Цели.
Этот документ подготовлен с целью описания процессов, принятых в ХХХ для подбора, расстановки и назначения подходящих специалистов на имеющиеся должности.

Сфера охвата.
Данная политика и процедуры применимы ко всем профессиональным служебным должностям персонала, вплоть до и включая Уровень ХХХ.

Заявление о политическом курсе.
Целью является подбор и назначение наилучших специалистов на имеющиеся вакантные должности. Это должно быть сделано в рамках утвержденных штатного расписания. Отбор должен проводиться на основе продемонстрированных компетенций и применения правила равных возможностей.

Принципы.

В ХХХ применяются прозрачные и простые процедуры для эффективного подбора и расстановки кадров с достаточной гибкостью, чтобы удовлетворять нужды во всех областях, для которых проводится набор кадров, при этом в это же время гарантируется прозрачная и честная процедура, стимулируется применение требования справедливого отношения и многообразия.
Советы и поддержка предоставляются профессиональным кадровым ресурсам на всех стадиях процесса. Так как эти процедуры были подготовлены для того, чтобы минимизировать риски для ХХХ в областях, в которых проводится наем персонала на работу, претенденты стимулируются к тому, чтобы они обращались в Службу управления персоналом для получения профессиональных советов, касающихся любых аспектов подготовки, отбора, обучения и трудоустройства работников.

Процедуры.

Конфиденциальность.
Вся информация, касающаяся подготовки, отбора и назначения на должности сотрудников должна оставаться конфиденциальной для всех людей, включенных в этот формальный процесс.
Документация.
Вся документация, касающаяся подбора и расстановки персонала должна быть возвращена в Службу управления персоналом для регистрации документов. Документация по подбору и расстановке кадров для каждого члена группы экспертов должна оставаться в файле вакантных должностей.

Расходы, связанные с подбором и расстановкой кадров.
Вся деятельность, относящаяся к расходам на рекламу, интервьюирование, транспортным расходам, оплате услуг агентств по трудоустройству, переселению и , другим, связанным с данным процессом расходам, должны оплачиваться центром по оплате издержек на подбор и расстановку кадров.

Определение процесса трудоустройства.
До того, чтобы приступить к процессу подбора и расстановки кадров, в области, в которой производится трудоустройство, должен быть проведен обзор потребности в соответствующих должностях, принимая во внимание следующее:

Стратегические и оперативные планы для работы в данной области и всего ХХХ в целом;
Финансирование;
Текущее штатное расписание.
Многобразие профиля набора персонала;
Профили должнстей и специализация – текущие и будущие требования;
Текущие уровни комплектации персонала.

При проведении обзора потребности в наборе персонала, необходимо провести консультации со всеми имеющими отношение заинтересованными сторонами (коллегами, промышленными партнерами, потенциальными заказчиками и т.д.). Широкие консультации , проводимые на начальной стадии процесса, обеспечат эффективное планирование использования рабочей силы и снизит необходимость в привлечении большого количества людей в работу Группы экспертов по отбору кадров.

Разрешение на проведение подбора и расстановки кадров.
Заявка на рекламирование (включающая в себя коммерческую аргументацию для подбора кадров на данную должность) применяется для инициирования процесса подбора и расстановки кадров, и она должна быть направлена после заполнения на утверждение соответствующему Делегату с приложением краткого описания данной должности и формы ее рекламирования. Утвержденная заявка на проведение подбора и расстановки кадров направляется затем в Службу управления персоналом.
Процесс подбора и расстановки кадров не может быть запущен до тех пор, пока Служба управления персоналом не получит утвержденную заявку на рекламирование с приложениями, включающими электронную копию краткого описания данной должности и формы ее рекламирования.

Описание должностных обязанностей.

Решение о необходимости приступить к процедуре подбора и расстановки кадров обычно приводит в результате к подготовке переработанного описания должностных обязанностей, в котором описывается ключевые результаты и формы деятельности, которые должны быть применены. Все описания должностных обязанностей должны быть подготовлены в краткой форме для данной области, в которой производится набор персонала с применением эталонной формы для обеспечения согласованности документации для всего ХХХ. Служба управления персоналом должна оценить все должности, предлагаемые для набора профессиональных кадров, до начала деятельности по набору персонала для того, чтобы можно было подтвердить уровень квалификации.

Изменения для критериев отбора персонала, которые содержатся в описании должностных обязанностей, не могут быть сделаны после того как данная должность уже была разрекламирована.

Рекламирование.
Вся рекламная компания, относящаяся к подбору кадров, должна быть организована Службой управления персоналом. Подбор и расстановка кадров для непрерывных должностей и должностей с фиксированным сроком, превышающим шесть месяцев, должны проводиться на основе рекламирования, если только не будет получено иных рекомендаций от имеющего к этому отношение делегата, утвержденных Директором (Службы управления персоналом).

Рекламирование в режиме он-лайн является тем средством рекламирования всех должностей, которое является предпочтительным в ХХХ.

Рекламирование в печатных средствах массовой информации будет предлагаться к использованию только в исключительных обстоятельствах, и оно должно быть поддержано надежной коммерческой аргументацией со стороны имеющего к этому отношение делегата, чтобы обосновать такую необходимость. Служба управления персоналом должна рассмотреть эти заявки на основе индивидуального подхода.

Всем работникам предлагается распространять информацию о имеющейся вакантной должности в рамках своей профессиональной сети с использованием электронных средств связи. Утверждение всех связанных с этим процессом расходов может быть получено заранее от соответствующего делегата. В процессе распространения информации об имеющейся вакантной должности работники должны поручиться, что они полностью в курсе и намерены подчиняться законодательным обязательствам, а также применимой политике и процедурам, принятым в ХХХ.

Состав кандидатов может быть дополнен с привлечением заявок или направлений из агентств по трудоустройству или других источников после рассмотрения связанных с этим процессом расходов.

Директор (Службы управления персоналом) может выступить с рекомендацией применить услуги того или иного агентства по трудоустройству в качестве средства внешнего рекламирования.

Трудоустройство сотрудника на должность с фиксированным сроком на период шесть месяцев или менее не требует проведения рекламной компании. Тем не менее, в областях, в которых проводится набор персонала, предлагается войти в контакт со Службой управления персоналом для организации рекламирования для того, чтобы привлечь наиболее подходящий состав кандидатов.
Группы экспертов по подбору и расстановки кадров.

Группа экспертов по отбору кадров должна всегда стараться соблюдать объективность и поддерживать беспристрастность и конфиденциальность при подборе кадров и в самом процессе отбора.

Группа экспертов по отбору должна быть утверждена соответствующим делегатом до начала рекламной компании. Изменения в группе экспертов по отбору кадров также потребуют утверждения со стороны соответствующего делегата.

В Группе экспертов по отбору потребуется присутствие представителей разных полов, при этом минимальный состав в Группе отбора должен быть не менее трех человек. Более крупная Группа может использоваться для преодоления возможного расхождения в мнениях.

Группа экспертов по отбору должна включать в себя как минимум:
Одного члена из отделения или секции по отбору и расстановке кадров, который будет являться координатором Группы;

Одного члена из другого отделения или секции; и

Одного дополнительног члена Группы.

Другие члены группы могут быть включены, если это уместно.
Для того, чтобы быть признанными годными для участия в работе Группы по отбору кадров, сотрудники ХХХ должны закончить обучение по программе ‘Практические навыки подбора и расстановки кадров ‘.

Координатор Группы несет ответственность за обеспечение того, что:
Группа по отбору кадров состоит из обученных членов Группы;

Каждый член Группы (включая внешних и внутренних членов Группы) действует в согласии с имеющими к этому отношение политиками и процедурами, принятыми в Университете; и

Вся документация по отбору и расстановке кадров ведется аккуратно и в полном объеме.
Если это окажется уместным, Директор (Службы управления персоналом) может сам порекомендовать включить членов в Группу отбора кадров.

Группа по отбору кадров должна принять решение, какие уместные методы отбора должны применяться, обычно проводятся поведенческие интервью, которые дополняются двумя устными проверками компетенции для каждого рекомендованного кандидата. Методы отбора должны иметь прямое отношение к данной должности и могут также включать в себя презентации, примеры проделанной работы и проверки работоспособности.
В качестве составной части такой подготовки, Группа должна разъяснить критерии отбора, чтобы обеспечить согласованное понимание со стороны всех членов Группы отбора кадров.
Определение короткого списка.
Определение короткого списка должно происходить как можно раньше с того момента, когда заканчивается прием заявок. Такой подход является предпочтительным, хотя определение такого короткого списка не может осуществляться ранее, чем за три рабочих дня после той даты, когда заканчивается прием заявок, для того, чтобы предоставить достаточное время для получения и обработки таких заявок.

Каждый член Группы должен проводить работу по составлению короткого списка с применением системы «e-recruitment» (электронная система подбора и расстановки кадров). Члены Группы должны в первой инстанции составлять короткий список индивидуально. Впоследствии потребуется, чтобы все члены Группы добились консенсуса в отношении таких коротких списков.

Если появятся достаточные основания, Группа по отбору может принять заявки, поданные с опозданием, до той даты, когда составляется короткий список. Кандидаты, которые не были внесены в короткий список, должны быть проинформированы Секцией человеческих ресурсов как можно раньше, если только Группа по отбору не внесет других требований.

Собеседования.

Проведение собеседований требуется для всех должностей (личные, по телефону, скайпу или с использованием других электронных средств связи). Собеседования должны быть структурированы таким образом, чтобы обеспечить сбор достаточной информации, подтверждающей, что отобранный заявитель (и) обладает(ют) требуемым мастерством, опытом и мотивацией для выполнения всех требований и обязанностей, относящихся к такой роли, а также продемонстрировать приверженность идеалам и ценностям Университета. Группа по отбору должна подготовить вопросы для собеседования с использованием сопроводительной документации, инструкций и эталонных схем, предоставляемых Службой управления персоналом. После завершения всех собеседований, Группа по отбору кадров должна достичь консенсуса для принятия решения о выдвижении кандидатов.

Группы по отбору должны убедиться, что все рекомендованные кандидаты отвечают критериям отбора и подходят для назначения на должности. Может оказаться целесообразны НЕ рекомендовать по результатам собеседований никого из кандидатов на назначение. В таких случаях Координатор Группы должен обратиться в Службу управления персоналом и проинформировать о принятом решении и обсудить альтернативные варианты подбора и расстановки кадров.

Устные квалификационные отчеты.
Устные проверки компетенции должны сохраняться конфиденциальными и быть зарегистрированными в системе «e-recruitment».

Группой по отбору должны быть получены минимум два устных отчета о компетенции для подтверждения достоинств кандидата, которому было отдано предпочтение, в отношении принятых критериев отбора до того момента, когда будет сделано окончательное решение о выборе кандидата. Там, где это возможно, должен быть получен как минимум один устный отчет от нынешнего руководителя кандидата, которому отдается предпочтение, или от руководителя, который у него был непосредственно перед нынешним.

Информация с рекомендациями может быть получена только от рецензентов, указанных самим кандидатом. Если потребуется дополнительная информация, к кандидату могут обратиться с просьбой указать дополнительного(ых) рецензента(ов).Назначение на должность.
Группа по отбору должна дать рекомендации о кандидате, которому было отдано предпочтение, в системе «e-recruitment». Делегат, который утверждает такое решение, может:
Утвердить данную рекомендацию и направить ее Директору (Службы управления персоналом); или

Не поддержать рекомендацию и разяснить делегату более высокого уровня причины, почему такое решение не было поддержано. Группа по отбору кадров должна быть проинформирована о такой рекомендации со стороны делегата, который ее утверждал.
В тех случаях, когда Вице-Канцлер непосредственно руководит Группой по отбору кадров на профессорские должности уровня Е, право утверждения такого назначения предоставлено Вице-Канцлером непосредственно Службе управления персоналом. В тех случаях, когда лицо, назначенное Вице Канцлером, возглавляет работу Группы по отбору кадров, Группа дает рекомендации Вице-Канцлеру о назначении для принятия мер в соответствии с вышеизложенным.

В исключительных обстоятельствах Вице президент может назначить любое лицо на любую должность без проведения рекламной компании и конкурентного отбора.

После того, как решение будет утверждено соответствующим делегатом, Служба управления персоналом выступает с предложением кандидату, которому было отдано предпочтение, о назначении на должность. Директор (Службы управления персоналом) является единственным делегатом, который уполномочен делать такие предложения о назначении. Никакой другой сотрудник Университета не уполномочен делать такие предложения, или делать изменения в таких предложениях ни в устной, ни в письменной форме.

Обычно от кандидата, которому было отдано предпочтение, потребуется направить свое согласие на назначение в течении пяти рабочих дней в письменной форме, в противном случае такое предложение теряет силу.

Предложения о назначении на должность зависят от сотрудника, предоставляющего документальные свидетельства их квалификации и права на работу в стране. Любая информация о квалификации должна быть получена от аккредитованного и признанного ХХХ или организации. Кандидаты на назначение должны предоставить оригинальные документы, в которых выражается согласие принять это предложение о назначении на должность, на рассмотрение в Службу управления персоналом, или их копии, подтвержденные мировым судьей или другим уполномоченным лицом. Затем ХХХ должен предпринять выборочные проверки квалификации сотрудника, организованные специально для данного случая.

Если кандидат, которому было отдано предпочтение, отклонит сделанное предложение, такое предложение о назначении может быть сделано другому подходящему кандидату, который наилучшим образом соответствует критериям отбора, без повторной рекламы.

В случаях, когда назначаемое лицо прекращает работу в ХХХ в пределах трех месяцев со дня окончания исходного рекламирования вакантной должности, предложение может быть сделано другому подходящему кандидату, который наилучшим образом соответствует критериям отбора, без дополнительного рекламирования. Это может быть сделано только в тех случаях, когда не было сделано никаких изменений в описании должностных обязанностей.

В тех случаях, когда должность, идентичная той, которая была разрекламирована, становится вакантной в пределах трех месяцев с момента окончания исходного рекламирования вакантной должности, предложение может быть сделано другому подходящему кандидату, который наилучшим образом соответствует критериям отбора.

Кандидаты, не достигшие успеха.
С кандидатами, не достигшими успеха, надо обращаться учтиво и деликатно.

Кандидатам, не достигшим успеха, направляются письменные уведомления от Службы управления персоналом. После того, как будут направлено письменное уведомление, Группа по отбору кадров может непосредственно обратиться к кандидатам, не достигшим успеха, чтобы предоставить дополнительную информацию.

Кандидаты, не достигшие успеха, которые прошли собеседование, могут запросить встречную информацию, касающуюся их заявок, от координатора Группы отбора или кандидата, выдвинутого на должность, от имени Группы отбора, обращаясь непосредственно в Службу управления персоналом. Служба управления персоналом направит любые вопросы со стороны заявителя, касающиеся процедуры подбора и расстановки кадров в первой инстанции координатору Группы отбора кадров. Если координатор Группы отбора не способен сам решить проблему, или ему потребуется совет или помощь, этот вопрос направляется старшему специалисту Службы управления персоналом. В качестве варианта вопросы в письменной форме могут быть направлены Директору (Службы управления персоналом).

Политики и процедуры на тему подбора, найма и отбора персонала