Регламент процедуры адаптации создан для компании с распределенной территориальной структурой,которая включает головную организацию (ГО) и региональные филиалы (РФ). Руководит организацией Генеральный директор. Менеджерский состав предприятия подразделяется на руководителей высшего (находятся в подчинении непосредственно у Генерального директора и управляют работой одного или нескольких подразделений) и среднего звена (подчиняются руководителям высшего звена и руководят одним подразделением). Во главе службы персонала находится директор по персоналу. В головной организации в службе персонала работают менеджер по обучению персонала,менеджер по подбору персоналу, инспектор по кадрам, менеджер-экономист по организации и оплате труда, а в региональных филиалах менеджеры по персоналу. В организации соблюдается законодательство о труде, все работники принимаются на работу на основании трудового договора. Работа с документами на предприятии осуществляется с использованием системы электронного документооборота, предоставляющей возможность сотрудникам из разных регионов в оперативном режиме обмениваться документами в электронном виде.

Содержание процедуры адаптации персонала

1. Общие положения

1.1. Содержание деятельности

1.2. Начало выполнения процедуры

1.3. Результат процедуры

1.4. Сроки выполнения процедуры адаптации

1.5. Владелец процедуры адаптации

1.6. Исполнители процедуры адаптации

1.7. Документация

1.8. Входы процедуры адаптации

1.9. Выходы процедуры адаптации

2. Описание действий процедуры адаптации

2.1. Создание заявки на оборудование рабочего места

2.2. Создание запроса на предоставление списка регламентирующих труд документов и плана работы на испытательный срок

2.3. Предоставление списка ДРТ и плана работы на период ИС

2.4. Разработка программы адаптации

2.5. Согласование программы адаптации

2.6 Выполнение мероприятий по адаптации сотрудниками службы персонала

2.7. Выполнение мероприятий по адаптации новым сотрудником

2.8. Выполнение мероприятий по адаптации руководителями

2.9. Запрос на оценку системы адаптации новым сотрудником

2.10.Оценка системы адаптации новым сотрудником

2.11.Запрос на оценку руководителем работы нового сотрудника за период ИС

2.12.Оценка руководителем работы нового сотрудника за период ИС

2.13.Запрос на принятие решения об итогах ИС

2.14.Принятие решения о итогах ИС

2.15.Информирование нового сотрудника об итогах ИС

2.16.Официальное уведомление нового сотрудника о неудовлетворительном результате испытания

2.17.Хранение документов адаптации и прохождения ИС

3. Показатели процедуры адаптации

1. Общие положения процедуры адаптации

Настоящий документ является регламентом выполнения процедуры «Адаптация и прохождение испытательного срока» и разработан в целях повышения эффективности процедуры и улучшения качества ее результатов посредством:

— формирования единых правил и требований к выполнению процедуры,

— установления ответственности за результат процедуры и ее отдельных действий,

— унификации и стандартизации документооборота.

Термины, использованные в описании процедуры.

Бизнес-процедура — последовательность действий, направленная на получение заданного результата, ценного для организации.

Владелец бизнес-процедуры — должностное лицо, несущее ответственность за получение результата процедуры и обладающее полномочиями для распоряжения ресурсами, необходимыми для выполнения процедуры.

Входы бизнес-процедуры — ресурсы (материальные, информационные), необходимые для исполнения и достижения результата бизнес-процедуры, которые используются и преобразовываются при выполнении процедуры.

Выходы бизнес-процедуры — объекты (материальные и информационные), являющиеся результатом выполнения бизнес-процедуры, используемые другими бизнес-процедурами или внешними по отношению к организации клиентами.

Исполнитель бизнес-процедуры — подразделение или должность сотрудника, выполняющего процедуру.

1.1. Содержанием деятельности являются мероприятия по адаптации нового сотрудника и организации прохождения им испытательного срока. К сотрудникам, испытательный срок для которых в соответствии со статьей 70 ТК РФ не устанавливается, данный регламент применяется только в части адаптационных мероприятий.

1.2.Началом выполнения процедуры подбора является поступление заявки на подбор персонала в работу.

1.3.Основным результатом процедуры является сотрудник, профессионально, организационно и социально-психологически адаптированный к условиям трудовой деятельности в компании, и успешно прошедший испытательный срок (т.е. подтвердивший соответствие своей квалификации получаемой работе).

1.4.Сроки выполнения процедуры устанавливаются в описании действий процедуры.

1.5.Владелец процедуры: менеджер по обучению персонала в ГО, менеджеры по персоналу в РФ.

1.6.Исполнители процедуры: генеральный директор, руководители высшего и среднего звена, менеджер по обучению персонала в ГО, менеджеры по персоналу в РФ.

1.7. Документация, регламентирующая процедуру:

Конституция Российской Федерации,

Федеральные конституционные законы,

Трудовое законодательство Российской Федерации (включая законодательство об охране труда), включающее

Трудовой кодекс Российской Федерации, иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права, иные нормативные прововые акты, содержащие нормы трудового права,

Бланк анкеты №1 оценки системы адаптации сотрудником,

Бланк анкеты №2 оценки системы адаптации сотрудником,

Бланк листа оценки знаний сотрудника,

Бланк листа оценки работы сотрудника за период испытательного срока,

Бланк плана работы на испытательный срок,

Бланк программы адаптации.

Документация, используемая в ходе процедуры:

Инструкции по охране труда по профессиям,

Организационная структура предприятия,

Штатное расписание организации,

Положения о подразделениях,

Должностные инструкции,

Рабочие инструкции,

Описания оборудования рабочих мест,

Правила внутреннего трудового распорядка,

Положение о коммерческой тайне,

Положение о персональных данных,

Положение об оплате труда,

Прочие локально-нормативные правовые акты предприятия.

1.8. Входы процедуры:

заявка на подбор персонала, согласованная директором по персоналу(далее — ДП);

новый сотрудник.

1.9. Выходы процедуры:

сотрудник, адаптированный к условиям работы в компании, и успешно прошедший испытательный срок;

сохраненные документы адаптации и прохождения испытательного срока:

программа адаптации с отметками о выполнении мероприятий,

заполненные анкеты №1 и анкета №2  оценки сотрудником системы адаптации,

лист оценки знаний сотрудника с отметками о сдаче зачетов,

план работы на испытательный срок с оценками выполнения заданий и проектов,

заполненный лист оценки работы сотрудника за период испытательного срока;

уведомление о неудовлетворительном результате испытания с росписью сотрудника в его получении.

Описание действий процедуры адаптации персонала

2.1. Создание заявки на оборудование рабочего места

Входы: заявка на подбор персонала, согласованная ДП; новый сотрудник.

Требования к срокам: не позднее даты начала работы, в случае необходимости приобретения мебели, ПК и др.оборудования заявка на их приобретение создается не позднее, чем за две недели до начала работы.

Исполнители: генеральный директор, руководители высшего и среднего звена.

Инструкции по выполнению действия.

Исполнитель организует оборудование рабочего места для нового сотрудника своего подразделения: создает заявки на

присвоение пароля для входа в ПК, создание адреса электронной почты, предоставление доступов в корпоративную информационную систему (далее — КИС), систему электронного документооборота (далее — СЭД), в случае необходимости приобретения мебели, ПК.

Выходы: заявка на присвоение пароля для входа в ПК; заявка на создание адреса электронной почты; заявка на предоставление доступов в КИС; заявка на предоставление доступа в СЭД; заявка на приобретение ТМЦ .

2.2. Создание запроса на предоставление списка регламентирующих труд документов и плана работы на испытательный срок

Входы: заявка на подбор, согласованная ДП.

Требования к срокам: в течение 2-х рабочих дней с момента поступления заявки на подбор, согласованной ДП.

Исполнители: менеджер по обучению персонала в ГО, менеджеры по персоналу в РФ.

Инструкции по выполнению действия.

Исполнитель направляет непосредственному руководителю нового сотруника запрос на предоставление списка регламентирующих труд документов (далее — ДРТ), с которыми новому сотруднику необходимо ознакомиться для его работы в компании, и запрос на разработку плана работы на испытательный срок (далее — ИС).

Выходы: запрос на предоставление списка ДРТ и плана работы на ИС.

2.3. Предоставление списка ДРТ и плана работы на период ИС

Входы: запрос на предоставление списка ДРТ и плана работы на ИС.

Требования к срокам: в течение 3-х рабочих дней после получения запроса.

Исполнители: генеральный директор, руководители высшего и среднего звена.

Инструкции по выполнению действия.

Исполнитель формирует и направляет создателю запроса список ДРТ нового сотрудника (должностная инструкция, регламенты бизнес-процессов, владельцем или участником которых он является, положения, методики, рабочие инструкции, другие документы, организующие его работу в компании).

Исполнитель составляет и направляет создателю запроса план работы нового сотрудника на ИС по утвержденной форме.

Выходы: список ДРТ; план работы на ИС.

2.4. Разработка программы адаптации

Входы: список ДРТ; план работы на ИС.

Требования к срокам: в течение трех рабочих дней после получения ДРТ и плана работы на ИС.

Исполнители: менеджер по обучению персонала в ГО, менеджеры по персоналу в РФ.

Инструкции по выполнению действия.

Исполнитель, основываясь на списке ДРТ и плане работы на ИС создает программу адаптации нового сотрудника по утвержденной форме.

Программа адаптации в обязательном порядке должна содержать следующие разделы:

1. Знакомство с компанией.

2. Ознакомление с регламентирующими труд документами.

3. Согласование плана работы на испытательный срок.

4. Обучение работе в программных продуктах, необходимых для работы в должности сотрудника (СЭД, КИС, 1С и др.).

5. Сдача зачетов.

6. Контроль выполнения заданий, предусмотренных планом работы на испытательный срок.

Программа адаптации предусматривает сроки мероприятий (если дата выхода сотрудника на работу неизвестна, то сроки обозначаются не конкретными датами, а порядковыми номерами дней или недель от даты выхода сотрудника на работу), а также лиц, участвующих в мероприятиях по адаптации, и специфику их участия в зависимости от характера мероприятия.

Исполнитель направляет программу адаптации на согласование по маршруту директор по персоналу, непосредственный руководитель нового сотрудника, вышестоящий руководитель.

Выходы: программа адаптации.

2.5. Согласование программы адаптации

Входы: программа адаптации.

Требования к срокам: в течение двух рабочих дней с момента получения программы (срок для каждого из участников согласования).

Исполнители: генеральный директор, директор по персоналу, руководители высшего и среднего звена, .

Инструкции по выполнению действия.

Исполнитель согласовывает/не согласовывает программу адаптации. В случае наличия возражений, замечаний, предложений указывает их при ответе на запрос.

Выходы: согласованная программа адаптации.

2.6 Выполнение мероприятий в соответствии с программой адаптации сотрудниками службы персонала

Входы: согласованная программа адаптации.

Требования к срокам: в соответствии с программой адаптации.

Исполнители: менедежер по обучению персонала в ГО, менеджеры по персоналу в РФ.

Инструкции по выполнению действия.

Исполнитель выполняет мероприятия, предусмотренные согласованной программой адаптации.

Исполнитель знакомит сотрудника с программой адаптации при проведении первого мероприятия. Исполнитель контролирует выполнение мероприятий в соответствии с программой адаптации, получая по мере их выполнения подписи сотрудника на программе адаптации, подтверждающие их проведение.

Исполнитель готовит лист оценки знаний сотрудника на основе согласованной программы адаптации.

Не позднее, чем за три рабочих дня до начала зачетов исполнитель передает его сотруднику на бумажном носителе,

Выходы: программа адаптации с отметками о выполнении мероприятий.

2.7.Выполнение мероприятий в соответствии с программой адаптации новым сотрудником

Входы:план работы на ИС; согласованная программа адаптации.

Требования к срокам: в соответствии с программой адаптации.

Исполнители: сотрудник компании.

Инструкции по выполнению действия.

Исполнитель выполняет мероприятия, предусмотренные программой адаптации.

По запросу менеджера по обучению или менеджера по персоналу в РФ исполнитель ставит в программе адаптации подписи, подтверждающие проведение мероприятий ею предусмотренных.

Один экземпляр плана работы на испытательный срок хранится у исполнителя, другой у его непосредственного руководителя.

В процессе адаптации исполнитель совместно с непосредственным руководителем в сроки, предусмотренные планом работы на испытательный срок, сравнивает запланированные и фактические результаты.

Лист оценки знаний сотрудника на бумажном носителе, полученный от менеджера по обучению или менеджера по персоналу в РФ, хранится у исполнителя. После сдачи зачетов сотрудник получает росписи должностных лиц, принимающих зачеты.

В течение двух рабочих дней после предусмотренной программой адаптации даты сдачи последнего зачета сотрудник передает лист оценки знаний с отметками о сдаче зачетов менеджеру по обучению или менеджеру по персоналу региональному.

Выходы: лист оценки знаний сотрудника с отметками о сдаче зачетов.

2.8.Выполнение мероприятий в соответствии с программой адаптации руководителями

Входы: план работы на ИС; согласованная программа адаптации.

Требования к срокам: в соответствии с программой адаптации.

Исполнители: генеральный директор, руководители высшего и среднего звена .

Инструкции по выполнению действия.

Исполнители выполняют мероприятия, предусмотренные программой адаптации.

При согласовании с сотрудником плана работы на ИС его непосредственный руководитель распечатывает окончательный вариант плана в двух экземплярах, расписывается и получает роспись сотрудника на них. Один экземпляр хранится у сотрудника, другой у руководителя.

В процессе адаптации исполнитель совместно с сотрудником в сроки, предусмотренные планом работы на ИС, контролирует выполнение заданий и проектов, сравнивает запланированные и фактические результаты, проставляет оценки за каждый проект, задание по семибалльной шкале, аргументируя сотруднику величину конкретного балла.

Выходы: план работы на ИС с оценками выполнения заданий и проектов.

2.9.Запрос на оценку системы адаптации новым сотрудником

Входы: новый сотрудник.

Требования к срокам: через две недели после начала работы и через месяц после начала работы.

Исполнители: менеджер по обучению персонала в ГО, менеджеры по персоналу в ФФ.

Инструкции по выполнению действия.

Требования к срокам:

Исполнитель обращается к новому сотруднику с запросами на оценку системы адаптации, предлагая заполнить Анкету 1 после двух недель работы, Анкету 2 после месяца работы.

Исполнитель направляет анкеты посредством СЭД сотрудникам, имеющим доступ в СЭД. Другим сотрудникам исполнитель направляет анкеты по электронной почте.

В случае отсутствия у сотрудника адреса электронной почты, исполнитель предлагает заполнить анкеты в бумажном виде.

Выходы: запрос на оценку системы адаптации новым сотрудником.

2.10. Оценка системы адаптации новым сотрудником

Входы: запрос на оценку системы адаптации новым сотрудником.

Требования к срокам: в течение двух рабочих дней после получения запроса.

Исполнители: новый сотрудник.

Инструкции по выполнению действия.

Новый сотрудник заполняет анкеты в течение 2-х рабочих дней после запроса, направляет их (посредством СЭД, электронной почты) или передают в бумажном виде менеджеру по обучению или менеджеру по персоналу в РФ.

Выходы: заполненные анкеты оценки сотрудником системы адаптации.

2.11.Запрос на оценку руководителем работы нового сотрудника за период ИС

Входы:новый сотрудник.

Требования к срокам: за 14 рабочих дней до окончания ИС.

Исполнители: менеджер по обучению персонала в ГО, менеджеры по персоналу в ФФ.

Инструкции по выполнению действия.

Исполнитель направляет непосредственному руководителю сотрудника запрос на оценку работы сотрудника за период ИС (прикладывает лист оценки работы сотрудника за период ИС).

Выходы: запрос на оценку работы нового сотрудника за период ИС.

2.12. Оценка руководителем работы нового сотрудника за период ИС

Входы: запрос на оценку работы нового сотрудника за период ИС, план работы на ИС с оценками выполнения заданий и проектов.

Требования к срокам: в течение 3-х рабочих дней после получения запроса.

Исполнители: генеральный директор, руководители высшего и среднего звена.

Инструкции по выполнению действия.

Исполнитель совместно с сотрудником подводит итоги выполнения заданий и проектов, предусмотренных планом работы на ИС.

Исполнитель, анализируя работу сотрудника в период испытательного срока и итоги выполнения заданий и проектов, предусмотренных планом, заполняет лист оценки. Заполненный лист оценки и план работы на ИС с оценками выполнения заданий и проектов исполнитель передает менеджеру по обучению персонала в ГО, менеджеру по персоналу в РФ.

Выходы: заполненный лист оценки работы сотрудника за период ИС; план работы на ИС с оценками выполнения заданий и проектов.

2.13. Запрос на принятие решения об итогах ИС

Входы:программа адаптации с отметками о выполнении мероприятий,

заполненные анкеты оценки системы адаптации новым сотрудником,

лист оценки знаний сотрудника с отметками о сдаче зачетов,

план работы на испытательный срок с оценками выполнения заданий и проектов,

заполненный лист оценки работы сотрудника за период испытательного срока.

Требования к срокам: за 10 рабочих дней до окончания ИС.

Исполнители: менеджер по обучению персонала в ГО, менеджеры по персоналу в РФ.

Инструкции по выполнению действия.

После получения от непосредственного руководителя заполненной анкеты оценки работы сотрудника за период испытательного срока, плана работы на испытательный срок с оценками заданий и проектов исполнитель формирует в электронном виде пакет документов адаптации и прохождения ИС, в который входят

программа адаптации с отметками о выполнении мероприятий,

заполненные анкеты оценки системы адаптации новым сотрудником,

лист оценки знаний сотрудника с отметками о сдаче зачетов,

план работы на испытательный срок с оценками выполнения заданий и проектов,

заполненный лист оценки работы сотрудника за период испытательного срока.

Исполнитель направляет запрос на принятие решения о прохождении испытательного срока по маршруту непосредственный руководитель, вышестоящий руководитель, директор по персоналу, прикладывая к нему пакет документов адаптации и прохождения ИС и указывая собственное мнение относительно итогов прохождения ИС.

Выходы: запрос на принятие решения об итогах ИС; документы адаптации и прохождения ИС.

2.14. Принятие решения о итогах ИС

Входы: запрос на принятие решения об итогах ИС; документы адаптации и прохождения ИС.

Требования к срокам: в течение 2-х рабочих дней после получения запроса.

Исполнители: генеральный директор, директор по персоналу, руководители высшего и среднего звена.

Инструкции по выполнению действия.

Исполнитель знакомится с пакетом документов о прохождении сотрудником испытательного срока. Указывает свое решение при ответе на запрос.

В случае несогласия с решением предшествующих участников согласования обращается к ним и менеджеру по обучению персонала или менеджеру по персоналу в РФ для возможного пересмотра их решения об итогах ИС.

Выходы: решение об итогах ИС.

2.15. Информирование нового сотрудника об итогах ИС

Входы: решение об итогах ИС.

Требования к срокам: не позднее, чем за 5 рабочих дней до окончания ИС.

Исполнитель: непосредственный руководитель, менеджер по обучению персонала в ГО, менеджеры по персоналу в РФ.

Инструкции по выполнению действия.

Исполнители совместно сообщают о принятом решении новому сотруднику.

В случае, если решение по итогам ИС отрицательное, исполнители предлагают сотруднику написать заявление об увольнении по собственному желанию.

В случае отказа написать такое заявление менеджер по обучению направляет инспектору по кадрам информацию о неудовлетворительном результате испытания, указывая причины, послужившие основанием для признания работника, не выдержавшим испытание (причины указываются в соответствии с анкетой оценки непосредственным руководителем работы сотрудника в период испытательного срока).

Выходы: заявление об увольнении по собственному желанию;

информация о неудовлетворительном результате испытания.

2.16. Официальное уведомление нового сотрудника о неудовлетворительном результате испытания

Входы: решение об итогах ИС; информация о неудовлетворительном результате испытания.

Требования к срокам: не позднее, чем за 4 рабочих дней до окончания ИС.

Исполнитель: инспектор по кадрам в ГО, менеджеры по персоналу в РФ.

Инструкции по выполнению действия.

Исполнитель оформляет письменное уведомление о неудовлетворительном результате испытания в 2-х экземплярах, указывая причины, послужившие основанием для признания работника, не выдержавшим испытание, в соответствии с анкетой оценки непосредственным руководителем работы сотрудника в период испытательного срока.

1-н экземпляр уведомления исполнитель отдает новому сотруднику, который расписывается в получении уведомления на 2-м экзепляре.

Выходы: уведомление о неудовлетворительном результате испытания, полученное сотрудником, не прошедшим ИС;

уведомление о неудовлетворительном результате испытания с росписью сотрудника в его получении.

2.17. Хранение документов адаптации и прохождения ИС

Входы: решение об итогах ИС; документы адаптаци и прохождения ИС.

Требования к срокам: в течение 2-х рабочих дней после информирования нового сотрудника об итогах ИС.

Исполнитель: менеджер по обучению в ГО, менеджеры по персоналу в РФ.

Инструкции по выполнению действия.

Исполнитель размещает документы адаптации нового сотрудника в папке Адаптация и прохождение ИС.

Выходы: сохраненные документы адаптации и прохождения ИС.

3. Показатели эффективности процедуры адаптации

Для оценки результатов процедуры адаптации и прохождения испытательного срока используются следующие показатели:

1. Качество адаптации персонала, рассчитываемый как средний балл оценки качества процедуры адаптации по 5-ти бальной шкале сотрудниками, принятым на работу в течение года. Единица измерения — балл. Рекомендуемое целевое значение — 4. Периодичность измерения — ежегодно.

2. Доля сотрудников, уволившихся в период испытательного срока по собственному желанию (в расчет не принимаются сотрудники, по итогам прохождения которыми испытательного срока принято отрицательно решение, см. действие 2.15), от числа сотрудников, принятых на работу в течение года . Единица измерения — %. Рекомендуемое целевое значение — 20. Периодичность измерения — ежегодно.

Политики и процедуры на тему ввода, адаптации и прохождения испытательного срока