1.Основные положения

 1.1.Настоящая процедура устанавливает общие принципы и правила разработки (оптимизации), внедрения и управления организационной структурой в гипермаркете “Ххх” (далее: “гипермаркет”). Начальными условиями оптимизации оргструктуры гипермаркета предполагается, что оргструктура “как есть” в гипермаркете уже описана в электронной бизнес-модели и существующих положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Настоящая процедура устанавливает порядок и правила оптимизации и разработки оргструктуры “как должно быть”.

1.2.Под организационной структурой (оргструктурой) понимается – система внутренних организационно-правовых документов гипермаркета, детально фиксирующая информацию о том, кто и что делает в организации. Организационная структура в гипермаркете документируется в форме:

·   бизнес-модели гипермаркета (в электронной форме на основе компьютерной программы “БИГ-мини”),

·   положения об организационной структуре гипермаркета “Ххх”

·   положений о структурных подразделениях гипермаркета

·   должностных инструкциях

·   штатных расписаниях

1.3.Бизнес-модель – организационно-функциональная модель (в электронном виде), закрепляющая за структурными звеньями гипермаркета ответственность за представление на рынке товаров и услуг, выполнение соответствующих функций управления и обеспечения. Построение бизнес-модели является обязательным начальным условием для дальнейших работ по разработке оргструктуры. На основе бизнес-модели разрабатывается “Положение об организационной структуре гипермаркета”.

1.4.Положение об организационной структуре гипермаркета – (далее «Положение об оргструктуре») – внутренний правовой документ, фиксирующий продукты и услуги организации; функции, выполняемые в организации; организационные звенья, реализующие функции; распределение функций по звеньям. Положение об оргструктуре гипермаркета “Ххх” является основой для разработки положений о структурных подразделениях гипермаркета.

1.5.Положение о структурном подразделении – (далее «Положение о структурном подразделении») – внутренний правовой документ, определяющий цели, функции и организацию работы структурного подразделения, является документом, регламентирующим все виды деятельности структурного подразделения. Положение о структурном подразделении определяет статус данного подразделения, его место и роль в системе управления гипермаркетом, внутреннюю организацию и является базовым документом для распределения функций и работ между сотрудниками, установления их персональных должностных обязанностей, разработки должностных инструкций, составления штатного расписания.

1.6.Должностная инструкция – внутренний правовой документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений  на своих непосредственных подчиненных. Качественно подготовленный комплект должностных инструкций перекрывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ.

1.7.Штатное расписание – внутренний правовой документ, определяющий структуру, численность и должностной состав работников конкретной организации (юридического лица) с указанием должностных окладов.

1.8.Правила описания бизнес-модели гипермаркета изложены в справочных материалах к компьютерной программе “БИГ-мини”, правила документирования технологических процессов изложены в “Методических рекомендациях по разработке положения о подразделении” и “Методических рекомендациях по разработке должностных инструкций”. Список документов, описывающих оргструктуру гипермаркета “Ххх” приведен в “Перечне внутренних нормативных документов гипермаркета “Ххх” по организационной структуре” (Приложение №2).

1.9.Для осуществления работ по оптимизации оргструктуры гипермаркета приказом руководителя гипермаркета (“Проект приказа по разработке и внедрению организационной структуры” Приложение №1) назначается ответственный по оптимизации оргструктуры, создается группа, утверждается график работ.

1.10.Оргструктура гипермаркета (структурного подразделения) считается созданной после разработки и утверждения документов, описывающих оргструктуру и внедренной после ознакомления с ней под роспись сотрудников.

1. Технологический процесс

Руководитель гипермаркета

2.1.Инициирует в соответствии со стратегическими целями и планами, разработку (оптимизацию) организационной структуры гипермаркета. Оптимизация оргструктуры  может происходить комплексно (разработка оргструктуры гипермаркета в целом) или локально (оптимизация оргструктуры отдельных структурных подразделений или перераспределение функций по отдельным организационным звеньям) в связи с реструктуризацией, изменением статуса подразделений, должностей и др. причинам.

2.2.Дает распоряжение заместителю директора по развитию о создании рабочей группы, подготовке графика разработки оргструктуры и “Проекта приказа по разработке и внедрению организационной структуры”(Приложение №1).

Заместитель директора по развитию
2.3.Разрабатывает график проведения работ по оптимизации оргструктуры, вносит предложение о составе группы и готовит проект приказа. Согласовывает вышеперечисленные документы с руководителем гипермаркета и передает их на утверждение.

Руководитель гипермаркета
2.4.После разработки данных документов, при необходимости вносит в них свои корректировки и утверждает их.

2.5.Утверждает: состав рабочей группы, графика разработки оргструктуры и “Приказ по разработке и внедрению организационной структуры”.

Заместитель директора по развитию
2.6.Собирает оперативное совещание с членами рабочей группы по разработке оргструктуры, на котором доводит до сведения членов группы об основных задачах и роли каждого члена группы в разработке и внедрении оргструктуры. Назначает ответственных за разработку и внедрение конкретных документов.

2.7.Проводит первоначальное обучение членов группы методикам разработки “Положения о структурном подразделении”, “Должностных инструкций”.

2.8.Передает сотруднику, ответственному за контроль выполнения мероприятий (офис-менеджеру) “Приказ с графиком разработки и внедрения оргструктуры для включения его в общий график контроля мероприятий гипермаркета.

2.1. Разработка документов по оргструктуре

Ответственный за разработку
2.1.1.Уточняет у руководителя гипермаркета видение новой оргструктуры.
2.1.2.Собирает информацию по оргструктуре “как есть”, для этого:

·   Изучает всю существующую документацию, имеющуюся в гипермаркете по данному вопросу.

·   Проводит интервьюирование носителей информации.

2.1.3.Собирает информацию об оптимальной оргструктуре из разных источников:

·   Предложения заинтересованных сотрудников гипермаркета

·   Опыт других организаций.

·   Литература и нормативные материалы по теме

2.1.4.В сроки, предусмотренные графиком разрабатывает и оформляет проект новой оргструктуры

2.1.5.Передает копии проекта нового техпроцесса членам группы для согласования.

Члены рабочей группы
2.1.6.В течение 2 дней с момента получения проекта новой оргструктуры: изучают и обсуждают его с сотрудниками своих подразделений.

2.1.7.Вносят свои предложения и дополнения в проект.

Ответственный за разработку
2.1.8.Оформляет на основании замечаний и предложений рабочий вариант нового документа.

2.1.9.Согласовывает рабочий вариант со всеми членами группы.

2.1.10.При необходимости снова вносит последние изменения и дополнения в техпроцесс.

2.1.11.Согласование проходит в течение 2 дней.

2.1.12.Передает согласованный документ на утверждение руководителю гипермаркета (через офис-менеджера)

Члены рабочей группы
2.1.13.По истечении 2 дней окончательный вариант техпроцесса должен быть согласован всеми членами группы.

Ответственный за разработку
2.1.14.Передает офис-менеджеру электронную версию нового технологического процесса офис-менеджеру

Офис-менеджер
2.1.15.Проводит нормоконтроль нового документа (проверка орфографии, пунктуации, стилистики, стандартов оформления)

2.1.16.Передает проект документа на утверждение руководителю гипермаркета

2.1.17.При необходимости вносит последние изменения и дополнения в проект на основании указаний руководителя гипермаркета

Руководитель гипермаркета
2.1.18.Утверждает окончательный вариант нового документа.

Заместитель директора по развитию
2.1.19.В связи с изменением оргструктуры в течение 2 дней после утверждения новых документов, вносит изменения в электронную бизнес-модель гипермаркета.

Офис-менеджер
2.1.20.Проводит ознакомление с утвержденным документом со всеми сотрудниками, указанными в нем.

2.1.21.Распечатывает необходимое количество копий документа и передает их под роспись руководителям подразделений

2.1.22.Проводит архивирование документов по оргструктуре, в т.ч.:

2.1.22.1.Подлинник документа (утвержденный, согласованный, с листом ознакомления) размещает в соответствующей папке для документов по оргструктуре. Папки с документами по оргструктуре должны соответствовать по названиям   “Перечню внутренних нормативных документов гипермаркета “Ххх” по организационной структуре”. За сохранность подлинников документов по оргструктуре, их несанкционированное копирование и разглашение информации, содержащейся в данных документах посторонним лицам,   офис-менеджер несет персональную ответственность. Подлинники документов по оргструктуре могут выдаваться сотрудникам гипермаркета на руки, при этом во вложенном в папку листе фиксируется”:

·   Ф.И.О. сотрудника,

·   дата выдачи документа,

·    подпись сотрудника в получении документа,

·   дата возврата документа,

·   подпись офис-менеджера о возврате документа.

2.1.22.2.Размещает электронную версию документа в специальной защищенной от копирования папке по оргструктуре на сетевом диске гипермаркета. Названия папок должны соответствовать “Перечню внутренних нормативных документов гипермаркета “Ххх” по организационной структуре”. Офис-менеджер несет персональную ответственность за несанкционированное копирование данных файлов и их порчу (кроме случаев, когда это произошло из-за сбоев в компьютерной системе гипермаркета).

Руководители подразделений
2.1.23.Размещают копии документов (положения о структурных подразделениях и должностные инструкции)  в соответствующей папке для документов, хранящейся в подразделении.

2.1.24.За сохранность данных документов, их несанкционированное копирование и разглашение информации, содержащейся в них посторонним лицам,   руководитель подразделения несет персональную ответственность.

2.1.25.Копии документов по оргструктуре могут выдаваться сотрудникам подразделения на руки, при этом во вложенном в папку листе фиксируется:

·   Ф.И.О. сотрудника, дата выдачи документа,

·    подпись сотрудника в получении документа,

·    дата возврата документа,

·    подпись руководителя о возврате документа.

2.2. Внедрение новой оргструктуры

Руководители подразделений
2.2.1.После утверждения новых документов и выдачи копий, доводит до сведения сотрудников подразделения новые цели, задачи, функции (перераспределение функций) и др. изменения оргструктуры. Подробно разъясняет  сотрудникам информацию, изложенную в новых положения и инструкциях и отвечает на возникшие вопросы.

2.2.2.После беседы сотрудники должны ознакомиться под роспись с новой инструкцией.

Сотрудники
2.2.3.После ознакомления с новыми  документами, обязаны выполнять свои функции в строгом соответствии с новыми инструкциями.

2.2.4.Невыполнение или неточное выполнение сотрудниками своих функциональных обязанностей считается нарушением трудовой и производственной дисциплины.

2.3. Управление организационной структурой

Руководители подразделений
2.3.1.Ежедневно контролируют выполнение сотрудниками структурного подразделения своих функциональных обязанностей, в соответствии с утвержденными документами по оргструктуре.
2.3.2.Проводят проверку знания сотрудниками своих функциональных обязанностей в ходе проведения плановых аттестаций в соответствии с “Процедурой проведения плановых аттестаций в гипермаркете “Ххх”, результаты которой служат основанием для определения профессиональной пригодности сотрудников, их перемещений и увольнений.

2.3.3.Знакомят всех вновь принятых на работу сотрудников с “Положением о структурном подразделении и должностной инструкцией” под роспись.

Приложение №2 к ПР-УПР-СТР-2.1.1.

Перечень внутренних нормативных документов гипермаркета “Ххх” по организационной структуре

№ п.п.
Код документа
Подразделение
Наименование документа

ГП
гипермаркет «Ххх»

1.
ПЛ-СТР-ГП-1
гипермаркет «Ххх»
«Положение об организационной структуре гипермаркета «Ххх»
1.1.
РК
Ревизионная комиссия

1.1.1.
ПЛ-СТР-РК-1.1.1
Ревизионная комиссия
«Положение о ревизионной комиссии гипермаркета «Ххх»
1.1.2.
ДИ-СТР-РК-1.1.2
Ревизионная комиссия
«Должностная инструкция ревизора
1.2.
ОПП
Отдел предотвращения потерь

1.2.1.
ПЛ-СТР-ОПП-1.2.1
Отдел предотвращения потерь
«Положение об отделе предотвращения потерь (ОПП)»
1.2.2.
ДИ-СТР-ОПП-1.2.2
Отдел предотвращения потерь
«Должностная инструкция начальника ОПП
1.2.3.
ДИ-СТР-ОПП-1.2.3
Отдел предотвращения потерь
«Должностная инструкция сотрудника ОПП
1.3.
АДМ
Администрация

1.3.1.
ДИ-СТР-АДМ-1.3.1
Администрация
«Должностная инструкция директора гипермаркета «Ххх»
1.3.2.
ДИ-СТР-АДМ-1.3.2
Администрация
«Должностная инструкция офис-менеджера»
1.3.3.
ДИ-СТР-АДМ-1.3.3
Администрация
«Должностная инструкция юрисконсульта»
1.3.4.
ДИ-СТР-АДМ-1.3.4
Администрация
«Должностная инструкция менеджера по кадрам»
1.3.5.
ДИ-СТР-АДМ-1.3.5
Администрация
«Должностная инструкция инспектора по кадрам»
1.3.6.
ДИ-СТР-АДМ-1.3.6
Администрация
«Должностная инструкция заместителя директора по развитию»
1.3.7.
ДИ-СТР-АДМ-1.3.7
Администрация
«Должностная инструкция коммерческого директора»
1.4.
СП
Собственное производство

1.4.1.
ПЛ-СТР-СП-1.4.1
Собственное производство
«Положение о собственном производстве гипермаркета «Ххх»
1.4.2.
ДИ-СТР-СП-1.4.2
Собственное производство
«Должностная инструкция заведующего собственным производством гипермаркета «Ххх»
1.4.3.
ПЛ-СТР-СП-1.4.3
Собственное производство
«Положение о кондитерском цехе»
1.4.4.
ДИ-СТР-СП-1.4.4
Собственное производство
«Должностная инструкция заместителя заведующего по кондитерскому цеху»
1.4.5.
ДИ-СТР-СП-1.4.5
Собственное производство
«Должностная инструкция кондитера»
1.4.6.
ДИ-СТР-СП-1.4.6
Собственное производство
«Должностная инструкция повара»
1.4.7.
ДИ-СТР-СП-1.4.7
Собственное производство
«Должностная инструкция кухонного рабочего»
1.4.8.
ДИ-СТР-СП-1.4.8
Собственное производство
«Должностная инструкция пельменицы»
1.4.9.
ДИ-СТР-СП-1.4.9
Собственное производство
«Должностная инструкция разнорабочего»
1.4.10.
ПЛ-СТР-СП-1.4.10
Собственное производство
«Положение о столовой»
1.4.11.
ДИ-СТР-СП-1.4.11
Собственное производство
«Должностная инструкция заместителя заведующего по столовой»
1.4.12.
ДИ-СТР-СП-1.4.12
Собственное производство
«Должностная инструкция повара»
1.4.13.
ДИ-СТР-СП-1.4.13
Собственное производство
«Должностная инструкция кухонного рабочего»
1.4.14.
ДИ-СТР-СП-1.4.14
Собственное производство
«Должностная инструкция обвальщика»
1.4.15.
ДИ-СТР-СП-1.4.15
Собственное производство
«Должностная инструкция кассира»
1.4.16.
ДИ-СТР-СП-1.4.16
Собственное производство
«Должностная инструкция калькулятора»
1.5.
ТЗ
Торговый зал

1.5.1.
ПЛ-СТР-ТЗ-1.5.1
Торговый зал
«Положение о торговом зале гипермаркета «Ххх»
1.5.2.
ДИ-СТР-ТЗ-1.5.2
Торговый зал
«Должностная инструкция управляющего торговым залом»
1.5.3.
ДИ-СТР-ТЗ-1.5.3
Торговый зал
«Должностная инструкция администратора торгового зала»
1.5.4.
ДИ-СТР-ТЗ-1.5.4
Торговый зал
«Должностная инструкция заместителя администратора торгового зала»
1.5.5.
ДИ-СТР-ТЗ-1.5.5
Торговый зал
«Должностная инструкция старшего продавца-консультанта»
1.5.6.
ДИ-СТР-ТЗ-1.5.6
Торговый зал
«Должностная инструкция продавца-консультанта»
1.5.7.
ДИ-СТР-ТЗ-1.5.7
Торговый зал
«Должностная инструкция старшего контролера-кассира»
1.5.8.
ДИ-СТР-ТЗ-1.5.8
Торговый зал
«Должностная инструкция контролера-кассира»
1.5.9.
ДИ-СТР-ТЗ-1.5.9
Торговый зал
«Должностная инструкция помощника продавца»
1.5.10.
ДИ-СТР-ТЗ-1.5.10
Торговый зал
«Должностная инструкция упаковщика»
1.5.11.
ДИ-СТР-ТЗ-1.5.11
Торговый зал
«Должностная инструкция ихтиолога»
1.5.12.
ДИ-СТР-ТЗ-1.5.12
Торговый зал
«Должностная инструкция приемщика сумок»
1.5.13.
ДИ-СТР-ТЗ-1.5.13
Торговый зал
«Должностная инструкция грузчика»
1.6.
ТО
Торговый отдел

1.6.1.
ПЛ-СТР-ТО-1.6.1
Торговый отдел
«Положение о торговом отделе гипермаркета «Ххх»
1.6.2.
ДИ-СТР-ТО-1.6.2
Торговый отдел
«Должностная инструкция начальника торгового отдела»
1.6.3.
ДИ-СТР-ТО-1.6.3
Торговый отдел
«Должностная инструкция менеджера торгового отдела»
1.7.
СК
Склад (отдел самообслуживания)

1.7.1.
ПЛ-СТР-СК-1.7.1
Склад (отдел самообслуживания)
«Положение об отделе самообслуживания (складе) гипермаркета «Ххх»
1.7.2.
ДИ-СТР-СК-1.7.2
Склад (отдел самообслуживания)
«Должностная инструкция заведующего отделом самообслуживания (зав. складом) гипермаркета «Ххх»
1.7.3.
ДИ-СТР-СК-1.7.3
Склад (отдел самообслуживания)
«Должностная инструкция заместителя заведующего отделом самообслуживания (кладовщика) гипермаркета «Ххх»
1.7.4.
ДИ-СТР-СК-1.7.4
Склад (отдел самообслуживания)
«Должностная инструкция старшего оператора ПК»
1.7.5.
ДИ-СТР-СК-1.7.5
Склад (отдел самообслуживания)
«Должностная инструкция оператора ПК»
1.7.6.
ДИ-СТР-СК-1.7.6
Склад (отдел самообслуживания)
«Должностная инструкция фасовщика»
1.7.7.
ДИ-СТР-СК-1.7.7
Склад (отдел самообслуживания)
«Должностная инструкция бригадира грузчиков»
1.7.8.
ДИ-СТР-СК-1.7.8
Склад (отдел самообслуживания)
«Должностная инструкция грузчика»
1.8.
СВК
Служба внутреннего контроля (СВК)

1.8.1.
ПЛ-СТР-СВК-1.8.1
Служба внутреннего контроля (СВК)
«Положение о службе внутреннего контроля (СВК) гипермаркета «Ххх»
1.8.2.
ДИ-СТР-СВК-1.8.2
Служба внутреннего контроля (СВК)
«Должностная инструкция начальника СВК»
1.8.3.
ДИ-СТР-СВК-1.8.3
Служба внутреннего контроля (СВК)
«Должностная инструкция старшего контролера СВК»
1.8.4.
ДИ-СТР-СВК-1.8.4
Служба внутреннего контроля (СВК)
«Должностная инструкция контролера СВК»
1.8.5.
ДИ-СТР-СВК-1.8.5
Служба внутреннего контроля (СВК)
«Должностная инструкция постового милиционера»
1.9.
БУХ
Бухгалтерия

1.9.1.
ПЛ-СТР-БУХ-1.9.1
Бухгалтерия
«Положение о бухгалтерии  гипермаркета «Ххх»
1.9.2.
ДИ-СТР-БУХ-1.9.2
Бухгалтерия
«Должностная инструкция главного бухгалтера»
1.9.3.
ДИ-СТР-БУХ-1.9.3
Бухгалтерия
«Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера»
1.9.4.
ДИ-СТР-БУХ-1.9.4
Бухгалтерия
«Должностная инструкция бухгалтера по учету товаров с/о и производства»
1.9.5.
ДИ-СТР-БУХ-1.9.5
Бухгалтерия
«Должностная инструкция бухгалтера по заработной плате»
1.9.6.
ДИ-СТР-БУХ-1.9.6
Бухгалтерия
«Должностная инструкция бухгалтера по расчетам»
1.9.7.
ДИ-СТР-БУХ-1.9.7
Бухгалтерия
«Должностная инструкция бухгалтера по отчетам и подотчетам»
1.10.
ГК
Главная касса

1.10.1.
ПЛ-СТР-БУХ-1.10.1.
Главная касса
«Положение о главной кассе  гипермаркета «Ххх»
1.10.2.
ДИ-СТР-БУХ-1.10.2.
Главная касса
«Должностная инструкция кассира главной кассы»

1.11.
ДИ-СТР-ЭКО-1.11.
экономист-аналитик
«Должностная инструкция экономиста-аналитика»
1.12.
ИНЖ
Служба инженерного обеспечения

1.12.1.
ПЛ-СТР-ИНЖ-1.12.1
Служба инженерного обеспечения
«Положение службе инженерного обеспечения  гипермаркета «Ххх»
1.12.2.
ДИ-СТР-ИНЖ-1.12.2
Служба инженерного обеспечения
«Должностная инструкция главного инженера»
1.12.3.
ДИ-СТР-ИНЖ-1.12.3
Служба инженерного обеспечения
«Должностная инструкция заместителя главного инженера»
1.12.4.
ДИ-СТР-ИНЖ-1.12.4
Служба инженерного обеспечения
«Должностная инструкция экспедитора»
1.12.5.
ДИ-СТР-ИНЖ-1.12.5
Служба инженерного обеспечения
«Должностная инструкция электромеханика по ремонту холодильного оборудования»
1.12.6.
ДИ-СТР-ИНЖ-1.12.6
Служба инженерного обеспечения
«Должностная инструкция слесаря-сантехника»
1.12.7.
ДИ-СТР-ИНЖ-1.12.7
Служба инженерного обеспечения
«Должностная инструкция слесаря КиП»
1.12.8.
ДИ-СТР-ИНЖ-1.12.8
Служба инженерного обеспечения
«Должностная инструкция электрика»
1.12.9.
ДИ-СТР-ИНЖ-1.12.9
Служба инженерного обеспечения
«Должностная инструкция отделочника»
1.12.10.
ДИ-СТР-ИНЖ-1.12.10
Служба инженерного обеспечения
«Должностная инструкция плотника»
1.13.
ХОЗ
Хозяйственная служба

1.13.1.
ПЛ-СТР-ХОЗ-1.13.1
Хозяйственная служба
«Положение о хозяйственной службе  гипермаркета «Ххх»
1.13.2.
ДИ-СТР-ХОЗ-1.13.2
Хозяйственная служба
«Должностная инструкция заведующего хозяйственной службой»
1.13.3.
ДИ-СТР-ХОЗ-1.13.3
Хозяйственная служба
«Должностная инструкция подсобного рабочего по таре»
1.13.4.
ДИ-СТР-ХОЗ-1.13.4
Хозяйственная служба
«Должностная инструкция машиниста по механической стирке белья»
1.13.5.
ДИ-СТР-ХОЗ-1.13.5
Хозяйственная служба
«Должностная инструкция уборщицы»
1.14.
ИНФ
Отдел информатизации и аналитики (ОИА)

1.14.1.
ПЛ-СТР-ИНФ-1.13.1
Отдел информатизации и аналитики (ОИА)
«Положение об отделе информатизации и аналитики (ОИА)  гипермаркета «Ххх»
1.14.2.
ДИ-СТР-ИНФ-1.13.2
Отдел информатизации и аналитики (ОИА)
«Должностная инструкция начальника ОИА»
1.14.3.
ДИ-СТР-ИНФ-1.13.3
Отдел информатизации и аналитики (ОИА)
«Должностная инструкция заместителя начальника ОИА»
1.14.4.
ДИ-СТР-ИНФ-1.13.4
Отдел информатизации и аналитики (ОИА)
«Должностная инструкция старшего инженера ОИА»
1.14.5.
ДИ-СТР-ИНФ-1.13.5
Отдел информатизации и аналитики (ОИА)
«Должностная инструкция инженера ОИА»
1.14.6.
ДИ-СТР-ИНФ-1.13.6
Отдел информатизации и аналитики (ОИА)
«Должностная инструкция программиста ОИА»