ПОЛИТИКА В ОБЛАСТИ ГЛОБАЛЬНОЙ МОБИЛЬНОСТИ И КОМАНДИРОВОК

Скачать Скачано: 229

Политика в области глобальной мобильности

Участники процесса
Применимость: Ознакомительные поездки
Применимость: Командировки
Применимость: Отъезд на постоянное место работы
Льготы и пособия на переезд: Командировки
Льготы и пособия на переезд: Отъезд на постоянное место работы

Вводная информация по вопросам глобальной мобильности

В сотрудничестве с корпоративными службами, которые занимаются вопросами компенсаций, служебными поездками, оформлением въездных документов для сотрудников, внутренними переводами сотрудников, а также вопросами корпоративного налогообложения, служба глобальной мобильности обеспечивает глобальное перемещение и командирование новых сотрудников и работников в рамках программы переводов внутри компании ХХХ. В соответствующих случаях, когда переезд обусловлен производственной необходимостью и утвержден руководством, сотрудникам компании ХХХ и ее дочерних предприятий оказывается помощь с переездом в рамках Программы глобальной мобильности компании ХХХ. Льготы и пособия на переезд, включая денежные выплаты, выплачиваются Службой по вопросам переезда (перемещения) сотрудников. Наша программа оказывает поддержку при следующих видах переездов:

•Ознакомительные поездки (поездки к предполагаемому новому месту работы по линии компании ХХХ или заполнения сугубо нишевой, т.е. узкоспециализированной позиции)

•Короткие и длительные командировки (сотрудники предполагают вернуться на первоначальное место жительства)

• Отъезд на постоянное место работы (новые сотрудники/сотрудники, переводимые на работу в другую местность, не планируют возвращаться на первоначальное место жительства).
Служба глобальной мобильности отвечает за разработку и применение политики в области перемещения сотрудников, связанных с этим затрат и привлечения подрядных организаций. Если у вас есть вопросы, касающиеся глобальной мобильности и той помощи, которую компания ХХХ оказывает сотрудникам при перемещении, или некоторые моменты недостаточно четко проработаны в диной политике, пожалуйста, обращайтесь за помощью в Службу глобальной мобильности.

Ниже приводятся критерии предоставления поддержки при перемещении, которые были разработаны при участии отдела кадровой и финансовой служб корпорации. Помните, что компания ХХХ не оказывает помощь при переездах, которые не связаны с производственной необходимости.

Участники процесса

Долгосрочные Командировки

•Руководители структурных подразделений определяют и обосновывают необходимость командировки (внутри страны или заграничной). Анализируя необходимость командировки, руководители структурных подразделений должны привлекать своих коллег из кадровой службы для сопровождения и оценки обосновывающих документов.
• Служба глобальной мобильности отвечает за анализ критериев, которым должны отвечать сотрудник, направляемый в долгосрочную командировку, для получения соответствующих льгот и пособий, а также проводит оценку затрат, компенсационных выплат и льгот, предусмотренных политикой компании.
Льготы в области медицинского обслуживания
•Служба глобальной мобильности отвечает за льготы, предоставляемые сотрудникам, направляемым в международные командировки, при пересечении ими государственных границ.
•Отдел льгот и пособий отвечает за предоставление льгот в области медицинского обслуживания сотрудникам, перемещаемым внутри страны.

Внутренние переводы/Переезд на новое место работы/Структурная реорганизация
•Подача заявления: Сотрудники могут подавать заявления на замещение вакантных позиций на портале внутреннего поиска вакансий.
•Приглашение на работу: Служба внутренних переводов отвечает за процесс направления приглашений на работу и подготовку документации, связанную с организацией внутренних перемещений, для ускорения которых, в зависимости от обстоятельств, может потребоваться направление официальной заявки.

Оформление въездных документов
•Поддержку в оформлении въездных документов новым сотрудникам инициирует менеджер по набору персонала.
• Поддержку в оформлении въездных документов сотрудникам, которые переводятся на новое место работы, инициирует команда специалистов, отвечающая за внутренние переводы сотрудников.
•Служба глобальной мобильности отвечает оформление въездных документов для командируемых специалистов.

Перемещение
•Зв организацию переезда новых сотрудников отвечают менеджер по набору персонала.
•За внутренние перемещения сотрудников отвечают специалисты отдела внутренних переводов.
•За перемещение командированных сотрудников и работу с организациями, предоставляющими услуги по переезду, отвечает Служба глобальной мобильности.

Применимость: Ознакомительные поездки

Ознакомительные поездки

Ознакомительные поездки по программе глобальной мобильности предусматривают встречи с региональными представителями для обсуждения условий труда и посещение места будущей работы. Эта услуга предоставляется только сотрудникам не ниже уровня ХХХ или кандидатам на заполнение нишевых, т.е. узкоспециализированных позиций. По вопросам, касающимся данной дополнительной льготы, пожалуйста, обращайтесь к вашему рекрутеру или специалисту службы внутренних переводов сотрудников.
Применимость: Командировки

Короткие командировки внутри страны (КК)

В случае производственной необходимости сотрудники не ниже уровня ХХХ могут направляться в короткие служебные командировки внутри страны, при условии, что они отвечают минимальным стандартам эффективности труда согласно результатам последней аттестации (выполняют поставленные задачи, имеют стабильные показатели в работе) и не находятся в списке сотрудников, которые должны улучшить свои производственные показатели.

Длительные командировки внутри страны (ДК)

Ввиду налоговых ограничений решения о длительных командировках внутри страны принимаются строго на индивидуальной основе после тщательной проработки их обоснованности и целесообразности. К кандидатам на длительные командировки внутри страны предъявляются те же требования, что и к кандидатам на длительные заграничные командировки, которые приводятся ниже.

Короткие загранкомандировки (КЗК)

Сотрудники не ниже уровня ХХХ могут направляться в короткие заграничные командировки, при условии, что они отвечают минимальным стандартам эффективности труда согласно результатам последней аттестации (перевыполняют поставленные задачи, имеют стабильные показатели в работе) и не находятся в списке сотрудников, которые должны улучшить свои производственные показатели. Направляемый в командировку сотрудник должен не менее одного года проработать в своей текущей роли.

Длительные загранкомандировки (ДЗК)

Сотрудники не ниже уровня ХХХ могут направляться в длительные заграничные командировки, при условии, что они отвечают минимальным стандартам эффективности труда согласно результатам последней аттестации (перевыполняют поставленные задачи, имеют стабильные показатели в работе) и не находятся в списке сотрудников, которые должны улучшить свои производственные показатели. Направляемый в командировку сотрудник должен не менее одного года проработать в своей текущей роли.
По каждому типу командировок требуется утверждение затрат и обоснование командировки со стороны структурного подразделения и финансовой службы. Если кандидатура сотрудника, направляемого в командировку, не соответствует каким-либо требованиям, изложенным выше, структурное подразделение должно представить серьезное обоснование необходимости такой командировки. Если у вас есть вопросы, касающиеся исключений из действующих правил, пожалуйста, нужно сначала обратиться за разъяснениями к своему руководителю или в кадровую службу, а не просить их сразу задействовать Службу глобальной мобильности.
Применимость: Отъезд на постоянное место работы

Перемещение внутри страны
Сотрудники компании ХХХ, занимающие должности не ниже уровня ХХХ, имеют право на получение поддержки при перемещении по линии Программы глобальной мобильности, когда речь идет о перемещении внутри одной и той же страны, при условии, что такое перемещение одобрено руководством структурного подразделения и финансовых служб.

Применимость критериев
Для получения поддержки при перемещении внутри страны сотрудники должны пройти тест на соответствие критерию расстояния. Суть этого теста сводится к следующему. Необходимо рассчитать разницу в расстоянии между домом и предыдущем местом работы и, соответственно, между домом и новым местом работы, чтобы определить, превышает ли переезд пороговое значение в 100 км.

Короткие командировки
Льготы при коротких командировках, как правило, включают в себя помощь в организации поездки и проживания (это может быть гостиница или корпоративная квартира). Дополнительные льготы предоставляются в зависимости от требований командировки и подлежат обязательному утверждению руководителями структурных подразделений и финансовых служб.
Длительные командировки
Льготы при длительных командировках соответствуют политике, регламентирующей перемещение на постоянное место работы.
Сотрудники, соответствующие установленным требованиям, имеют право на пакет льгот при перемещении на новое место работы. Пакет льгот определяется руководителями структурных подразделений и финансовых служб и может включать два вида поддержки при перемещении на новое место работы:
•самостоятельный переезд (разовая денежная выплата)
•ассистированный переезд (предоставление услуг по перемещению)
Самостоятельный переезд
Пакет льгот при самостоятельном переезде включает только разовую денежную выплату сотруднику. Никаких услуг по перемещению ему в этом случае не предоставляется: сотрудник сам решает вопросы, связанные с организацией и оплатой переезда на новое место работы. Никаких подтверждающих документов на полученную сумму не требуется. Разовая денежная выплата выплачивается непосредственно сотруднику компании ХХХ наличными, и ее размер зависит от уровня занимаемой им позиции на новом месте работы.

Ассистированный переезд
Пакет льгот при ассистированном переезде включает в себя предоставление сотруднику услуг по перемещению на новое место работы, таких как, например, предоставление временного жилья, перевозку предметов домашнего обихода и оказание помощи с организацией переезда. Эти услуги организуются от имени сотрудника Международной службой перемещения сотрудников и оплачиваются компанией. Исключения из льгот, предоставляемых при перемещении сотрудников, возможны только при соблюдении программы, наличии очень веских обоснований целесообразности переезда и утверждении руководителем структурного подразделения. Все исключения сначала рассматриваются специалистами по вопросам глобальной мобильности, и только потом передаются на рассмотрение руководства структурных подразделений.

Часто задаваемые вопросы
Могу ли я воспользоваться ресурсами Службы глобальной мобильности для личного переезда?
Вы можете связаться с компанией ХХХ и получить расценки на организацию личного переезда.
Кто имеет право на льготы при переезде?
Ваше право на получение льгот при переезде определяется производственной необходимостью и зависит от характера переезда. Если вам сделано официальное предложение о работе, в котором предусматривается пакет льгот в связи с переездом, право на получение льгот в связи с переездом, определяются в политике по вопросам переезда на новое место работы, действующей на момент предложения. Право на получение этих льгот имеете как вы, так и ваша супруга (ваш супруг) или партнер, или ваши дети или дети вашей супруги (вашего супруга) или партнера, если они младше 26 лет или нетрудоспособны (независимо от возраста).
Моя супруга (супруг)/партнер и я являемся сотрудниками компании ХХХ, почему мы не получаем два пакета льгот в связи с переездом?
Пакеты льгот в связи с переездом устанавливаются в расчете на домашнее хозяйство в целом независимо от размеров семьи. Если оба супруга (партнера) работают в одной компании и вместе переезжают на новое место, они могут воспользоваться только одним пакетом льгот в связи с переездом.

Какая фирма занимается перевозкой вещей и переездами сотрудников компании ХХХ? Когда со мной свяжутся?
Для оказания помощи сотрудникам при переезде, компания ХХХ и ее дочерние предприятия пользуется услугами Всемирной службы по вопросам переезда (перемещения) сотрудников компании ХХХ. Первый контакт с вами ваш консультант установит по электронной почте. Пожалуйста, не затягивайте с ответом, чтобы у консультанта было достаточно времени связаться с вами и оценить ваши потребности в помощи при переезде. Если консультант по вопросам переезда не свяжется с вами за 30 дней до начала вашей работы на новом месте, пожалуйста, свяжитесь со Службой глобальной мобильности.

Есть ли какие-либо временные ограничения на использование льгот и услуг в связи с переездом?
Налоговые органы допускают использование услуг в связи с переездом в течение 12 месяцев с момента начала трудовых отношений или эффективной даты внутреннего перевода сотрудника на новое место работы. Продление установленного срока может вызвать личные налоговые обязательства для сотрудника и увеличить налоговые обязательства для компании. Льготы в связи с переездом должны использоваться в течение 12 месяцев с момента начала трудовых отношений или эффективной даты внутреннего перевода сотрудника на новое место работы.

Мне предложили возможность ассистированного переезда, включая транспортировку предметов домашнего обихода. Будет ли компания ХХХ упаковывать и распаковывать мои вещи вместо меня?

Да, но мы рекомендовали бы вам тщательно продумать порядок и последовательность упаковки вещей – это поможет с распаковкой. Кроме того, если у вас хрупкие вещи или особо ценные предметы, мы рекомендуем собрать их вместе в одной комнате. Когда приедет бригада грузчиков, покажите им комнату, где собраны хрупкие и особо ценные предметы и вещи, и попросите грузчиков с особой тщательностью и осторожностью подойти к их упаковке.

Мне предложили возможность ассистированного переезда, включая транспортировку предметов домашнего обихода, но среди них есть предметы, которые, согласно политике по вопросам переезда, не допускаются к перевозке. Что мне делать в этом случае?

Ваш консультант по вопросам переезда компании ХХХ проинформирует вас об услугах, которыми вы можете воспользоваться для перевозки предметов, которые не предусматриваются политикой по вопросам переезда компании ХХХ, оплатив их перевозку за свой счет.

Мне предложили возможность ассистированного переезда, но мне не нужны услуги в связи с переездом в полном объеме. Могу ли я получить наличные вместо ненужных мне льгот по переезду?

Мы не предлагаем наличные вместо неиспользованных льгот по переезду. Если вы предпочитаете самостоятельно заниматься организацией своего переезда, пожалуйста, обсудите со своим консультантом по переезду возможность разовой денежной выплаты вместо ассистированного переезда. Запрос о разовой денежной выплате нужно направлять до оформления заказа на оказание услуг по переезду. После того, как будет запущен процесс оказания услуг по переезду и их оплата, получение разовой денежной выплаты становится невозможной. Пожалуйста, учтите, что разовая денежная выплата выплачивается исключительно при самостоятельной организации переезда и не предусматривает оказание услуг в связи с переездом.

Мне предложили возможность ассистированного переезда (не разовую денежную выплату). Куда нужно предоставить счета на переезд для последующей компенсации?

Пожалуйста, свяжитесь с вашим консультантом по переезду компании ХХХ и обсудите с ним вопрос компенсации понесенных расходов. Все расходы, подлежащие возмещению, подаются через вашего консультанта в компании ХХХ. Если заявление на компенсацию каких-либо расходов подается по внутренним каналам через Отдел оплаты счетов компании ХХХ, поданные на компенсацию счета не принимаются и вам будет предложена подать их через вашего консультанта в компании ХХХ.

Мне предложили возможность ассистированного переезда, но мне нужны услуги по переезду, которые не оказываются согласно действующей политике. С кем мне надо связаться, чтобы обсудить мою ситуацию?

Все вопросы, касающиеся политики по вопросам переезда и возможных исключений, нужно направлять вашему консультанту в компании ХХХ. Ваш консультант посоветует вам, как лучше всего поступить в вашей ситуации.

Являются ли услуги по переезду и денежные выплаты налогооблагаемым доходом? Какие расходы облагаются налогом, а какие нет?

Да. Денежные выплаты в связи с переездом и услуги по переезду являются налогооблагаемым доходом и будут отражены в вашей справке о заработной плате. Компания ХХХ включает многие из оказываемых вам услуг по переезду в расчет вашего дохода, подлежащего налогообложению. Ваш консультант в компании ХХХ сможет разъяснить вам, какие расходы облагаются налогом, а какие нет, и как это касается конкретно вашего переезда. В циклах подачи счетов и выплаты заработной платы есть определенный временной лаг, поэтому неизбежно отставание между датой, на которую были оказаны услуги или выплачены денежные средства, и датой, на которую эти позиции были отражены в вашей справке о заработной плате.

Кто оплачивает расходы по переезду?

Расходы по переезду оплачивает центр учета затрат менеджера, которые нанимает сотрудника на работу.

Когда счета на расходы в связи с переездом выставляются центру учета затрат менеджера, который нанимает сотрудника на работу?

Счета на расходы в связи с переездом выставляются центру учета затрат менеджера, который нанимает сотрудника на работу. Эти счета выставляются, как только расходы были произведены. Счета на некоторые расходы выставляются авансом и подлежат незамедлительной оплате; в других случаях счета выставляются задним числом и принимаются к оплате центром учета затрат по их получению. Расходы в связи с переездом могут распределяться на период от нескольких месяцев до одного года и более.

С кем я должен связаться, чтобы высказать свое мнение о работе с Всемирной службой по вопросам переезда (перемещения) сотрудников компании ХХХ и льготам, которые мне предложили по Программе глобальной мобильности компании ХХХ?

Вы можете связаться со специалистами команды Службы глобальной мобильности по каналам отдела жалоб. Примите к сведению, что мы тесно сотрудничаем с компанией ХХХ и имеем несколько представителей ХХХ на местах, которые помогают нам с нашей программой. Выше мнение будет направлено в Службу глобальной мобильности компании в установленном порядке.

Контакты Службы глобальной мобильности

Раздел Содержание 13. Наиболее эффективный способ связаться со Службой глобальной мобильности – через электронную службу работы с обращениями и жалобами сотрудников. Обращение в Службу глобальной мобильности по этому каналу гарантирует, что ваш запрос обязательно попадет к специалисту, который обладает всей необходимой квалификацией и сможет ответить на ваш запрос. Мы реагируем на большинство запросов в течение несколько часов, но при этом просим вас уважать наше соглашение на оказание услуг, согласно которому ответ на получаемые нами запросы дается в течение двух рабочих дней.