Согласовано __________________(ФИО, должность)

1        ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Департамент по общим вопросам (ДОВ) является структурной единицей ГК ххх и создается решением Правления.

1.2. Главная цель ДОВ – хозяйственное обслуживание и обеспечение всем необходимым сотрудников подразделений компании, обеспечение необходимых условий жизнедеятельности офиса.

1.3. Непосредственное руководство подразделением осуществляется директором ДОВ (далее – «Руководитель»), назначаемым Правлением.

1.4. В своей деятельности Подразделение руководствуется действующим законодательством и постановлениями Правительства РФ, Уставом Компании, установленными в Компании правилами и процедурами, настоящим Положением.

2        ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

2.1. Структура и штатная численность ДОВ утверждается Правлением по представлению Руководителя ДОВ Структура ДОВ  представлена в Приложении 1 к настоящему Положению.

3         ЗАДАЧИ ГРУППЫ ОФИС МЕНЕДЖЕРОВ

3.1           Обеспечение необходимых условий жизнедеятельности офисов в целом: электропотребление, освещение, водоснабжение, канализация, системы отопления, вентиляция, лифт.

3.2           Организация проведения ремонта помещений, и строительных работ, осуществление контроля  за качеством выполнения ремонтных работ.

3.3           Устройство удобных рабочих мест сотрудникам: покупка мебели, оргтехники, снабжение канцелярией, продуктами (зона переговоров и столовая), расходными материалами, хозяйственным инвентарем, наблюдение за их сохранностью и своевременным ремонтом.

3.4           Устройство рабочих мест для новых сотрудников по заявке от Менеджера по кадровому делопроизводству.

3.5           Организационно-техническая поддержка акций подразделений компании: переезды, перестановки, перепланировки и т.п.

3.6           Контроль и учет всего хозяйственного имущества Компании, составление и ведение инвентаризационных баз, возможная реализация. Разработка схем оптимизации использования хозяйства Компании, включая схемы компенсации мобильной связи.

3.7         Ведение коммерческо-хозяйственной деятельности: договора с подрядчиками, арендные отношения, городские службы, коммунальные монополисты.

3.8           Обеспечение чистоты в помещениях Офисов и на прилегающей территории.

3.9           Выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.

4        ЗАДАЧИ ГРУППЫ РЕЖИМА.

4.1           Осуществление деятельности по охране помещений офисов (далее Объект) и прилегающих территорийРазработка и внедрение комплексной системы физической, режимной и технической защиты Объекта.

4.2           Организация и осуществление комплекса мероприятий по личной безопасности                                                    Руководства Объекта.

4.3           Обеспечение защиты экономических интересов Объекта и обеспечение безопасности деятельности его структурных подразделений.

4.4           Обеспечение проверки кадрового состава.

4.5           Обеспечение укрепления трудовой и производственной дисциплины.

4.6           Организация эффективного управления подчиненным подразделением (охраной).

4.7           Соблюдение строгого контрольно-пропускного режима.

4.8           Проверка потенциальной клиентуры на стадии подготовки и заключения договоров и проверка надежности клиентов и партнеров Объекта.

4.9           Своевременное информирование Руководства Объекта и заинтересованных подразделений о выявленных фактах неблагонадежности, недобросовестности клиентов и партнеров.

4.10       По указанию Руководства Объекта организация и проведение комплексных мероприятий по взысканию причиненных убытков.

4.11       Выявление, предупреждение и пресечение деятельности отдельных лиц из числа сотрудников, которые могут нанести ущерб безопасности Объекта.

4.12       По заявке на оборудование рабочего места нового сотрудника от Менеджера по кадровому делопроизводству, проверка на безопасность новых сотрудников.

4.13       Оформление и выдача постоянных пропусков, предоставляющих право прохода (выхода) на Объект.

4.14       Организация и проведение служебных расследований по фактам нанесения ущерба безопасности Объекта.

4.15       Организация мероприятий по охране коммерческой тайны, недопущению утечки конфиденциальной информации.

4.16       Осуществление специальных технических и визуальных мероприятий.

5        ЗАДАЧИ ГРУППЫ СЕКРЕТАРЕЙ RECEPTION

5.1           Прием телефонных звонков, факсимильных сообщений, почты.

5.2           Обеспечение приема, учета и хранение документации.

5.3           Организация централизованного контроля и учета процедур Компании:

5.3.1      Заказ переговорных комнат

5.3.2      Заказ пропусков

5.3.3      Заказ курьерских служб

5.3.4      Заказ водителей

5.4           Прием гостей, организация переговоров, подача напитков и угощений.

5.5           Выполнение машинописных, редакционных и множительных работ.

5.6           Выполнение программ обзвона, а также прочих поручений.

6        ЗАДАЧИ ГРУППЫ ВОДИТЕЛЕЙ

6.1           Обеспечение своевременной и безопасной транспортировки  сотрудников Компании и гостей Компании.

6.2           Организация ремонта транспортных средств Компании.

6.3          Обеспечение сохранности транспортного имущества Компании.

6.4          Выполнение различных  поручений по доставке корреспонденции, документов и иных материалов Компании респондентам, не требующих организации специальной транспортировки.

7        СФЕРА ОТВЕТСТВЕННОСТИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

7.1. Департамент по общим вопросам отвечает за своевременное и качественное выполнение указанных в Положении задач, за не превышение и экономию запланированных расходов, а также за поддержание установленного для результатов работы уровня качества.

Права, обязанности, ответственность сотрудников подразделений ДОВ,  взаимоотношения с сотрудниками других подразделений Фирмы определяются Должностными инструкциями сотрудников Департамента.

Приложение №1 к Положению о ДОВ : Структура ДОВ