Процедура утверждения и внедрения кадровой политики

Процедура утверждения кадровых политик может осуществляться на уровне:

• Директора по персоналу
• Генерального директора
• Совета  директоров.

Если за окончательное утверждение той или иной кадровой политики по управлению персоналом отвечает Совет директоров организации или Генеральный директор, то, как правило, это происходит на основании официального протокольного предложения. Представьте топ-менеджменту информацию о том, зачем нужна данная  кадровая политика, а также о шагах, предпринятых для разработки содержания кадровой политики. 

Бесплатные шаблоны и образцы кадровых политик и процедур

Внедрение кадровой политики в организации

У сотрудников, менеджеров и основных участников процесса должен быть доступ к копии последней версии текста кадровой политики и процедур, соответствующих той функции, которую они выполняют в организации; кроме того, они должны получать разъяснения и понимать содержание кадровых политик и вступающих в силу изменений к ним.

При выборе методов внедрения кадровой политик рассмотрите следующие вопросы:

• Смогут ли сотрудники без труда получить доступ к электронным копиям документа или им понадобятся бумажные копии;
• Каковы вероятные проблемы и трудности, которые могут возникнуть в связи с внедрением данной кадровой политики, и как их нужно будет решать. Если важно рассмотреть эти проблемы при первой личной встрече, то сообщение данной информации будет более эффективным, если оно произойдет не через электронную почту, а на информационной встрече или в ходе личного общения с менеджером.
• Содержит ли кадровая политика достаточно информации, необходимой менеджерам и штату для эффективного внедрения и соблюдения политики, или им требуется обучение и дополнительная информация.

Перечисленные ниже методы внедрения и реализации кадровой политики часто используются в сочетании друг с другом, что позволяет выработать стратегию, обеспечивающую достаточную осведомленность сотрудников и понимание ими политики, а также обеспечить наличие у них навыков, необходимых для внедрения и соблюдения кадровой политик, лежащих в основе их работы. 

Методы ознакомления сотрудников с новой кадровой политикой 

Внутрикорпоративная сеть и диски общего доступа

Организации могут предоставлять сотрудникам доступ к  кадровым политикам, регламентам и процедурам в электронном виде — через внутрикорпоративную компьютерную сеть, либо на дисках общего доступа. Это дает определенные преимущества, поскольку сотрудники могут пользоваться доступом к тексту той или иной кадровой политики напрямую, а старые версии можно легко удалить, заменив их более новыми версиями.

Электронная почта 

Электронная почта — один из наиболее простых способов ознакомления сотрудников с новыми кадровыми политиками. Если политика передается по электронной почте, то, как правило, предоставляется ссылка, перейдя по которой сотрудник сможет получить доступ к тексту политики: зачастую это более целесообразно, чем направлять полную копию самого текста, поскольку в случае направления ссылки можно всегда получить доступ к самой свежей версии документа.

Информационные встречи 

Проведение информационной встречи — хороший способ обеспечить понимание новой кадровой политики аашими сотрудниками и предоставить им возможность задать вопросы. Это особенно важно, когда сотрудники выражают какую-либо озабоченность в этой связи. В ходе встречи охватите следующие вопросы:

• Деловые решения, которые привели к необходимости разработки данной кадровой политики.
• Цель кадровой политики.
• Процесс, начатый в рамках разработки политики (например, консультации, исследования, сравнительный анализ).
• Каким образом новая кадровая политика влияет на сотрудников и предъявляемые к ним требования.

Полезно вести протокол встречи с учетом посещения: это поможет вам отследить исполнение процесса теми, кто не смог присутствовать на встрече, а также получить документальное свидетельство о факте информирования целевой аудитории.

Семинары по обучению политике

В некоторых регионах местное законодательство требует от работодателей проведения обучения сотрудников определенным видам кадровой политики. Кроме того, проведение обучающих семинаров для менеджеров — это хорошее решение, если у вас сложная кадровая политика или она предусматривает подробные процедуры — такие как меры дисциплинарного взыскания, разрешение споров, изменения системы  оценки персонала, расчета компенсации и вознаграждения.  При разработке семинара по обучению кадровой политике включите в его программу те же темы, что и при проведении обычной информационной встречи, и добавьте к ним следующие:

• Обучение специфическим навыкам, необходимым для успешного внедрения кадровой политики.
• Специфические кадровые процедуры, методы и ресурсы, доступные менеджерам и сотрудникам с целью помочь им реализовать политику.
• Четко обозначьте требования компании к моделям поведения сотрудников.
• Как будет отслеживаться исполнение данной кадровой политики. 
• Любые возможные законодательные требования к обучению, если существует требование по проведению данного обучения. 

Листы ознакомления

В отношении важных кадровых политик будет полезно, чтобы каждый сотрудник подписал документ, подтверждающий тот факт, что данный сотрудник прочитал и понял политику, а также выразил свое согласие ее соблюдать. Если Вы это сделаете, то у вас должен быть план, обеспечивающий последовательное доведение политики до существующих и новых сотрудников, а также подписание ими листа ознакомления всякий раз при внесении существенных изменений в данную политику. Подобный подход особенно рекомендуется при наличии противоречий в политике, которые могут нанести работнику производственную травму (например, в требованиях об использовании средств индивидуальной защиты во время работы), либо когда вследствие нарушения политики могут последовать меры дисциплинарного воздействия (например, домогательство или оскорбление сотрудников).

Постоянный обмен информацией

Кадровая политика лежит в основе того, сколько работы будет выполнено. Ее принципы должны быть интегрированы в методы управления персоналом, используемые вашей компанией . Используйте доски объявлений, информационные бюллетени, домашние странички в сети Интернет, средства электронной почты для напоминания сотрудникам об основных принципах кадровой политики компании. При проведении оценки результатов  деятельности менеджеров стимулируйте их на проведение анализа тех ценностей, которые лежат в основе ваших кадровых политик. 

Внедрение кадровой политик в одностороннем порядке

В рамках своих управленческих прав работодатель имеет право внедрять кадровые политики без обсуждения условий с представителем сотрудников, защищающим их интересы. Тем не менее, для того, чтобы Вы могли это сделать, Ваша политика должна:

• Соответствовать условиям коллективных трудовых договоров.
• Быть обоснованной.
• Быть понятной и недвусмысленной.
• Быть доведена до сведения сотрудников до того, как работодатель начнет действовать на ее основе.
• Последовательно приводиться в исполнение с момента своего введения.
• Обеспечивать понимание сотрудниками того, что нарушение данного правила может повлечь применение дисциплинарных мер вплоть до увольнения с работы.

Работодатель должен продемонстрировать, что он соблюдает пять последних факторов, если он желает применить меры дисциплинарного взыскания, либо уволить сотрудника, не являющегося членом профсоюза, за нарушение той или иной кадровой политики работодателя. Перед тем, как увольнять сотрудника за нарушение политики работодателю рекомендуется проконсультироваться с юристом.

Процесс изменений кадровой политику

В тексте кадровой политики должен быть предусмотрен график ее регулярного пересмотра и обновления. Приемлемый период между сроками полного пересмотра политики составляет от двух до трех лет, однако, в некоторых регионах законодательство предусматривает необходимость ежегодного пересмотра определенных кадровых политик. Те направления политики, которые затрагиваются изменениями, вносимыми в государственное законодательство, должны пересматриваться сразу же после внесения изменений в законы.

При пересмотре кадровой политик рассмотрите следующие вопросы:

• Изменились ли правовая среда и законы таким образом, что это оказывает влияние на данную кадровую политику? Как минимум, Вам придется проанализировать стандарты найма / трудовые нормы, законодательство о неприкосновенности данных, охране труда и технике безопасности, правам человека, оплате труда;
• Оказалось ли применение кадровой политики эффективным;
• Насколько эффективным оказалось ее применение при решении соответствующих ситуаций;
• Какую информацию о кадровой политике получили по линии обратной связи от менеджеров и сотрудников;
• Позволяет ли эта кадровая политика достичь тех целей, для которых она была разработана.

Как правило, внесение изменений в политику требует ее прохождения через процедуру утверждения. Некоторые изменения, вносимые в  кадровую политику, могут носить столь фундаментальный характер, что они могут стать причиной подачи исков на основании вынужденного увольнения сотрудников под давлением работодателя. Крайне необходимо достаточно подробно уведомить сотрудников о любых важных изменениях в их трудовых условиях кадровых процессах. Обеспечьте информирование сотрудников о внесении изменений в кадровую политику и, если от них требуется подписание листа ознакомления, то этот лист должен входить в состав передаваемой информации о вносимых изменениях.