять бронирование проездных документов через корпоративную систему онлайн бронирования (при наличии такой возможности).

В случае если деловая поездка предусматривает участие группы сотрудников «ХХХ», необходимо изучить возможность ограничить количество ключевых сотрудников, следующих одним рейсом, независимо от его категории (регулярный рейс, чартерный рейс или выполняемый собственным самолетом «ХХХ»). Стандартные ограничения включают требование о том, чтобы одним рейсом следовало не более двух Директоров или двух ключевых специалистов по одному бизнес направлению, принимая во внимание потенциальные негативные последствия для деятельности по этому направлению в результате утраты любого рода контроля над ее осуществлением, либо потери необходимого опыта. Окончательное решение о составе группы сотрудников, следующих одним рейсом, принимает руководитель соответствующей компании/структурного подразделения после тщательного изучения возможных альтернативных вариантов.

Руководствуясь Перечнем предпочтительных провайдеров услуг, утвержденных «ХХХ», и требованиями по оптимизации затрат, система онлайн бронирования или корпоративное транспортное агентство, сертифицированное «ХХХ», выберут минимально возможные разумно обоснованные проездные тарифы (наиболее экономичный вариант), предлагаемые предпочтительными провайдерами услуг, в максимальной степени соответствующие заданному маршруту деловой поездки и требуемой степени гибкости расписания движения по данному маршруту. Сотрудникам, совершающим деловую поездку, следует соглашаться с предлагаемыми (имеющимися в наличии) минимально возможными разумно обоснованными проездными тарифами.

При осуществлении бронирования сотрудники не должны указывать конкретных перевозчиков или определенные рейсы. Сотрудники, совершающие авиаперелет, должны предоставлять лишь следующую информацию:
Аэропорт отправления
Место назначения / название аэропорта
Желаемое время вылета или прибытия
Допустимые отклонения при движении по маршруту

Бронирование осуществляется с использованием системы онлайн бронирования (при наличии такой возможности) или силами корпоративного транспортного агентства, сертифицированного «ХХХ», из числа рейсов, предлагаемых предпочтительными провайдерами услуг, с учетом «временнóго окна» (допуска по времени).

При перелетах продолжительностью 4 часа и менее: +/- 1 час от указанного в заявке времени отправления или прибытия в пункт назначения
При перелетах продолжительностью свыше 4 часов: +/- 3 часа от указанного в заявке времени отправления или прибытия в пункт назначения.

В том случае, если сотрудник, совершающий деловую поездку, отказывается от предложенного ему наиболее экономичного варианта (минимально возможного разумно обоснованного проездного тарифа), соответствующего вышеуказанным требованиям, то в маршрутных документах отмечается, что деловая поездка не соответствует требованиям о минимизации затрат. На такого сотрудника возлагается обязанность уведомить своего линейного руководителя о нарушении установленных требований к бронированию поездки.

Категории обслуживания при пользовании воздушным транспортом
Экономический класс является обязательным к использованию для всех перелетов, общая заявленная продолжительность которых не превышает 4-х часов (включая продолжительность полета и время стыковки между рейсами), а также для всех перелетов, совершаемых сотрудниками в рамках волонтерских программ, спонсируемых «ХХХ» (к примеру, программа ХХХ), независимо от их продолжительности.

При всех авиаперелетах, общая заявленная продолжительность которых превышает 4 часа (включая продолжительность полета и время стыковки между рейсами), осуществляется бронирование авиабилетов с категорией обслуживания «бизнес класс». В случае невозможности забронировать авиаперелет с категорией обслуживания «бизнес класс», сотрудникам, желающим лететь в пункт назначения бизнес классом, следует сделать выбор в пользу другого рейса или другого маршрута. Сотрудники могут также по своему усмотрению согласиться на авиаперелет с категорией обслуживания «эконом класс», однако линейные руководители не могут требовать от них принять такое решение.

В случае если в самолете, совершающем авиарейс продолжительностью свыше четырех часов, отсутствует салон бизнес класса, сотрудники обязаны лететь в салоне эконом класса и не могут претендовать на обслуживание по первому классу. По ссылке ниже – перечень исключений из данного положения настоящей Политики.

Если, согласно расписанию авиакомпании, при совершении рейса предусматривается промежуточная остановка с правом продолжения дальнейшего следования в салоне того же класса, и общая продолжительность следования при нормальных условиях превышает четыре часа, не считая времени на ночевку, разрешается применять категорию обслуживания «бизнес класс» для обоих перелетов.

В ряде особых случаев продолжительность прямого перелета в одну сторону может превышать четыре часа, а продолжительность прямого перелета в обратную сторону может составлять четыре часа или быть менее четырех часов. В таких случаях оба перелета совершаются с категорией обслуживания «эконом класс», поскольку класс обслуживания определяется в соответствии с более коротким по времени перелетом.

В случае следования транзитным маршрутом со стыковочными рейсами, включающими один перелет продолжительностью менее четырех часов, и длительный межконтинентальный перелет, бронирование билетов на более короткий участок маршрута осуществляется с той же категорией обслуживания, что и на межконтинентальный перелет. Если на рейсах, следующих по короткому участку маршрута, обслуживание по бизнес классу не осуществляется (в настоящее время только на территории США), бронирование билетов на этот участок маршрута осуществляется в категории «первый класс».

Допустимые исключения из Политики, касающиеся авиаперелетов (при условии наличия разрешения)
В исключительных случаях, сотрудники, совершающие деловую поездку, могут обратиться с просьбой о предоставлении им условий, выходящих за рамки, предусмотренные настоящей Политикой. В каждом допустимом случае требуется получение согласования от линейного руководителя. Основаниями для таких обращений могут быть:
Бизнес основания представительского характера – Принципиальная необходимость осуществления поездки вместе с третьими лицами.
Обстоятельства медицинского характера, связанные с охраной здоровья – В таких случаях требуется получение дополнительного согласования от медицинского персонала «ХХХ» на месте пребывания сотрудника. Согласование может выдаваться на одноразовой основе, либо быть ограничено определенным периодом времени.

Согласование выдается только после рассмотрения всех других альтернативных вариантов, предусмотренных настоящей Политикой.

Получение согласования от линейного руководства необходимо в тех случаях, когда на рейсе не осталось свободных мест, соответствующих категории обслуживания, предусмотренной для данного случая, и требуется разрешение на использование иной категории обслуживания, выходящей за рамки, предусмотренные настоящей Политикой.
Линейные руководители рассматривают каждое подобное обращение в индивидуальном порядке и выдают разрешение в порядке исключения при отсутствии других альтернативных вариантов.

Другие допустимые исключения из Положения о служебных командировках и деловых поездках
(Для этой категории исключений не требуется получение разрешения от линейного руководства)

При определенных обстоятельствах перелеты в некоторые страны или в обратном направлении могут осуществляться с категорией обслуживания «бизнес класс» по причинам, относящимся к обеспечению безопасности, либо связанным с иммиграцией, либо ввиду настоятельной деловой необходимости. Применительно к этим странам или только направлениям действует разрешение бронировать перелет с категорией обслуживания «первый класс» в случае, если отсутствует возможность перелета в категории «бизнес класс». Перечень таких стран приведен в:

Члены высшего руководства компании имеют право выбора категории обслуживания «бизнес класс» или «первый класс» вместо «эконом класс» или «бизнес класс» соответственно, в соответствии с указанным выше. Принципы Политики относительно выбора поставщика услуг из Перечня предпочтительных провайдеров услуг, утвержденных «ХХХ», а также выбора минимально возможных разумно обоснованных проездных тарифов должны соблюдаться даже в тех случаях, когда отсутствует возможность выбора более высокого класса обслуживания.

Выбор минимального возможного разумно обоснованного проездного тарифа

Сотрудникам, совершающим деловую поездку, настоятельно рекомендуется пользоваться специальными тарифами на авиабилеты, предлагаемыми предпочтительными провайдерами услуг, утвержденными «ХХХ», поскольку именно они, как правило, являются наиболее экономичными, несмотря на то, что эти тарифы могут предусматривать ограничения возможности возврата, перебронирования билетов и т.д. Ответственность за ознакомление со всеми ограничениями, предусматриваемыми теми или иными тарифами, несут сами сотрудники, совершающие деловую поездку.
Некоторые перевозчики взимают дополнительную плату за внеочередной порядок посадки на борт самолета, питание, предпочтительную рассадку и / или дополнительный багаж. Такие затраты следует учитывать при оценке общей суммы затрат по различным тарифам.

Прямые перелеты
Прямой перелет является наиболее предпочтительным, с точки зрения безопасности, способом перелета. Некоторые основные направления обслуживаются рядом предпочтительных перевозчиков, утвержденных «ХХХ», услугами которых необходимо пользоваться. На всех других направлениях выбор следует делать в пользу маршрута с наименьшим количеством пересадок, отдавая преимущество прямым перелетам с категорией обслуживания, соответствующей конкретному случаю. В целях экономии затрат сотрудники, совершающие деловую поездку, могут сделать альтернативный выбор в пользу стыковочного рейса (совершаемого предпочтительным перевозчиком, утвержденным «ХХХ»), несмотря на наличие прямых рейсов на данном маршруте.

Конкретным примером приемлемости стыковочных рейсов является авиамаршрут между Хьюстоном и Рио-де-Жанейро, на котором отсутствует конкуренция между перевозчиками, совершающими прямые перелеты, и часто проездные тарифы на прямой перелет значительно превышают тарифы на стыковочные рейсы.

Сотрудники, совершающие деловую поездку и делающие выбор в пользу стыковочного рейса при наличии прямого рейса, не могут претендовать на категорию обслуживания «бизнес класс» в случае, если продолжительность доступного прямого рейса не превышает 4-х часов, тогда как общая заявленная продолжительность стыковочного рейса превышает 4 часа. В некоторых регионах, где перевозчики не осуществляют ежедневных прямых рейсов, сотрудникам, совершающим деловую поездку, следует составлять график своей поездки с учетом расписания полетов так, чтобы во всех возможных случаях осуществлять перелеты прямыми рейсами.

Стыковочные рейсы (когда они являются единственным эффективным способом осуществления деловой поездки)
При отсутствии прямых рейсов на маршруте сотрудникам, совершающим деловую поездку, следует выбирать рейс с наименьшим количеством пересадок в целях минимизации общей продолжительности перелета, но с учетом времени, необходимого для стыковки между рейсами. При выборе рейса с наименьшим количеством пересадок в целях экономии затрат и определения минимально возможных разумно обоснованных проездных тарифов следует принимать в расчет допуск по времени +1 час к общей продолжительности перелета.

Повышение категории обслуживания без увеличения затрат

В редких случаях тарифы на более высокую категорию обслуживания оказываются равными по стоимости или даже более выгодными, чем тарифы на логически более низкую категорию обслуживания, предусмотренную Политикой. В таких случаях сотрудникам, совершающим деловую поездку, разрешается пользоваться более высоким классом обслуживания.

Низкобюджетные перевозчики
Использование услуг низкобюджетных перевозчиков допускается на тех маршрутах, где они не составляют конкуренцию предпочтительным перевозчиками, утвержденным «ХХХ», при условии, что бронирование билетов осуществляется уполномоченными агентствами.

Частная или личная поездка

В некоторых случаях затраты на супруга или партнера, сопровождающего сотрудника в деловой поездке, могут быть признаны обоснованными деловыми затратами, если на них своевременно получено согласование от уполномоченного руководителя соответствующего уровня, в том числе, согласование соответствующей категории обслуживания.

В тех случаях, когда затраты не являются обоснованными деловыми затратами, руководителем соответствующего уровня может быть выдано подтверждение того, что супруг, партнер, член семьи или компаньон являются лицами, сопровождающими сотрудника, совершающего деловую поездку. Любая поездка, не связанная с решением бизнес задач, является частной поездкой и, поэтому, осуществляется за собственный счет и частным образом (без привлечения корпоративного транспортного агентства). Кроме того, никакие затраты, понесенные в ходе частной поездки, либо их часть, не могут предъявляться Компании для возмещения.

Сотрудникам, совершающим деловую поездку, не разрешается снижать полагающуюся им категорию обслуживания для того, чтобы следовать вместе с сопровождающими их супругом/партнером и др.

Во всех остальных случаях рекомендуется руководствоваться принципом максимально возможного разделения между собой деловых и личных/частных поездок. Сотрудники имеют право продлить срок своего пребывания в деловой поездке в личных целях и/или для проведения отпуска при условии, что такое продление срока поездки не повлияет на величину проездного тарифа в сторону его увеличения по сравнению с тарифом, который бы действовал в случае непродления срока деловой поездки, а также при условии, что сотрудники, совершающие деловую поездку, не обращаются с просьбой о понижении полагающейся им категории обслуживания для того, чтобы получить разрешение на продления срока поездки. Для совмещения деловой поездки с поездкой в личных целях, необходимо заблаговременно получить сформулированное в явной форме разрешение от своего линейного руководителя.

Служба экстренного обслуживания во внеурочное время

Сотрудники, совершающие деловую поездку, могут воспользоваться услугами Центра экстренного обслуживания (при наличии такой возможности) только в том случае, когда транспортное агентство не работает, а вылет необходим в течение предстоящих суток или в ближайшие выходные или праздничные дни. Предоставление услуг возможно исключительно для бронирования новых рейсов, либо внесения изменений на уже забронированные рейсы. Ни при каких обстоятельствах нельзя прибегать к услугам этого Центра в целях получения справочной информации (например, с запросом о времени начала регистрации на рейс) или за получением копии маршрутной квитанции с целью ее последующего использования для возмещения затрат, поскольку это влечет за собой значительные расходы для Компании.

Железнодорожный транспорт
Требования в отношении бронирования
Сотрудники, совершающие деловую поездку, должны осуществлять бронирование железнодорожных билетов, пользуясь услугами корпоративного транспортного агентства, сертифицированного «ХХХ», при наличии договорных расценок на железнодорожные тарифы. Кроме того, в некоторых странах у железнодорожных компаний имеются корпоративные сайты, сертифицированные «ХХХ». В таких случаях рекомендуется использовать возможности этих сайтов, поскольку очень часто они предоставляют льготные тарифы. Необходимо отметить, что во многих странах стоимость заранее приобретаемых билетов значительно ниже, чем билетов, приобретаемых на станции незадолго до отправления поезда.

В отношении любых других вариантов использования железнодорожного транспорта, сотрудникам, совершающим деловую поездку, при бронировании билетов рекомендуется руководствоваться требованиями обеспечения максимальной экономической эффективности.

Категория обслуживания

На любых пассажирских линиях применятся категория обслуживания «первый класс», за исключением экспресс поездов, обслуживающих линии для пассажиров, следующих в аэропорт/из аэропорта
Исключение: Сотрудники, совершающие деловую поездку, имеют право пользоваться более низкой категорией обслуживания при условии, предоставлении приемлемого по качеству уровня обслуживания в этой категории.

Автомобильный транспорт
Аренда автомобилей
Прежде чем воспользоваться арендуемым автомобилем, сотрудникам, совершающим деловую поездку, следует ознакомиться с Инструкцией по безопасному вождению составе пакета корпоративных регламентирующих документов и строго соблюдать ее положения; другими документами, регламентирующими безопасность вождения, а также следовать утвержденным «Жизненно Важным Правилам», четыре из которых относятся непосредственно к безопасности вождения. В некоторых странах аренда автомобилей невозможна ввиду запрета местных властей, связанного с охраной здоровья и/или обеспечением безопасности. За подробной информацией следует обращаться к принимающей стороне.
Перед тем как приступить к управлению автомобилем, водитель должен хорошо отдохнуть. Следует избегать приема автомобиля в аренду по прибытии в аэропорт после продолжительного межконтинентального перелета, если имеется возможность сделать это в гостинице или в центре города после соответствующего отдыха. Не забывайте, что, согласно корпоративным требованиям, время нахождения за рулем в течение одного дня не должно превышать 10 часов, а продолжительность работы в сочетании с управлением автомобиля – не более 14 часов в сутки.

Водителю следует заранее предусмотреть возможность воспользоваться общественным транспортом (при наличии такой возможности) после любого продолжительного или межконтинентального перелета.

Наличие Плана управления поездкой требуется в случае:
Если общая продолжительность времени поездки на автомобиле в течение рабочей смены или одного рабочего дня превышает 4,5 часа, или
Когда наличие Плана управления поездкой необходимо по итогам оценки местных рисков или в силу необходимости обеспечения безопасности.

План управления поездкой представляется на утверждение линейному руководителю до ее начала. Процедура утверждения Плана включает в себя проверку срока действия и допустимости использования документов на право вождения автомобиля в стране назначения.

Следует строго соблюдать все условия договора об аренде автомобиля, оговоренные при приеме автомобиля в аренду. Это относится к требованию заправки автомобиля перед его возвращением, если компания-арендодатель дает значительную скидку при условии возврата автомобиля с заправленным баком.

При наличии возможности, заказ за аренду автомобиля следует делать, пользуясь услугами сертифицированного транспортного агентства, либо через систему онлайн бронирования.

Информация по вопросам страхования представлена на сайте корпоративного подразделения по управлению деловыми поездками.

Требования к осуществлению заказов на аренду автомобиля
При осуществлении заказа на аренду автомобиля от сотрудников, осуществляющих деловую поездку, требуется указывать лишь следующие данные:
Места приема в аренду и возврата автомобиля
Дата приема автомобиля в аренду
Количество пассажиров

Класс автомобиля
Для всех категорий персонала стандартным требованием в отношении класса автомобиля является заказ среднегабаритного автомобиля
Заказ крупногабаритного автомобиля допускается лишь в случае, когда среднегабаритный автомобиль не соответствует необходимым требованиям, исходя из количества пассажиров и их багажа.

Исключение: действующие местные нормы в целях обеспечения безопасности могут предусматривать использование автомобилей других классов или специально оборудованных автомобилей. За подробной информацией следует обращаться к принимающей стороне.

Использование служебного автомобиля для деловых поездок
Осуществляется в соответствии с установленными в данной стране принципами в отношении использования служебных автомобилей.

Использование личного автомобиля для деловых поездок
Осуществляется в соответствии с установленными в данной стране принципами в отношении использования личных автомобилей.

Морской транспорт
В некоторых странах использовать морской транспорт не рекомендуется или запрещается ввиду присутствия в этих странах факторов, угрожающих здоровью и безопасности. За подробной информацией следует обращаться к принимающей стороне.

Сотрудникам, совершающим деловую поездку, следует бронировать поездки на морском транспорте наименее затратным образом и с категорией обслуживания, обеспечивающей максимальную степень безопасности.

Общественный транспорт
В странах с хорошо организованным, удобным и безопасным общественным транспортом сотрудники, совершающие деловую поездку, должны по возможности пользоваться экономичными видами общественного транспорта (напр., метро, автобус, трамвай, гостиничные маршрутные автобусы). При отсутствии такой возможности можно рассматривать вариант использования такси.
Сотрудникам следует получить от принимающей стороны рекомендации в отношении пользования местным общественным транспортом. Во всех случаях, необходимо соблюдать Жизненно Важные Правила.

Поездки на мотоцикле
Внимание! Согласно Руководству по безопасности вождения в составе корпоративного пакета регламентирующих документов по охране труда и социальной защите  использование двух- или трехколесных мотоциклов для осуществления деловой поездки категорически запрещается!

Размещение в гостинице

2.1. Требования в отношении бронирования
Бронирование гостиниц (по возможности, одновременно с бронированием авиабилетов и заказом такси) следует осуществлять, пользуясь корпоративной системой онлайн бронирования или услугами корпоративного транспортного агентства, сертифицированного «ХХХ», за исключением оговоренных ниже случаев, но, при этом, всегда руководствуясь Списком гостиниц, утвержденных «ххх»:
Участие в работе семинара, конференции или прохождение обучения
При наличии любой возможности заказ гостиниц следует осуществлять, пользуясь корпоративной системой онлайн бронирования или услугами корпоративного транспортного агентства, сертифицированного «ХХХ». В исключительных случаях может приниматься во внимание то обстоятельство, что обязанности по размещению принимают на себя организаторы семинара или курса обучения. В таких случаях линейному руководителю необходимо предоставить информацию, касающуюся названия гостиницы, ее местонахождения и контактные реквизиты.
Бронирование гостиницы принимающей стороной ввиду наличия рисков в стране пребывания
В некоторых странах могут присутствовать риски, угрожающие здоровью и безопасности людей, в результате чего принимающая сторона берет на себя ответственность за выбор гостиницы для бронирования. Как правило, это страны, в отношении которых действуют разные категории ограничений на деловые поездки. По мере возможности сотрудникам, совершающим деловую поездку, следует осуществлять бронирование гостиницы, пользуясь корпоративной системой онлайн бронирования или услугами корпоративного транспортного агентства, сертифицированного «ХХХ».
Невозможность для корпоративного транспортного агентства предоставить услуги по бронированию гостиницы
В ряде стран, где невозможно воспользоваться услугами корпоративного транспортного агентства, сертифицированного «ХХХ», бронирование можно осуществить, связавшись непосредственно с гостиницей, внесенной в список провайдеров услуг, утвержденных «ХХХ», при наличии таковой в списке. При проживании в такой гостинице, сотрудники, совершающие деловую поездку, должны пользоваться льготным тарифом, установленным для персонала «ХХХ».

Перечень предпочтительных провайдеров услуг, утвержденных «ХХХ»
При бронировании гостиницы сотрудники, совершающие деловую поездку, руководствуясь политикой Компании в отношении пользования услугами, предоставляемыми предпочтительными провайдерами, в целях обеспечения максимальной экономической эффективности, обязаны делать свой выбор исключительно из Списка гостиниц (Hotel Directory), внесенный в Перечень предпочтительных провайдеров услуг, утвержденных «ХХХ».

Требование бронировать свое проживание в гостинице из Перечня предпочтительных провайдеров услуг, утвержденных «ХХХ», носит обязательный характер и может нарушаться лишь при следующих обстоятельствах:
Отсутствие в городе гостиницы из Списка, утвержденного «ХХХ»
При отсутствии по месту пребывания гостиницы из Списка, утвержденного «ХХХ», сотрудникам, совершающим деловую поездку, следует, прежде всего, уточнить наличие соответствующих сетевых гостиниц, с которыми у «ХХХ» заключен договор, а, в случае отсутствия таковых, обратиться к принимающей стороне за рекомендациями в отношении выбора гостиницы, проживание в которой следует бронировать, пользуясь утвержденными каналами бронирования. При бронировании следует выбирать проживание в номерах категории «стандарт».
Существенные основания делового характера – Получение согласование от линейного руководителя
Наличие существенных оснований делового характера, в силу которых, сотрудникам, совершающим деловую поездку, необходимо проживание в гостинице, не входящей в Перечень предпочтительных провайдеров услуг, утвержденных «ХХХ». В числе прочего среди таких оснований могут стать участие в конференции или прохождение курсов обучения.

Линейные руководители обязаны рассматривать каждый подобный запрос в индивидуальном порядке и выдавать свое разрешение лишь в исключительных случаях при отсутствии альтернативных вариантов.

Класс гостиницы / категория номеров
В утвержденный «ХХХ» список, как правило, входят гостиницы, относящиеся к категории хороших или очень хороших гостиниц. В этот список также входят некоторые гостиницы, относящиеся к классу «люкс», предпочтительность выбора которых объясняется тем, что предлагаемые ими тарифы весьма конкурентоспособны в сравнении с тарифами других внесенных в список гостиниц, или тем обстоятельством, что данный отель является единственным в данном месте отелем, отвечающим бизнес требованиям.

В большинстве мест пребывания для проживания сотрудников, совершающих деловую поездку, бронируются только номера категории «стандарт». В местах пребывания, отличающихся высоким спросом на услуги по размещению, имеется возможность выбора из нескольких гостиниц, утвержденных «ХХХ», или нескольких категорий номеров для проживания, доступных по специальному льготному тарифу для сотрудников «ХХХ». Точная информация о местах, где можно воспользоваться таким выбором, имеется в Списке предпочтительных гостиниц, системе онлайн бронирования и корпоративном транспортном агентстве.

Бронирование номеров осуществляется из расчета одиночного проживания. Сотрудники, совершающие деловую поездку, имеют право выбрать номер для совместного проживания, однако линейный руководитель не может требовать от них сделать такой выбор.

Выбор гостиницы из утвержденного «ХХХ» Перечня предпочтительных провайдеров услуг
Сотрудникам, совершающим деловую поездку, следует выбирать гостиницу из утвержденного «ХХХ» Перечня предпочтительных провайдеров услуг в соответствии с требованиями бюджета и места ее расположения.

В случае если в какой-либо гостинице квота на бронирование номеров по специальному льготному тарифу для сотрудников «ХХХ» уже выбрана, сотрудники «ХХХ» должны выбирать другую гостиницу из Перечня предпочтительных провайдеров услуг, месторасположение которой обеспечивает удобство перемещения к месту работы.

Запрещается бронировать проживание в номерах более высокой категории в качестве альтернативы при невозможности воспользоваться специальным льготным тарифом для сотрудников «ХХХ»
Сотрудники, совершающие деловую поездку, не могут повышать категорию номера своего проживания при регистрации в гостинице за исключением тех случаев, когда такое повышение предлагается администрацией гостиницы в качестве подарка и не влечет за собой никаких дополнительных затрат для «ХХХ».

Выбор минимально возможного действующего тарифа на проживание
Поощряется выбор сезонных или рекламных тарифов на проживание, предлагаемых агентством или доступных в системе онлайн бронирования, при условии, что они обеспечивают более высокую экономическую эффективность по сравнению со специальными льготными тарифами для сотрудников «ХХХ».

Прежде чем осуществлять бронирование с использованием вышеуказанных тарифов, сотрудникам, совершающим деловую поездку, следует уточнить наличие ограничительных условий, связанных с такими тарифами (например, взимание платы за позднее аннулирование брони), а также принять во внимание любые дополнительные расходы, такие, например, как плата за доступ в Интернет, размер которой можно корректировать при бронировании номера по специальному льготному тарифу для сотрудников «ХХХ».

Проживание на собственное усмотрение
Сотрудники, совершающие деловую поездку, имеют право организовать свое проживание в своей семье или у друзей по собственному усмотрению. В таких случаях им необходимо заблаговременно получить соответствующее разрешение от своего линейного руководителя и предоставить подробную информацию, касающуюся места своего проживания (домашний адрес).

Выплата компенсации при такой организации проживания зависит от положений руководства по управлению персоналом, действующего в данном месте, а также согласования от линейного руководителя.

Корпоративный гостевой дом «ХХХ»
В некоторых странах и/или местах пребывания обустроены корпоративные гостевые дома «ХХХ», которые являются наиболее предпочтительным вариантом для проживания сотрудников, совершающих деловую поездку. Останавливаться в гостиницах в подобных местах не рекомендуется. За подробной информацией сотрудникам следует обращаться к принимающей стороне.

Организация размещения при длительном пребывании
В некоторых странах имеется целый ряд объектов недвижимости, предназначенных для длительного пребывания гостей (к примеру, апартаменты с обслуживанием и гостиницы с комнатами, оборудованными кухонным принадлежностями), которые внесены в Список предпочтительных гостиниц, утвержденных «ХХХ». Вариант размещения с длительным пребыванием сотрудников, совершающих деловую поездку, рекомендуется в тех случаях, когда продолжительность деловой поездки превышает 7 ночей подряд. Сотрудники, которые совершают деловую поездку более короткой продолжительности, могут воспользоваться услугами гостиниц, предназначенных для длительного пребывания, при наличии в них свободных номеров и при условии, что суточный тариф проживания в таких гостиницах ниже тарифов, предлагаемых гостиницами, внесенных в Список предпочтительных гостиниц, утвержденных «ХХХ».

Политики и процедуры на тему оплаты и вознаграждения персонала