ПОЛИТИКА АДАПТАЦИИ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ

Скачать Скачано: 705

1 Общие положения политики адаптации новых сотрудников

1.1 Назначение

«Политика адаптации новых сотрудников» предназначена для введения единой формы процедуры адаптации во всех структурных подразделениях компании.

1.2 Нормативные ссылки

В настоящем порядке использованы нормативные ссылки на следующие документы:

«Положение о управлении персоналом ГП ООО "ХХХ" (в области подбора, отбора, адаптации и увольнения) (П-306 от 27.09.2001г.);

«Порядок предоставления доступа в компьютерную сеть и установку программного обеспечения»

1.3 Термины, определения и сокращения

В настоящем документе применяются следующие термины, определения и сокращения:

Адаптация сотрудников — процесс вхождения новых сотрудников в организацию, предполагающий знакомство с правилами и нормами, закрепленными в корпоративной культуре, способами профессиональной деятельности, включение в систему неформальных связей;

Испытательный срок – период, определяемый Администрацией ООО "ХХХ", целью которого является проверка соответствия вновь поступившего сотрудника занимаемой должности;

Куратор – высококвалифицированный специалист, передающий опыт и знания, обучающий сотрудников всех категорий, вновь назначенных на должность;

Опросник – опросный лист нового сотрудника по условиям работы за периоды: 5-ти первых дней и одного месяца работы;

ДТО — Департамент товарных операций;

КУ – Корпоративный университет ООО "ХХХ";

ПВД – план ввода в должность;

2 Описание процесса адаптации

2.1  Цели и задачи адаптации

2.1.1  Целью процесса адаптации новых сотрудников является формирование у нового сотрудника требуемого уровня и качества выполнения своих должностных обязанностей в отведенный испытательным сроком период.

Основными задачами адаптации являются:

— сокращение текучести кадров;

— предотвращение межличностных конфликтов;

— оценка уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока;

— уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу;

— формирование позитивного образа компании;

— уменьшение дискомфорта первых дней работы.

2.2 Особенности порядка адаптации

2.2.1 Порядок адаптации новых сотрудников должны знать и использовать в своей работе:

— руководители направлений;

— руководители структурных подразделений;

— сотрудники компании, назначаемые кураторами вновь принятых сотрудников;

— сотрудники отдела персонала.
2.2.2 Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников, принятых и оформленных на работу в офис ООО "ХХХ". Продолжительность процедуры адаптации новых сотрудников рассчитана на весь испытательный срок (1-3 мес.).

2.2.2.1 Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников, принятых и оформленных на работу в Департамент товарных операций. Еженедельно сотрудник Службы производственного обучения проводит адаптационный семинар для вновь принятых сотрудников всех производственных должностей. Для специалистов и руководителей структурных подразделений ДТО в первый рабочий день ознакомительную экскурсию по складу проводит сотрудник Службы производственного обучения. Производственный персонал знакомится с работой склада при выполнении функциональных обязанностей в первый рабочий день. На экскурсии и семинаре сотрудник знакомится со спецификой работы производственных подразделений.

Новый сотрудник отдела Центральный склад в течение первой рабочей недели работает в учебной бригаде (учебную бригаду составляют вновь принятые сотрудники) под руководством Мастера-наставника. После сдачи зачетов на знание лекарственных форм и технологии выполнения операций приемки, комиссионирования, перемещения и комплектации заказов, а также при выходе нового сотрудника на среднюю производительность труда Руководитель группы переводит нового сотрудника в смену. Начальник отдела Центральный склад оформляет служебную записку (форма К-4, Приложение А) на успешное или неуспешное прохождение испытательного срока и передает ее в Отдел персонала.

2.2.2.2 Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников, принятых и оформленных на работу в Транспортный отдел. Адаптационный процесс водителей, водителей-экспедиторов осуществляется согласно внутренней специфике данного отдела. В первый рабочий день нового сотрудника инструктирует Бригадир-наставник (наиболее опытный водитель-экспедитор) и в течение 3 рабочих дней новый сотрудник стажируется у Бригадира-наставника, который обучает нового сотрудника выполнению функциональных обязанностей.

Самостоятельно водитель и водитель-экспедитор приступают к работе после 3 рабочих дней стажировки. По истечении 1 месяца испытательного срока в отделе принимается коллегиальное решение о прохождении испытательного срока нового сотрудника. Начальник транспортного отдела оформляет служебную записку (форма К-4, Приложение А) на успешное или неуспешное прохождение испытательного срока и передает ее в Отдел персонала.

2.2.2.3 Адаптация реализуется в отношении новых сотрудников — рабочего персонала, принятого и оформленного на работу в Отдел управления инфраструктурой. Весь адаптационный процесс проходит в течение 1 месяца испытательного срока. Куратор нового сотрудника знакомит его с рабочим местом и рабочей территорией. В течение первых трех недель работы новый сотрудник проходит адаптационный семинар на тему «Введение в корпоративную культуру

По истечении 1 месяца испытательного срока в службах Департамента инфраструктуры принимается коллегиальное решение о прохождении испытательного срока новым сотрудником. Начальник отдела управления инфраструктурой оформляет служебную записку (форма К-4, Приложение А) на успешное или неуспешное прохождение испытательного срока и передает ее в Отдел персонала.

2.3 Участники процедуры адаптации

2.3.1 Функция адаптации новых сотрудников находится в компетенции Отдела персонала.

2.3.2 Состав сотрудников, участвующих в адаптации в качестве кураторов, определяется руководителем подразделения, исходя из перспективных задач и ресурсного плана подразделения.

2.3.3 Куратор назначается из числа сотрудников, должность которого не ниже должности курируемого.

3 Программа адаптации

3.1 Описание и реализация программы адаптации в ХХХ

3.1.1 Программа адаптации состоит из двух основных частей: Общей и Индивидуальной.

3.1.2 Общая часть программы адаптации

Данная часть программы предполагает формирование общего представления у новых сотрудников о компании, ее основных направлениях деятельности, организационных особенностях, особенностях взаимоотношений компании и работника (порядок приема и увольнения, заработная плата, льготы), условий труда и т. п.

В зависимости от категории принимаемого специалиста, общая часть может быть более или менее полной. Проводится в течение первых двух недель работы сотрудника и состоит из четырех блоков. Мероприятия, составляющие эти блоки, реализуются параллельно во времени. (Рисунок 1. Адаптационные мероприятия)

Рисунок 1. Адаптационные мероприятия.

Личное знакомство Инструктаж в ОБ Собеседование Посещение адаптационных

с подразделением. (ПК, АТС, Intranet) с руководителем мероприятий: семинар, (ориентация в отделе) Подключение ПК. (функции отдела). экскурсия, тренинг, и пр.

Первый и второй Второй или третий В течение первой Первые две недели

рабочие дни рабочие дни рабочей недели

3.1.3 Вводные ориентационные мероприятия

Основной задачей данной процедуры является сообщение новому сотруднику сведений о компании: ее истории и перспективах развития, особенностях корпоративной культуры.

Мероприятия по адаптации сотрудников Фирмы проводятся Департаментом персонала раз в две недели.

Специалист по адаптации получает у специалиста группы учета и статистики данные по вновь принятым сотрудникам, на основании которых специалист Отдела персонала готовит сводный список сотрудников, принятых за две недели, и организует для них проведение Адаптационного семинара «Введение в корпоративную культуру ООО "ХХХ".

В ходе адаптационного семинара рассматриваются следующие темы, раскрывающие компанию:

-  История ХХХ – основные этапы развития;

-  Миссия ООО "ХХХ";

-  Положение ООО "ХХХ" на рынке фармдистрибуции;

-  Стратегия развития Компании;

-  Руководство Компании – представление;

-  Структура ООО "ХХХ";

-  Склад ООО "ХХХ" — гордость Компании;

-  Региональное развитие Компании;

-  Принципы работы в Компании;

-  Правила внутреннего трудового распорядка;

-  Мотивация персонала;

-  Корпоративные мероприятия;

-  Развивающая оценка персонала.

После адаптационного семинара в этот же день вновь принятые сотрудники посещают с Экскурсией склад. Проводит экскурсию сотрудник Отдела «Центральный склад», организует экскурсию и обеспечивает посещаемость – специалист по адаптации Отдела персонала.

Специалист по адаптации Отдела персонала предварительно готовит служебную записку со списком новых сотрудников, датой, временем и местом проведения адаптационных мероприятий, и уведомляет руководителей отделов о прохождении вновь принятыми сотрудниками, адаптационного семинара и посещении с экскурсией склада.
Завершением вводных адаптационных мероприятий является Тренинг «Командные принципы работы», Проводимый сотрудником КУ. На тренинге сотрудников знакомят с принципами работы в Команде Компании. Тренинг проводится периодичностью 2 раза в месяц, в логической связи с адаптационным семинаром через несколько дней после проведения адаптационного семинара.

3.1.4 Личное ознакомление с подразделением, его сотрудниками и рабочим местом (первый и второй рабочие дни)

После оформления всех необходимых документов при приеме на работу проводится:

-  представление сотрудника персоналу отдела;

-  показ основных помещений офиса;

-  ознакомление с «Папкой нового сотрудника» (первый рабочий день).

В зависимости от категории работника этот процесс может совершить непосредственный руководитель сотрудника, куратор или другой сотрудник отдела по поручению руководителя.

Ознакомление с рабочим местом проводит непосредственный руководитель. Показывает рабочий стол, оснащение, места хранения документов, методической литературы и других рабочих материалов общего пользования. Знакомит с принципами согласования вопросов, с порядком оформления и визирования нормативных документов по непосредственной деятельности сотрудника, документооборота в целом. Проводит ознакомление сотрудника с должностной инструкцией под роспись.

На данном этапе сотрудник получает уведомление о прохождении адаптационных мероприятий с графиком посещения.

Выдачу новому сотруднику для ознакомления, хранение и поддержание в соответствии с корпоративным стандартом «Папки нового сотрудника» осуществляет секретарь подразделения.

3.1.5 Инструктаж по использованию технических средств: АТС, персональный компьютер (второй/третий рабочий день)

Руководитель отдела или его заместитель оформляет документы, необходимые для допуска нового сотрудника во внутреннюю компьютерную сеть, и к пользованию АТС.

Инструктаж проводит сотрудник отдела безопасности. Объясняет особенности использования возможностей сети компании (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т. д.) и дает вводные консультации по пользованию конкретными программными продуктами. Объясняет особенности пользования внутренней АТС компании. Знакомит его с основными компьютерными программами, используемыми в ООО "ХХХ", с ресурсами intranet (в рамках допуска сотрудника) и пр. программами.

3.1.6 Вводное собеседование с непосредственным руководителем (в течение первой рабочей недели)

Проводится непосредственным руководителем сотрудника, возможно, в присутствии Начальника отдела. Собеседование проводится в свободной форме в рабочем порядке в течение первой недели работы.

Руководитель объясняет задачи и требования к работе, задачи, выполняемые всем подразделением, отвечает на вопросы, ставит цели и рассматривает пожелания нового сотрудника.

По результатам первых трех дней работы новый сотрудник заполняет опросный лист нового сотрудника (далее «опросник» — форма ОПР-1, Приложение Б), который получает в первый день на оформлении от сотрудника Отдела персонала, предназначенный для оценки условий работы (по результатам первых 5 рабочих дней). Новый сотрудник заполняет в бумажном виде и лично сдает в Отдел персонала.

3.1.7 Индивидуальная часть программы адаптации

Включает в себя назначение и прикрепление куратора, которые осуществляются перед выходом на работу нового сотрудника и отражается в заявке на подбор специалиста (форма К-14, Приложение В). За организацию рабочего места (стол, компьютер, телефон, канцелярские принадлежности, внутренний телефонный справочник и т. п.) отвечает Начальник подразделения. Для новых сотрудников Начальник подразделения назначает куратора (непосредственный руководитель или сотрудник отдела, обладающий необходимым опытом работы в ООО "ХХХ", знаниями и обширными профессиональными навыками).

Ответственный за назначение куратора новому сотруднику, занимающему должность от Заместителя начальника отдела – Функциональный директор.

Прикрепление куратора к новому сотруднику осуществляет Начальник подразделения на вводном собеседовании.

Куратор планирует, сопровождает и оценивает работу нового сотрудника в период прохождения им испытательного срока.

3.1.8 Ознакомление нового сотрудника с должностью и спецификой работы.

Данная часть программы определяется непосредственным руководителем, согласуется с Начальником подразделения, в котором работает новый сотрудник. Она включает в себя более детальное ознакомление с деятельностью компании и оказываемыми ею услугами (для сотрудников, которые будут непосредственно взаимодействовать с клиентами или другими сторонними организациями), приобретение новым сотрудником конкретных навыков, специфичных для данной должности, например, программные продукты, ведение внутренней документации и т. п. Индивидуальная программа адаптации рассчитана на весь период прохождения испытательного срока (до 3-х месяцев). (Рисунок 2).

Прикрепление КУРАТОРА

Начальник отдела знакомит

Нового сотрудника с куратором
 
В первые 3 рабочих дня

на вводном собеседовании с руководителем

Постановка задач

Новичку куратором
 
Третий или четвертый рабочие дни

(закрепление ПВД)

Оценка куратором

Работы новичка
 
Начиная с третьей рабочей недели

и до окончания испытательного срока

Завершение испытательного срока
 
 

Неуспешное прохождение испытательного срока
 
Успешное прохождение испытательного срока
 

Поздравление с окончанием испытательного срока
 
Увольнение
 

3.1.9  План ввода в должность (ПВД)

Под введением сотрудника в должность понимается процесс постановки целей и задач деятельности сотруднику, обучения сотрудника выполняемым им операциям на его рабочем

Месте, информирования о способах получения необходимых для работы данных, знакомства с вовлеченными в трудовой процесс коллегами.

Результатом данного этапа является полное вхождение нового сотрудника в должность, т. е. полное освоение своих должностных обязанностей, адекватное их выполнение, хорошая ориентация в компании, ее деятельности и структуре.

Введение в должность осуществляется куратором. Куратор нового сотрудника знакомит его с работой подразделения и осуществляет контроль прохождения всех адаптационных мероприятий.

Непосредственный руководитель осуществляет контроль ввода в должность принятого сотрудника.

План ввода в должность (форма ПВД, Приложение Г) рассчитан на весь испытательный

Срок (три месяца). Не позднее, чем за 1 неделю до выхода на работу сотрудника форма ПВД заполняется куратором пункты 1-4 (Приложение Г), утверждается у Начальника отдела и доводится до сотрудника под роспись. Куратор передает форму ПВД в Отдел персонала вместе с формой приема на работу (К-3, Приложение Д).

В форме ПВД закрепляется план работы сотрудника на весь испытательный срок, и фиксируется его выполнение. В течение первой рабочей недели куратор заполняет форму ПВД – пункты 5-6 части «Задачи на период испытательного срока».

В форму ПВД включен список документов необходимых для первоочередного ознакомления всеми сотрудниками, безотносительно к направлению деятельности. Куратор или руководитель дополняют этот список, включая специальные документы, касающиеся своего отдела (подразделения).

Оценка работы в должности

Оценку работы сотрудника (выполнение плана) в должности осуществляет куратор и непосредственный руководитель в оставшийся период (начиная с третьей рабочей недели) испытательного срока, оценка фиксируется в плане ввода в должность (форма ПВД).

В форме ПВД оцениваются его профессиональные знания, уровень исполнительской дисциплины, потенциал и возможности дальнейшего роста.

Сотрудник же заполняет опросник по форме ОПР-2 (Приложение Е) по результатам за первый месяц работы. В опроснике фиксируются настоящие условия работы сотрудника (удовлетворительные/неудовлетворительные). Заполненную форму сотрудник передает в Отдел персонала для контроля над условиями работы нового сотрудника.

3.1.11 Особенности прохождения испытательного срока сотрудниками, занимающими должность Начальника отдела и выше

На период прохождения испытательного срока сотрудника, занимающего должность Начальника отдела, куратором из подразделения совместно с функциональным руководителем (направления) планируется график проведения регулярных еженедельных рабочих встреч нового сотрудника с руководителем направления, основная цель которых — обсуждение вопросов, возникающих у нового сотрудника в период его вхождения в должность. Куратором нового сотрудника совместно со специалистом КУ разрабатывается план стажировки нового сотрудника, по результатам прохождения которого оценивается успешность испытательного срока.

3.1.12 Окончание испытательного срока сотрудника

За 5 рабочих дней до окончания испытательного срока нового сотрудника Начальник соответствующего отдела и куратор принятого сотрудника: оформляют служебную записку на окончание испытательного срока сотрудника (форма К-4, Приложение А) подписывают у Директора по персоналу, который окончательно утверждает дату окончания испытательного срока сотрудника. Форму К-4 (оригинал) и форму ПВД Начальник отдела передает в Отдел персонала, копию формы К-4 отдают сотруднику для оформления постоянного пропуска и получения магнитной карточки.

Форма ПВД, заполненная руководителем доводится до сотрудника для ознакомления, сотрудник расписывается по результатам ознакомления.

Форма ПВД в бумажном и заполненном виде передается в Отдел персонала, далее приобщается к личному делу сотрудника.

3.1.12.1 Успешное прохождение испытательного срока

При успешном прохождении испытательного срока, непосредственный руководитель информирует сотрудника о продолжении трудовых отношений устно и посредством ознакомления с формой ПВД. В день окончания испытательного срока, ответственный сотрудник Отдела системно-технического обеспечения ликвидирует права доступа в intranet, Интернет, электронную почту сотрудника, у которого закончен испытательный срок.

Для продления прав доступа в сеть непосредственный руководитель сотрудника, заблаговременно (за 3-5 дней до окончания испытательного срока), оформляет на него форму

КС-1 (согласно ПР-429 от 31.05.01), согласовывает ее, и передает в Отдел безопасности, где с сотрудником проводится собеседование на знание основных моментов и принципов обеспечения информационной безопасности.

Специалист по адаптации Отдела персонала получает у специалиста группы учета и статистики данные по успешно прошедшим испытательный срок сотрудникам, на основании которых специалист Отдела персонала готовит сводный список сотрудников, принятых за текущий месяц, и организует для них проведение мероприятия «Поздравление с окончанием испытательного срока» не менее 1 раза в текущий месяц. О проведении данного мероприятия специалист Отдела персонала уведомляет Начальника отдела и сотрудника заблаговременно.

Мероприятие включает в себя сбор новых сотрудников у музея и проведение экскурсии по музею специалистом по адаптации Отдела персонала. Затем все новые сотрудники и представители Дирекции, Начальник Отдела персонала и другие сотрудники Департамента персонала собираются в конференц-зале, поздравляют новых сотрудников с окончанием испытательного срока. Происходит фотографирование и вручение памятного сувенира всем сотрудникам, успешно прошедшим испытательный срок.

3.1.12.2 Неуспешное прохождение испытательного срока

Если в ходе прохождения испытательного срока непосредственным руководителем и куратором выявляется несоответствие сотрудника должности, то непосредственный руководитель оформляет служебную записку (форма К-4, Приложение А) на имя руководителя направления о несоответствии сотрудника занимаемой должности. Служебная записка по форме К-4 (Приложение А) согласовывается с Начальником отдела персонала и визируется Директором по персоналу. О неудовлетворительном итоге прохождения испытательного срока и нежелании продолжать трудовые отношения сотруднику сообщается за три дня до предполагаемой даты увольнения, но не позже, чем за три дня до истечения испытательного срока в письменной форме с указанием причин. После этого происходит процедура увольнения сотрудника.

4 Отчетность результатов адаптации

4.1 Отчет куратора и курируемого

Контроль отчетности куратора возложен на КУ. Функции по контролю выполняет руководитель группы обучения персонала. На основании данных п. 4 «Рекомендации по обучению и развитию сотрудника» ПВД (Приложение Г) КУ разрабатывает и представляет на согласование руководителю структурного подразделения предложения по обучению нового сотрудника.

Контроль отчетности курируемого в процессе и по результатам прохождения процедуры адаптации возложен на Отдел персонала. Функции по контролю выполняет специалист по адаптации персонала группы подбора.

В течение всего испытательного срока сотрудник самостоятельно подготавливает и лично сдает 2 опросника по условиям работы после 5-ти рабочих дней и первого месяца работы.

№________

Центром ответственности по проведению адаптации новых сотрудников в ООО "ХХХ" является группа подбора Отдела персонала.

5.1 Специалист по адаптации Отдела персонала – отвечает за:

-  разработку нормативной документации по адаптации;

-  оценку эффективности адаптационного периода;

-  проведение адаптационного семинара «Введение в корпоративную культуру Компании»;

-  контроль над реализацией программы адаптации;

-  организацию экскурсии на склад.

5.2  Руководитель подразделения при вводе в должность нового сотрудника отвечает за:

— своевременную организацию рабочего места;

— установку программного обеспечения;

— предоставление прав доступа в корпоративную сеть;