Сведения о политике рассмотрения внутренних жалоб от сотрудников

Что такое жалоба?

Жалоба представляет собой выражение недовольства сотрудника «ХХХ» по поводу:
действий другого сотрудника или иного лица;

любых действий, которые предприняла или собирается предпринять компания «ХХХ» в отношении трудовой деятельности данного сотрудника, а также действий, связанных с его должностными функциями, или совершенных при выполнении им своих служебных обязанностей.

Общие принципы

Если вы подали жалобу, «ХХХ» обязуется рассмотреть ее:

с максимальным вниманием;

по возможности в кратчайший срок.

Подача жалобы

Неофициальная процедура

Большинство жалоб можно урегулировать быстро и неофициально посредством обсуждения ее с вашим непосредственным руководителем. Поэтому «ХХХ» настоятельно рекомендует до использования официальной процедуры, которая рассматривается ниже, попытаться решить вопрос в рабочем порядке.

Однако могут возникнуть ситуации, когда обсуждение данного вопроса с непосредственным руководителем не представляется возможным, например, в связи с тем, что жалоба касается его лично. В этой ситуации следует обратиться к руководителю вашего непосредственного начальника или в отдел кадров. В случае, если жалобу нельзя урегулировать неофициально, необходимо использовать официальную процедуру, изложенную ниже.

Официальная процедура

В случае невозможности урегулировать жалобу неофициально, необходимо представить ее в письменном виде непосредственному руководителю, обязательно направив копию в отдел кадров. В случае если жалоба касается данного руководителя, ее следует направить его руководителю, обязательно направив копию в отдел кадров.

В письменной жалобе необходимо представить ее подробное обоснование. Следует изложить все относящиеся к ней факты, даты и имена участвующих лиц, чтобы компания «ХХХ» могла должным образом расследовать жалобу. В некоторых ситуациях «ХХХ» может попросить предоставить дополнительную информацию.

Следует отметить, что если вы подаете несколько жалоб или если жалоба носит столь сложный характер, что необходимо для нее написать подробное и (или) обширное обоснование, ее следует писать после окончания рабочего дня, чтобы процесс написания жалобы не мешал выполнению ваших служебных обязанностей.

Порядок рассмотрения

После подачи официальной жалобы «ХХХ» рассмотрит ее в нижеуказанном порядке.

Шаг 1 — Расследование

«ХХХ» начинает рассмотрение с расследования жалобы. При этом могут проводиться:

• интервью с вами и третьими лицами, включая свидетелей, сослуживцев, клиентов и руководителей;
• рассмотрение любых необходимых документов, компьютерных файлов и иной информации и данных;

«ХХХ» просит вас оказать всемерное содействие любому расследованию, чтобы иметь возможность должным образом рассмотреть вашу жалобу. При этом может потребоваться сообщить компании «ХХХ» имена любых свидетелей, раскрыть содержание любых необходимых документов и присутствовать на любых совещаниях в связи с расследованием.

Результаты расследования будут предоставлены вам и при необходимости любому лицу, против кого была направлена жалоба. При некоторых обстоятельствах некоторые сведения могут быть скрыты, например, для защиты свидетеля или по причинам конфиденциальности информации.

Шаг 2 — Слушание

По окончании расследования вас пригласят на слушание для рассмотрения жалобы. «ХХХ» направит вам письменное приглашение с указанием следующих сведений:

• дата, время и место проведения слушания;
• имя лица, которое будет проводить слушание;
• указание, что вы имеете право присутствовать на слушании в сопровождение других лиц.
«ХХХ» предоставит вам любые документальные свидетельства, которые будут рассмотрены на слушании. Слушание обычно проводит высокопоставленный сотрудник компании и представитель отдела кадров. Протокол заседания ведет сотрудник отдела кадров и он будет предоставлен вам по первому требованию.

Предполагается, что все стороны, присутствующие на слушании, будут вести себя разумно и в духе сотрудничества. Вам будет предоставлена возможность задавать вопросы, представлять доказательства и выступать по поводу любых сведений, сообщенных свидетелями. От вас также ожидается, что на слушании вы предложите разумный способ урегулирования своей жалобы.
Слушание жалобы может откладываться временно или переноситься, если возникнет необходимость провести дополнительное расследование. Например, «ХХХ» может решить повторно опросить свидетелей в свете любых вопросов, поднятых на слушании. Вам будет предоставлена возможность рассмотреть любую вновь полученную информацию при возобновлении слушания.

Решение

После слушания перед принятием решения «ХХХ» рассмотрит все представленные доказательства. Во всех случаях, когда это реально, «ХХХ» будет стремиться сообщить вам о своем решении в письменном виде в течение 7 календарных дней с даты слушания вместе с обоснованием принятого решения. Вы также будете информированы о вашем праве на апелляцию.

В тех случаях, когда достигнуть результата в указанные сроки не представляется возможным, вы будете соответственно уведомлены о причинах с указанием приблизительного срока, когда решение будет принято .

Право на сопровождение

При желании вас может сопровождать на любом слушании сослуживец (включая члена Форума служащих или работников) или официальный представитель профсоюза.

Сопровождение вы должны организовать сами. «ХХХ» может отказать допустить на слушание выбранное сопровождающее лицо, если его присутствие может вызвать конфликт интересов или помешает рассмотрению дела.

Во избежание недоразумений следует отметить, что ваше право на сопровождение не распространяется на адвокатов, друзей или членов семьи.

До начала слушания необходимо предварительно не менее чем за сутки представить письменное уведомление руководителю, проводящему слушание, с указанием сопровождающих лиц. Перед слушанием руководитель может потребовать от представителя профсоюза представить удостоверение личности.

Следует отметить, что вы не имеете права на сопровождение в период расследования во время любых совещаний, связанных с процессом рассмотрения жалобы.
Роль сопровождающего лица

Основная роль сопровождающего лица – совещаться с вами, делать заметки по вашему поручению и в случае необходимости оказывать моральную поддержку. Сопровождающему лицу также разрешается выступать на слушании, чтобы:

• изложить дело;
• подытожить результаты разбирательства;
• отвечать от вашего имени на любое выступление во время слушания.

Следует отметить, что, несмотря на то, что сопровождающее лицо вправе от вашего имени отвечать на любое мнение, выраженное на слушании, оно не может непосредственно отвечать на вопросы от вашего имени. Вы сами должны отвечать на заданные вам вопросы. Кроме того, сопровождающее лицо не имеет права выступать на слушании, если вы этого не желаете, или не позволять вам изложить свое дело.

Перенос слушания

Вам необходимо сделать все возможное для присутствии на слушании. Если вы и (или) ваше сопровождающее лицо не можете присутствовать на слушании, вы вправе предложить другую дату при условии, что она обоснована и отстоит не более чем на пять рабочих дней от даты первоначального слушания. Указанный пятидневный срок может быть продлен по взаимной договоренности.

В случае вашего отсутствия на перенесенном слушании «ХХХ» может принять решение провести слушание в ваше отсутствие и прийти к заключению на основе имеющихся сведений.

Право на апелляцию

Решение, принятое на основании рассмотрения жалобы на слушании, можно обжаловать. Если вы желаете обжаловать принятое решение, необходимо сделать это в письменном виде в течение 7 календарных дней с даты письма с уведомлением о решении по жалобе, четко изложив причины апелляции.

В письме с уведомлением об исходе слушания указывается лицо, которому необходимо адресовать апелляцию.

Затем вас пригласят присутствовать на рассмотрении апелляции, которое по возможности проводит лицо:

• старше по должности лица, которое рассматривало жалобу на первоначальном слушании;
• которое никак не связано с жалобой.

«ХХХ» сообщит вам дату, время и место проведения слушания по апелляции; Вас может сопровождать на этом слушании сослуживец или официальный представитель профсоюза (см. выше условия приглашения сопровождающих лиц).

Если в вашей апелляции вы поднимете новые вопросы, до ее рассмотрения может возникнуть необходимость провести дополнительное расследование.

После слушания по апелляции «ХХХ» будет стремиться сообщать вам о своем решении в письменном виде в течение 7 календарных дней с даты слушания вместе с обоснованием принятого решения.

В тех случаях, когда достигнуть результата в указанные сроки не представляется возможным, вы будете соответственно уведомлены о причинах с указанием приблизительного срока, когда решение будет принято .

Решение по апелляции является окончательным.

Жалобы против вас

Если жалоба направлена против вас, «ХХХ»:

• сообщит вам о характере жалобы;
• проведет расследование;
• предоставит вам возможность ответить на любые обвинения;
• сообщит вам результаты рассмотрения жалобы, а также при необходимости укажет корректирующие действия, которые требуется от вас.

Следует отметить, что обвинения, выдвинутые против вас, могут привести для вас к дисциплинарным взысканиям.

Если жалоба необоснованная или представлена злонамеренно, лицо, которое ее представило, может быть подвергнуто дисциплинарному взысканию.

Жалоба на дисциплинарное взыскание или оценку работы

Данный порядок рассмотрения жалоб обычно не должен использоваться для выражения недовольства дисциплинарным взысканием или оценкой вашей работы руководством «ХХХ». Если вы не удовлетворены какими-либо мерами, принятыми в соответствии с политикой Дисциплинарного применения, необходимо подать апелляцию на соответствующую политику и процедуру.

Подача жалобы после истечения срока трудового договора

Вы вправе подать жалобу после окончания срока найма при условии, что вы сделаете это незамедлительно, в каковом случае вышеуказанный порядок не применяется, и «ХХХ» вправе рассмотреть вашу жалобу в порядке, который компания сочтет необходимым.

Злоупотребление данной политикой

Важно, чтобы порядок рассмотрения жалоб в компании «ХХХ» использовался должным образом для содействия тем, кто испытывает подлинные проблемы на работе. Поэтому «ХХХ» не потерпит злоупотреблений или неправомерного использования данной политики.

Если вы представляете жалобу с недобросовестными и (или) злонамеренными целями, «ХХХ» запустит свою дисциплинарную процедуру и вы можете быть уволены. Аналогичным образом, если вы станете представлять в вышеуказанном порядке многочисленные жалобы, не имеющие обоснования, или по тривиальным (незначительным) поводам, которые можно урегулировать неофициально, «ХХХ»вправе начать дисциплинарное разбирательство против вас за бесполезную трату управленческого времени и ресурсов.

Политики и процедуры на тему управления персоналом