Все больше и больше компаний переходят на организацию офисного пространства по принципу открытой планировки (Openspace). Меня заинтересовал вопрос, а что это значит для сотрудников. Вот был у тебя отдельный офис — пусть маленькая, но своя конурка, а потом продвинутые менеджеры пришли, западных новшеств принесли, и ты уже сидишь в огромном зале, дай Бог, защищённый тонкой перегородкой от соседа, с ощущением, что весь офис живет как на вокзале.
С одной стороны, шум для многих людей становится помехой для эффективной умственной деятельности. Совсем недавно организация Plantronics провела собственное исследование на тему влияния шума на продуктивность работников, в ходе которого выяснилось, что сотрудники, работающие в офисе типа опенспейс (Openspace), тратят на 27% больше усилий, чтобы сохранять концентрацию во время рабочей деятельности. Многие респонденты жаловались, что внешний шум их отвлекает и раздражает, что само собой не лучшим способом сказывается на рабочей мотивации и результатах труда.
С другой стороны, специалисты в области коммуникации и организационной эффективности в один голос утверждают, что работа в офисе, организованном по принципу открытого пространства, несет в себе значительные преимущества. Такая форма организации офисного пространства помогает улучшить эффективность внутренних коммуникаций, облегчает общение сотрудников между собой, способствует более быстрому обмену информацией и увеличивает степень сотрудничества и сотворчества.
Так как же нам найти золотую середину в данном вопросе? И как научиться эффективно работать в офисе с открытой планировкой?
Как эффективно работать в офисе с открытой планировкой
Правило первое: Подготовка
Если ваша компания решила перейти на работу по принципу openspace, это не просто мероприятие по перестановке мебели и выселения начальников из их любимых кабинетов. За этим стоят серьезные изменения в организации труда. Сотрудники отдела персонала должны подготовить сотрудников и руководителей к работе в новых условиях и совместно разработать правила “мирного сосуществования”. Что можно оставлять на своем рабочем столе, как вести себя, если у тебя непрерывно звонит телефон, что делать, если шум мешает, а коллега раздражает — все эти вопросы требует ответа и выработки новых норм поведения и корпоративной этики. В противном случае сотрудники будут сначала жаловаться и слезно просить менеджеров в виде исключения предоставить им офис, обижаться на своих более разговорчивых и громогласных коллег, а потом начнут использовать переговорные комнаты для возможности уединения и концентрации. В моей практики был случай, когда один из руководителей среднего звена в знак протеста просто на год зарезервировал себе переговорную комнату и демонстративно переоборудовали ее в свой кабинет.
Правило второе: Уставшим или голодным в openspace делать нечего
Известный факт — из-за чувства голода или усталости людям трудно концентрироваться. А шум вокруг будут только добавлять стресса.
Между работоспособностью и голодом или усталостью есть прямая взаимосвязь – не насыщая организм должным количеством еды, или не давая организму отдохнуть, вы почувствуете недостаток энергии, поскольку все силы мозга будут уходить на поддержание вас в более или менее бодром виде. В таком состоянии вам не поможет даже чашка кофе, так как ее эффект является краткосрочным, и буквально через 20 минут вы снова будете отвлекаться на шум.
Как вариант решения проблемы, в офисе отрытого типа настоятельно рекомендуется поставить автоматы с перекусом и отвести специальную комнату для перерыва на чай и еду, даже если в вашем здании уже есть точки общепита.
Правило третье: Заглушите внешние звуки своим собственным шумом
Если вы в состоянии выполнять работу и слушать музыку одновременно, то это является прекрасной возможностью для перекрытия шумов внешней среды. Выбор музыкального фона — дело личного вкуса, самое главное: не забывать надевать наушники и уважать желания своих коллег поработать в тишине. В принципе, наушник могут быть неплохим способом звукоподавления и отрешения от всех раздражающих факторов окружающей среды.
Правило четвертое : Смена обстановки
Как только выдаётся возможность, постарайтесь разнообразить свою рабочую обстановку. Нужно сконцентрироваться на чем-то, закройтесь в комнате для переговоров или выйдите с ноутбуком и покреативте где-нибудь в сквере по близости от офиса. В большинстве компаний, которые с успехом променяют openspace, как минимум 15% общей офисной площади отведено под комнаты отдыха и альтернативные рабочие пространства (офисы -коконы, хот-дески, мобильные рабочие места, офис-кофе). Все это дает возможность сотрудникам с различными психотипами подыскать для себя наиболее удобное место для концентрации.
Правило пятое: Включите фантазию
Хорошим решением проблемы концентрации будет использование визуализации для подкрепления мыслей. Размышляя над каким-либо заданием, постарайтесь к процессу обдумывания привлечь визуальные образы. Таким образом, вы максимально переключитесь на нужную деятельность, что отвлечет вас от шумов внешнего мира. Вы когда-нибудь задумывались почему в офисах Microsoft, Google, Pixar, Amazon так много интерактивных досок и стен, на которых пиши — не хочу? Все ради того, чтобы активизировать фантазию и помочь сотрудникам сосредоточиться.
Офисное пространство открытого типа может быть очень комфортным и уютным местом работы для всех сотрудников компании, если подойти к его организации с умом и желанием принимать во внимание не только новомодные тренды, но и желания и нужды сотрудников всех уровней и должностей. В конечном итоге, как сотрудники, так и работодатели кровно заинтересованы, чтобы на работу хотелось идти.
Автор: HR-практик
При полном или частичном использовании материалов ссылка на сайт HRhelpline.ru обязательна
Полезные материалы на тему оценки организационной эффективности
