1.1.Настоящие методические рекомендации разработаны в целях унификации документооборота по организационной структуре и помощи разработчикам положений о структурных подразделениях в гипермаркете “Теорема” (далее – “гипермаркет ”). Правила и регламент оптимизации организационной структуры приведен в “Процедуре разработки, внедрения и управления оргструктурой” (ПР-УПР-СТР-2.1.1.)

1.2.Положение о структурном подразделении (далее «Положение») – внутренний правовой документ, определяющий цели, функции и организацию работы структурного подразделения, является документом, регламентирующим все виды деятельности структурного подразделения.

1.3.Положение о структурном подразделении определяет статус данного подразделения, его место и роль в системе управления гипермаркетом, внутреннюю организацию и является базовым документом для распределения функций и работ между сотрудниками, установления их персональных должностных обязанностей, разработки должностных инструкций, составления штатного расписания.

1.4.Правильный подход к написанию «Положения» основан на степени  конкретности      всех разделов, которая должна быть необходимой и достаточной, чтобы можно было четко зафиксировать круг задач и функций, закрепленных за подразделением, контролировать ход их выполнения и результаты, установить должностных лиц, ответственных за ошибки и задержки при принятии управленческих решений, за некачественное и плохо подготовленное решение, а также не принятие решений.

1.5.Необходимость написания Положения о структурном подразделении обусловлена тем, что «Положение» позволяет более полно и обоснованно оценить результаты труда всего коллектива подразделения и  вклад отдельных работников, принимать решения о материальном  и  моральном стимулировании работников, четко распределить функции между исполнителями, согласовать взаимосвязи между подразделениями и избежать дублирования, совершенствовать организационную структуру.

1.6.«Положение» разрабатывается руководителем подразделения при методической помощи заместителя директора по развитию. Утверждает «Положение» руководитель гипермаркета. Первый экземпляр хранится в архиве гипермаркета, второй – у руководителя подразделения.

2.Основные требования к составлению положений о подразделениях.

2.1.«Положение о структурном подразделении» разрабатывается  на основании “Положения об организационной структуре гипермаркета “Теорема”, внутренних нормативных документов гипермаркета (в том числе, описывающих технологические процессы), “Процедуры разработки, внедрения и управления оргструктурой” и  законодательства РФ.

2.2.«Положение» должно содержать совокупность всех основных функций, выполняемых подразделением. Все пункты «Положения» должны быть максимально конкретными.

2.3.«Положение» должно иметь гриф утверждения, согласования, код документа, дату введения, подпись работников об ознакомлении.

2.5.Положение о структурном подразделении должно состоять и следующих разделов:

1)      Основные положения.

2)      Основные цели.

3)      Организационные звенья

4)      Основные функции.

5)      Взаимоотношения с другими структурными подразделениями

6)      Права.

7)   Ответственность.

1) Общие положения.

Раздел начинают с пункта, устанавливающего точное название структурного подразделения, его место в организационной структуре гипермаркета, степень его самостоятельности.

Далее  по пунктам указывается должность руководителя, кому он подчиняется, кем руководит,  порядок его назначения и освобождения от должности.

Устанавливается порядок определения численности и штатов подразделения (исходя из целей и задач, стоящих перед подразделением на определенном этапе и с учетом объемов работы  и конкретных функций), порядок  назначения и освобождения от должности сотрудников подразделения (руководителем гипермаркета). Приводится перечень основных документов, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности.. Должен быть определен  порядок внесения изменений в «Положение о подразделениях» (при изменении структуры, задач, функций).

Необходимо указать заместителя руководителя подразделения, а если он не предусмотрен штатным расписанием, то устанавливается должность лица , замещающего руководителя в период временного отсутствия (болезнь, отпуск), характер руководства деятельностью сотрудников подразделения, порядок их взаимозаменяемости.

2) Основные цели.

Раздел должен содержать формулировку основных целей и задач, стоящих перед подразделением на определенном плановом периоде, которые обеспечивают достижение общих целей, стоящих перед гипермаркетом.

Формулируя цели и задачи деятельности подразделения, следует исходить из миссии предприятия, его стратегических целей,  места подразделения в организационной структуре.

Формулировки должны быть конкретными и качественными, без излишней детализации.

3) Организационные звенья.

При наличии в структурном подразделении более мелких подразделений и (или) нескольких сотрудников в разделе вводится название данных подразделений и должностей сотрудников в соответствии с названием должности в штатном расписании.

Подразделения и должности сотрудников указываются в иерархической последовательности в соответствии со степенью их подчиненности.

4) Основные функции.

Является основным разделом «Положения» и содержит подробное описание деятельности структурного подразделения.

Состав функций подразделения должен разрабатываться  исходя из основных целей и задач, сформулированных выше и увязываться с ними по содержанию, то есть, представлять собой перечень конкретных работ, выполняемых подразделением. Их описание должно быть грамматически и стилистически четким (не допускающим двоякого толкования или искажения смысла).

Основанием для внесения изменений в «Положение о структурном подразделении» является приказ руководителя гипермаркета. Приказ издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизации, сокращении штатов, изменении названия структурного подразделения, изменении названия должности.

Закрепление функций подразделения на организационные звенья осуществляется непосредственным руководителем структурного подразделения и фиксируется в должностных инструкциях сотрудников. Тем самым закрепляется объем ответственности каждого сотрудника за определенный участок работы. При этом необходимо тщательно продумать разграничение функций между отдельными звеньями или участками, чтобы избежать дублирования, не допустить «утраты или пропуска» какой-то из функций. Необходимо  оговорить какие функции подразделение (оргзвенья) выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме.

5) Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

В разделе должен быть отражен характер взаимосвязи подразделения с другими службами, подразделениями возникающей при выполнении своих задач и функций.

Раздел должен также содержать характеристику состава документов, разрабатываемых совместно с другими подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. На основе разграничения функций структурных подразделений могут быть установлены основные виды документальных связей их содержания (вопросы), сроки подготовки. Это позволяет планировать  объемы документальной информации, оценивать ее с точки зрения достаточности для принятия управленческих решений.

Раздел должен быть дополнен перечислением видов деятельности, по которым подразделения проводит согласование с другими  структурными подразделениями.

 6) Права.

В разделе устанавливается компетенция подразделения, и закрепляются права, необходимые для осуществления возложенных на него задач и функций, определяется мера ответственности за их выполнение. Права подразделения осуществляются его руководителем, а также другими должностными лицами, которым он передает часть своих полномочий по тем вопросам, которые носят узкий, специальный характер или требуют немедленной реакции.

Для разграничения прав подразделения и   его руководителя в разделе устанавливают персональные права руководителя. В их числе должно быть право устанавливать  круг ответственности своих заместителей, утверждать документы и издавать распоряжения в пределах своей компетенции, визировать документы, принимать меры поощрения или взыскания, определять права и обязанности сотрудников подразделения, разрабатывать должностные инструкции и т.д.

7) Ответственность.

Раздел «Ответственность» содержит перечисление  основных пунктов, по которым руководитель несет персональную ответственность (за выполнение задач подразделения, состояние документации, достоверность информации, организацию работы и т.д.), и за что несут ответственность сотрудники подразделения.

Приложение №1 к ПР-УПР-СТР-2.1.2.

Образец положения о структурном подразделении