Основное содержание кадровой политики

Кадровая политика должна включать в себя следующие понятие и разделы:

Основное содержание кадровой политики
Данный раздел определяет задачи, в достижении которых призвана помочь данная кадровая политика предприятия, либо конечную цель политики. К примеру, целью политики подбора персонала может быть обеспечение процесса подбора и отбора персонала в соотвествии со стратегией управления персоналом.
Область применения кадровой политики
Область применения определяет, к кому именно применяется данная кадровая политика.Она может применяться либо ко всему штату сотрудников или работников, либо дифференцированно, в зависимости от уровня управления, локации, служебного положения или подразделения. Если кадровая политика также применима к волонтерам, служащим, работающим по контракту, консультантам, выполняющим работы от имени компании, то это также должно быть определено в тексте политике. Кроме того, в разделе «Область применения» указываются исключения из кадровой политики.
Описание кадровой политики
Описание кадровой политики это, фактически, то правило или стандарт, которые данная политика призвана донести до целевой аудитории.
Ответственность
Опишите обязанности Совета директоров, управленческого звена и сотрудников в отношении данной кадровой политики, а также обозначьте ответственных за разработку, актуализацию политики, ее отслеживание и внедрение.
Если существуют последствия за несоблюдение данной кадровой политики (например, дисциплинарные), то их необходимо указать. Например: «Несоблюдение данной политики может повлечь наложение мер дисциплинарного взыскания, в том числе, стать законным основанием для Вашего увольнения».
Термины и определения
Четко определите термины, используемые в составляемой кадровой политике. Если терминология включена в текст законодательства, лежащего в основе политики, то убедитесь, что термины, используемые в тексте политики, соответствуют терминам, используемым в законодательстве (например, «недееспособность», «запрещенные основания для увольнения», «дискриминация», «домогательство», «насилие на рабочем месте»).
Вопросы
Определите конкретное лицо или название должности лица, к которому сотрудники могут обратиться при возникновении вопросов.
Нормативные ссылки
Дайте ссылки на другие политики, документы, законодательные акты, позволяющие правильно толковать данную политику.
Дата вступления в силу
Укажите дату вступления данной политики в силу, а также дату вступления в силу ее новых версий.
Дата пересмотра
Укажите дату необходимого пересмотра кадровой политики.
Утверждение политики
Укажите лиц, утвердивших данную политику, а также дату утверждения (например, Совет директоров, Комитет кадровой политики, Исполнительный директор).

Бесплатные шаблоны и образцы  кадровых политик и процедур

Как разработать качественное содержание для кадровой политики

• Используйте простой и понятный язык, избегайте жаргонных выражений и канцеляризмов — кадровая политика должна быть понятна непосредственно тем людям, для которых она предназначена.
• Проверьте текст: его содержание и формулировки должны быть объективными, способствовать применению принципиального и справедливого подхода.
• Будьте последовательны в использовании терминологии; давайте определения специальным терминам и понятиям в кадровой политики.
• Убедитесь, что у стандарта или правила, устанавливаемого кадровой политикой, есть единственно возможное значение.
• Полезно рассмотреть несколько сценариев по принципу «а что если» и понаблюдать, продолжает ли политика соответствовать своим задачам; при этом следует учитывать, что большинство кадровых политик не могут и не должны охватывать весь спектр возможных обстоятельств.
• Для большинства кадровых политик может понадобиться предусматривать исключения из правила. Пользуйтесь такими терминами как «в большинстве случаев», «как правило», «обычно»; избегайте таких терминов как «всегда» и «никогда».
• Включите в текст фразу: «настоящий документ носит исключительно рекомендательный характер».
• Есть несколько ситуаций, когда должна быть абсолютная уверенность в том, что стандарт, устанавливаемый кадровой политикой, будет применяться во всех ситуациях. К примеру, в политике по борьбе со случаями насилия, вам необходимо указать: «насилие на работе недопустимо ни при каких обстоятельствах».
• Если вы используете типовую кадровую политику или проект, то приведите эту политику в соответствие с условиями конкретного рабочего места.

Политике часто соответствует некая кадровая процедура, которая может быть оформлена как один из разделов данной политики или как отдельный документ, на который ссылается указанная кадровая политика. В процедуре указываются пошаговые инструкции, необходимые для внедрения кадровой политики. Если Вы примете решение о необходимости разработки кадровой процедуры, не забудьте включить в ее текст фразу о том, что документ носит исключительно рекомендательный характер. В некоторых странах законодательство может содержать официальные требования к разработке процедур, поэтому не забудьте ознакомиться с законодательными требованиями, применимыми к вашей организации.
Пример: 

• В кадровой политике предоставления отпусков предусматриваются количество отпускных дней, на которые могут претендовать сотрудники. В соответствующей кадровой процедуре сотрудникам сообщается порядок, следуя которому они могут составить график своих отпусков и получить одобрение.
• Кадровая политика борьбы с дискриминацией доводит до сотрудников позицию организации к вопросу дискриминации. Соответствующая процедура сообщает сотрудникам, каким образом они могут подать жалобу и в каком порядке она будет рассмотрена.

Какие аспекты нужно учесть при разработке содержания кадровой политики

Что касается кадровых политик, наличия которых требует законодательство, их содержание может во многом определяться требованиями указанного законодательства.

Ознакомиться со всеми законами в данной области едва ли возможно. Поэтому сотрудникам отдела персонала необходимо знать законодательство, применимое к той юрисдикции и тому региону, в которых они сопровождают. Как минимум, рассмотрите следующее законодательство: 

• Стандарты найма / Трудовые нормы 
• Законодательство о неприкосновенности данных
• Охрана труда и техника безопасности
• Права человека
• Оплата труда

Кроме того, организациям нужно знать о случаях, когда законодательство становится применимым к их рабочим местам, например, это касается положений, когда организации обязаны отпускать своих сотрудников для участия в выборах, а также законодательство, касающееся организации профессиональных союзов.

Ваше рабочее место может подпадать под действие и других специфических правовых норм. Рассмотрите следующие вопросы: 

• Каковы юридические последствия разработки той или иной кадровой политики;
• Помните: даже если кадровая политика не предусматривает явного регламентирования той или иной ситуации, но если вы ее разработали и не следуете ей, то можете подвергнуть риску вашу организацию;
• Есть ли у нас какие-либо коллективные договора, в содержание которого необходимо внести соответствующие изменения.

Анализ следующих вопросов поможет вам сформировать содержание кадровой политики, соответствующую потребностям организации и стратегии управления персоналом.

• Чего призвана достичь данная кадровая политика. Каковы должны быть результаты его внедрения;
• Каким образом сущность кадровой политики способствует развитию необходимой культуры труда;
• Каким образом будет осуществляться отслеживание данной кадровой политики, и как будет обеспечиваться ее исполнение;
• Как повлияет данная кадровая политика на способность менеджеров действовать, например, при оценке эффективности производительности труда сотрудников, выдаче рекомендаций о повышении по службе, одобрении отпусков и отгулов, приеме на работу и расторжении трудовых договоров;
• Каким образом эта кадровая политика повлияет на возможность привлекать высокопрофессиональных кандидатов;
• Как организация справлялась с этим вопросом раньше;
• Оправдывают ли размеры штата сотрудников наличие кадровой политики по данному вопросу;
• Готовы ли мы тратить время, необходимое для поддержания кадровой политики в актуальном состоянии;
• Соответствует ли эта кадровая политика той системе ценностей и корпоративной культуре. К примеру, если в организации принят принцип «семья на первом месте», то ей, скорее всего, понадобится семейно-ориентированная политика, такая как гибкие часы работы.

Консультация по содержанию кадровой политики

При разработке содержания политики полезно провести консультации со всеми участниками, руководством, персоналом и (или) одним из членов совета директоров. 

Это поможет вам гарантировать личную заинтересованность сторон, заняться именно теми проблемами, которые требуют решения, и иметь полную и объективную картину. Выявите и свяжитесь с похожими организациями, которые уже разработали аналогичную политику и которые могут послужить эталоном применения передового опыта. Некоторые стороны могут сыграть определенную роль на стадии подготовки содержания; другие стороны могут оказаться более полезными в роли субъектов оценки уже разработанного содержания.