КОРПОРАТИВНАЯ ПОЛИТИКА ПО КОМАНДИРОВКАМ

Скачать Скачано: 513

Политика служебных командировок

1 Цель политики по служебных командировках
Цель документа заключается в доведении до сотрудников инструкций о деловых поездках Группы XXX.com. Политика определяет стандартные процедуры запроса и получения одобрения командировки, оформления документов, обеспечения безопасности, снижения расходов компании, рекомендаций по поведению во время командировок, а также возмещения понесённых расходов после возвращения из командировки.
2 Объем
Политика о служебных командировках касается всех сотрудников Группы XXX.com. Следует принимать во внимание специфику отдельных стран в области правового, налогового и финансового законодательства. Политика охватывает всех сотрудников XXX.com, включая внешних консультантов и подрядчиков, совершающих командировки за счёт компании. Политика не касается переездов или командировок иностранных специалистов; они определены в других политиках Отдела Кадров.
3 Сотрудники, к которым относится политика по служебным командировкам
Политика относится ко всем сотрудникам (взятым в штат или временным сотрудникам) Группы XXX.com, совершающим командировки

4 Описание политики по служебным командировкам

Определения
Служебная командировка: Поездка сотрудника для выполнения задач, связанных с работой от лица компании за пределами обычного места работы. Переезды сотрудников от места жительства до места работы командировкой не считаются. Консультант/Подрядчик: Лицо, работающее на другую компанию или являющееся внештатным сотрудником по договору с компанией, при условии, что такое лицо имеет договор с ограниченным сроком действия и что такое лицо выполняет определённые задачи по поручению или заданию компании, и что эти задачи связаны с деятельностью компании.
Суточные: В отдельных странах для компенсации избыточных затрат во время командировок выплачивается суточные. Оговорка: Бронирование услуг, не соответствующих политике компании по командировкам, подлежит дополнительному согласованию до момента оплаты. Отчёт по командировке: Необходимо составить отчёт по командировке в течение пяти рабочих дней после возвращения из командировки и направить его на утверждение соответствующему руководителю перед тем, как передать в Отдел командировок
Дальне-магистральные рейсы: Перелёты с общим беспосадочным временем полёта 8 часов и более, за исключением любых пересадок/остановок или задержек рейсов. Короткие перелёты: Рейсы с общей продолжительностью беспосадочного полёта менее 8 часов, за исключением любых пересадок/остановок или задержек рейсов. Пересадки: Непрямые полёты, предусматривающие пересадку на другой самолет в промежуточном пункте и ожидание Одобрение командировки: На каждую командировку следует получить одобрение соответствующего непосредственного руководителя и своего начальника отдела

Подготовка служебной командировки и её утверждение

Командировка осуществляется только в том случае, когда нет другой возможности решить производственный вопрос. Сотрудники должны направлять заявки на служебные командировки только в случае отсутствия других возможностей обсуждения, таких как проведение телефонных или видео конференций. Особое внимание следует уделять поиску альтернатив командировкам, осуществляющихся для проведения внутренних совещаний. Следует избегать любых ненужных командировок.
Следует получить разрешение на международную командировку, а также на внутреннюю командировку, включающую бронирование перелёта/проживание в гостинице. Предполагаемые сведения о переезде должны быть направлены для утверждения непосредственному руководителю и своему руководителю отдела. В случае, если непосредственный руководитель отсутствует, одобрение можно получить у назначенного заместителя. Руководителям низкого ранга не разрешается утверждать заявку на командировку.

Подача заявки на служебную командировку и общие рекомендации

Сотрудники должны убедиться, что одобрение получено, после чего следует забронировать билеты и проживание через Отдел командировок. Прямое бронирование у поставщиков транспортных услуг (авиабилетов, гостиниц, аренда автомобилей и т.д.) не допускается. Возмещение любого бронирования, сделанного без предварительного согласия Отдела командировок, может быть отклонено. Сотрудникам не рекомендуется объединять личные поездки с командировками. Если разрешение на такую командировку будет одобрено по веским причинам, то оплата личных затрат сотрудников будет вычитаться из общих расходов. Все командировки должны осуществляться в течение рабочих дней страны пребывания; командировки по выходным дням не допускаются за исключением веских причин.
Перед тем, как приступить к составлению плана командировки, следует уточнить в посольстве/консульском отделе страны посещения требования на въезд в страну по визе и выяснить необходимость их выполнения командированным. При необходимости, копию визы следует направить в Отдел командировок вместе с запросом. Дополнительная информация по требованиям и оформлению заявок на командировки доступна в документе о Визовой политике компании. Заполненная и утверждённая форма запроса на командировку должна быть направлена в Отдел командировок не позднее, чем за 14 дней до даты отъезда; при этом условии можно воспользоваться оптимальными ценовыми предложениями на билеты. Запросы в последний момент рассмотрению не подлежат за исключением ситуаций, критически важных для бизнеса или надлежащим образом обоснованных и одобренных соответствующими руководителями отделов. Все международные командировки должны быть одобрены руководителями отделов за 14 дней до даты командировки сотрудника Для дальне магистральных перелётов и перелётов на короткие расстояния Отдел командировок будет рекомендовать перевозчика, исходя из стоимости и доступности билетов. Разрешённым классом перелёта является Экономический класс, общий подход заключается в приобретении билетов по самой низкой цене в салон экономического класса. В первую очередь бронирование проводится и осуществляется среди компаний, дающих бюджетные предложения. Для обеспечения рентабельности бронирование может проводиться без учёта рекомендаций по выбору компании перевозчика или желания лететь прямым рейсом. Например, если перелёт осуществляется из аэропорта Дубай или Абу Даби, Отдел командировок выберет компании Emirates или Etihad Airlines только в случае, если тариф последних окажется самым низким среди полученных предложений. Координатор Отдела командировок должен убедиться, что остановка не является продолжительной, при отсутствии прямых рейсов из страны вылета. Если сотруднику требуется переночевать в результате задержки авиакомпании, авиакомпания должна организовать размещение пассажира без выставления дополнительных счетов. Если произошла задержка багажа на продолжительное время, если багаж повреждён или утерян во время командировки, то в первую очередь претензия должна направляться в авиакомпанию. В авиакомпанию следует направить запрос для получения подробной информации. Можно вносить изменения в план командировки или отменять её по веским деловым причинам, ставя в известность Отдел командировок в максимально короткие сроки. Расходы по изменению/отмене бронирования по личным соображениям полностью оплачиваются сотрудником.

Размещение о служебной командировке

Сотрудники размещаются для временного проживания исключительно по усмотрению компании, либо направляются в установленные места проживания сотрудников компании, либо в арендованные квартиры/гостиницы из списка рекомендованных к проживанию (со списком можно ознакомиться в Отделе командировок). Прямое бронирование гостиницы не допускается по соображениям безопасности. Бронирование места проживания производится в рамках стандартного утверждённого бюджета; если размещение предусмотрено в гостинице, бронируется стандартный номер. Упомянутый список гостиниц, рекомендованных для проживания, подлежит обновлению по усмотрению Отдела командировок. Если отсутствует возможность забронировать проживание в гостинице из рекомендованного списка, то гостиница бронируется с учётом предпочтений компании.

Обратные перелёты должны всегда планироваться не позднее четверга (включая четверг). Если командированному сотруднику необходимо остаться до пятницы, расходы на проживание и завтрак оплачиваются компанией в случае получения одобрения непосредственного руководителя командированного. Такое решение принимается только в случае, если окончание совещания в пятницу запланировано на время, когда вариантов отлёта из места командировки нет. Во всех других случаях стоимость размещения в гостиницах возмещаться не будет. Суточные за субботу и воскресенье не выплачиваются. Если сотрудник продлит командировку по собственной инициативе на праздничные дни, командировочные расходы или расходы на проживание в гостинице в течение праздничных дней не возмещаются.
Сотрудникам следует пользоваться гостиничными телефонами только в чрезвычайных ситуациях из-за высоких телефонных тарифов в гостиницах. Сотрудникам рекомендуется включить опцию роуминга в офисных мобильных телефонах до отъезда в командировку и приобрести SIM-карты местных операторов, если поездка продолжается более 5 дней для снижения затрат на мобильную связь. Отдел командировок может разместить командированного в помещениях компании; в этом случае обязательным является выполнение правил и положений, установленных для квартиры, принадлежащей компании. Употребление алкоголя, курение и развлечение личных знакомых категорически запрещено в квартирах, принадлежащих компании.
Суточные
В некоторых странах суточные выплачиваются сотруднику в объёме, перечисленном ниже, для покрытия расходов во время командировки.

Европа США
Арабские страны Египет Турция Азия
Индия
: USD 150 (1-4 дня): USD 150 (1-5 дней): 100 USD (1-4 дня): USD 70 (1-4 дня)
: 100 USD (1-4 дня): USD 120 (1-4 дня): 100 USD (1-4 дня)
USD 70 (начиная с 5-го дня) USD 70 (начиная с 6-го дня)
USD 70 (начиная с 5-го дня) USD 50 (начиная с 5-го дня) USD 70 (начиная с 5-го дня)
USD 70 (начиная с 5-го дня) USD 70 (начиная с 5-го дня)

Первым днем командировки считается период в 24 часа, который начинается с момента отбытия сотрудником с места работы или из места проживания для начала командировки. День командировки заканчивается в момент возвращения сотрудника из командировки в место работы или в место проживания. Для командировок по нескольким адресам сотрудникам выплачиваются суточные в виде суточных по отдельным командировкам в каждую страну.
Суточные не выплачиваются в случае, если всё расходы на питание и командировочные расходы покрываются принимающей компанией или оргкомитетом конференции; вместе с тем участники могут потребовать компенсации понесённых транспортных расходов в объёме не превышающем 25% суточных, установленных для данного региона.
При переездах внутри страны к месту основного расположения сотрудники имеют право получать перечисленные ниже суточные, установленные на 1 октября 2016 г.:

Консультанты или подрядчики, которые не являются непосредственными сотрудниками компании, не имеют права получать указанные выше суточные.

Возмещение расходов/Отчёт по командировке

Сотрудник должен представить заполненную «Форму на получение возмещения», подписанную в строке Непосредственный начальник, и прикладывает соответствующие чеки в Отдел командировок для возмещения командировочных расходов по командировке для возмещения расходов, понесённых во время командировки. Заявка на возмещение должна быть оформлена в соответствии с требованиями о ведении деловой деятельности; она должна быть представлена в течение 5 рабочих дней после возвращения из командировки. Непредставление фактических чеков вместе с
заявкой на возмещение может привести к отказу выплатить возмещение. Работник может претендовать на возмещение следующих понесённых расходов по возвращении из командировки от компании:
Такси и Аренда автомобилей — сотрудники не имеют права получать любые дополнительные выплаты сверх выделенных суточных. Также не разрешается запрашивать возместить любые понесённые расходы на такси или аренду автомобилей во время командировки за исключением командировок на склад КСА.
Визы — деловые визы оформляются отделами компании в соответствии с политикой визовой поддержки или все понесённые расходы возмещаться по просьбе сотрудника. Прачечная — затраты на стирку белья компанией не возмещаются.
E-Gate — расходы по получению услуг E-Gate компания не возмещает.
Телефонные звонки, пакеты данных и SIM-карты — Сотрудники должны использовать офисные мобильные устройства как для голосового общения, так и для передачи данных согласно тарифному плану, установленному для соответствующих мест расположения. Любые объёмы использования услуг свыше установленных и связанные с этим сборы должны полностью оплачиваться сотрудником. Региональные работники отделов, работа которых связана с частыми командировками из мест постоянного расположения, должны договориться о предельных объёмах услуг и роуминге с соответствующим административным отделом заранее; возмещение осуществляется для каждого случая отдельно с указанием подтверждённых деловых причин в том случае, если они превышают установленные лимиты.
Несмотря на то, что в данной политике рассмотрены единые стандарты действий всех сотрудников в обычных ситуациях, могут возникнуть и обстоятельства, требующие особого изучения. Такие обстоятельства рассматриваются для каждого случая отдельно при условии, что расходы, понесённые во время командировки, признаны целесообразными и разумными.
Все командировочные расходы должны быть представлены до 15 числа для обработки ежемесячных платёжных ведомостей.
Компания не возмещает любые личные расходы, понесенные во время командировки, включая (но, не ограничиваясь) следующие: Повышение класса обслуживания в гостинице/самолёте
Оплату за отказ/опоздание (за исключением заблаговременного оповещения Отдела командировок), Дополнительные расходы, связанных с перелетом другой авиакомпанией (например, поиск места), Дополнительного страхования жизни авиапассажира  Штрафы или другие аналогичные сборы за несвоевременные платежи кредитными картами
Штрафы и расходы на юристов Счета за пользование минибаром Покупку чемоданов, портфелей, платяных сумок и т.д. Оплату работы нянь Оплату парикмахерских услуг Оплату клубных членских взносов Расходы попутчиков/членов семьи Оплату за посещение оздоровительных клубов/ спортзалов Оплату билетов в кино (в том числе программ на борту самолёта и платных развлекательных ТВ каналов в гостиницах) Оплату штрафов за нарушение правил парковки/дорожного движения Оплату расходов на содержание домашних животных Оплату расходов на туалетные принадлежности Оплату расходов на транспорт до/от обычного места работы Оплату расходов за участие в программе часто летающих пассажиров или за участие в программах сетей отелей/взносов по программе лояльности авиакомпаний; Оплату расходов на посещение залов отдыха в аэропортах Оплату расходов за оказание услуг быстрого обслуживания в аэропортах, за получение приоритета при посадке в самолёт