Как работать в on- line мире с on-line сотрудниками

В этой статье предлагаются 7 простых полезных советов, как повысить эффективность виртуальных совещаний.

Для большинства из нас виртуальные совещания давно уже стали реальностью деловой жизни. Мы просто набираем телефонный номер, чтобы участвовать в телеконференциях, выходим в сеть, чтобы подключиться к совещаниям по интернету и участвовать в видеоконференциях.  И эта тенденция нарастает по всему миру.

Центральное место в виртуальной работе принадлежит виртуальным совещаниям. Как сердце, которое, перегоняя кровь по жилам, поддерживает нашу жизнь, так и виртуальные совещания способствуют выполнению виртуальной работы. При этом проведение виртуальных совещаний создает особые трудности. Вы когда-нибудь пытались выбрать время для проведения виртуальных совещаний, участники которых находятся на западном и восточном побережье США, в Европе и в Азии? Какое бы время вы ни выбирали для виртуального совещания, кто-нибудь обязательно должен будет пожертвовать ночным сном! Кроме того, у вас не будет таких преимуществ общения лицом к лицу, как возможность прочтения невербальных символов и сигналов или неформального общения во время перерывов.

Может быть, именно поэтому большинство менеджеров, лидеров и простых членов команды считают, что виртуальные совещания никогда не будут столь же продуктивными, как встречи лицом к лицу. Многие участники виртуальных совещаний тайком читают свою электронную почту и покидают встречи с  чувством неудовлетворенности.

Семь советов, как сделать виртуальные совещания по-настоящему эффективными

Возможно, что трудности, связанные с проведением виртуальных совещаний, могут в действительности оказаться неплохим стимулом организовывать их таким образом, чтобы они были по-настоящему эффективными и удовлетворяли запросы участников, намного превосходя по этим показателям большинство очных совещаний.

1. Создайте равные условия для всех — если хоть один человек участвует в совещании виртуально, то и все остальные должны участвовать в нем в виртуальном режиме.
2. Используйте последние достижения техники – забудьте о видеокамерах и инвестируйте в технологии проведения синхронных виртуальных совещаний и подготовку технографистов.
3. Определите, какие вопросы лучше решать в формате виртуальных совещаний, а какие нет – распрощайтесь с отчетами о состоянии дел на виртуальных совещаниях!
4. Обеспечьте участие – подготовьте виртуальный стол для совещаний и опросите абонентов, кто планирует участвовать.
5. Планируйте время в процессе совещаний для налаживания отношений между участниками – планируйте время для обсуждения вопросов, которые напрямую не связаны с работой.
6. Эффективно используйте технологии, чтобы придать импульс работе еще до начала совещания и поддерживать динамику рабочего процесса после.
7. Периодически встречайтесь лицом к лицу.

Совет 1: Создайте равные условия для всех 

Если с кем-то нельзя встретиться лично, то, может быть, нужно собрать как можно больше людей, а остальных пригласить поучаствовать в режиме телеконференции? Так ведь? Как бы ни так! Вот как мой знакомый описывает одно из наихудших виртуальных совещаний из всех, в которых он участвовал. «Большинство из участников встречи общались лицом к лицу, но некоторые из нас — в формате телеконференции. Те, кто присутствовал на встречи лично, имели на руках распечатки материалов к повестке дня, которых у нас не было, и могли пользоваться лекционной доской, а мы ее и видеть не могли. По сути дела, что те, кто участвовал во встрече в формате телеконференции, чувствовали себя людьми второго сорта». Если хоть один человек участвует в совещании виртуально, то и все остальные должны участвовать в нем в виртуальном режиме. Это единственная возможность привлечь всех нужных вам людей, формируя у них чувство сопричастности к общему делу. Все должны иметь одинаковый доступ к аудиовизуальным средствам (например, все должны подключаться к телеконференции из офисов, которые имеют выход в единое интерактивное пространство). В противном случае, участники, которые общаются по телефону, а не в очном формате, быстро почувствуют себя изолированными от общения.

Совет 2: Используйте последние достижения техники

Новейшие достижения в области технологий проведения веб-конференций привели к тому, что теперь мы, как ни когда, можем без лишних затрат обмениваться графической информацией в реальном времени. Это существенно повышает эффективность виртуальных совещаний, на которых теперь можно сосредоточить  визуальное внимание участников на едином для всех объекте. С помощью программного обеспечения для веб-конференций  можно обмениваться презентациями, провести мозговой штурм у виртуальной лекционной доски или совместно использовать различные приложения.

Но и в этом случае большинство групп все же упускают главную возможность и не используют технологии, позволяющие совместно использовать приложения, в результате чего прогресс на совещаниях становится заметным, так как сбор и обмен информации на совещаниях идет в режиме онлайн. Когда ход дискуссии и обмен информации о решениях и мероприятиях протекают на глазах, все участники видят и слышат все, что происходит на совещании. Такая организация работы позволяет участникам, для которых рабочий язык совещания не является родным, не только читать подготовленные материалы, но и слушать, что говорят коллеги. Все это участникам согласовать единую позицию, так как обсуждение носит наглядный характер, а различия во мнениях сразу бросаются в глаза. Поэтому их можно вычленить и решить достаточно быстро.

Есть один простой способ добиться этого: откройте программу Microsoft Word, наладьте совместную работу в ней с другими участниками и начинайте вести записи по ходу совещания. Однако нужно заранее договориться, что кто-нибудь из участников совещания будет фиксировать информацию и вести записи. Для выполнения этой задачи на виртуальных совещаниях нужна новая роль — роль «технографиста». Не пугайтесь, если у вас нет специально обученного технографиста. Пусть члены вашей группы по очереди начнут выполнять эту роль на совещаниях, и сов временем каждый будет знать, что делать.

А как насчет видеоконференций или использования индивидуальных видеокамер? Видео прекрасно подходит для трансляции выступлений, но, вопреки обещаниям, не ‘добавляет индивидуальности и не помогает уловить все нюансы обсуждений в процессе виртуальных совещаний.

Совет 3: Определите, какие вопросы лучше решать в формате виртуальных совещаний, а какие нет

При проведении виртуальных совещаний время — бесценно. Поэтому, то, что вы не делаете в процессе таких совещаний не менее важно, чем то, что вы делаете. Спросите себя, что какие вопросы наиболее эффективно решаются в режиме реального времени, а какие асинхронно, вне рамок совещания? Если вы хоть раз пытались добиться принятия решения по электронной почте, то прекрасно знаете, что очень часто выше, когда они принимаются в режиме реального времени. Также такие церемонии, как празднования и признание трудовых успехов, оказывают на группу, если они проводятся в режиме реального времени, а не офлайн.

Нередко мы сталкиваемся с тем, что значительная доля времени на совещаниях уходит на обсуждение лишь одного вопроса, который лучше решать в другом формате. Это представление отчетов о состоянии работ. Совет: готовьте такие отчеты асинхронно, заранее. Договоритесь с коллегами, чтобы в отчетах освещались как основные достижения, так и те вопросы, на которые требуется обратить особое внимание участников. Наконец используйте совещания, чтобы отмечать достижения коллег и максимально использовать знания и навыки участников, например, для согласования позиций и дальнейшего развития идей, предложенных коллегами, или чтобы договориться о дальнейших действиях.