Справочный документ для наставников и подопечных

СОДЕРЖАНИЕ

Что такое наставничество?

Роль наставника

Роль линейного руководителя

Роль подопечного

Процесс наставничества

Установление личного контакта

Перечень вопросов для первой встречи

Пример содержания первых встреч

Согласование направления работы

Продвижение вперед

Эффективность встреч

Дальнейшее продвижение

Полезные советы

Приложение A: Соглашение о наставничестве

Приложение B: Ценности подопечного и важные моменты

Приложение C: Контрольный перечень этапов наставничества

Приложение D: Полезные советы наставникам и подопечным

 ЧТО ТАКОЕ НАСТАВНИЧЕСТВО?

Партнерство между двумя людьми, построенное на доверии.

Конфиденциальность

Наставник обеспечивает подопечному безопасные условия для обсуждения вопросов, связанных с работой, и поисков решения существующих проблем.

Вне системы

Наставники, как правило, не работают в бригаде, к которой принадлежит подопечный, и не относятся к ее системе функционального подчинения. Это обеспечивает конфиденциальность, а также дает подопечному свежий взгляд в беседах.

Действия по результативному развитию

Основное внимание обращается на развитие менее осязаемых навыков, позволяющих человеку стать в работе эффективным лидером и добиваться успеха.

Наставники могут дать подопечным представление о том, как работает организация, как действуют неформальные сетевые объединения, и что они думают о проблемах и возможностях, с которыми сталкиваются подопечные.

Подопечные придают главный импульс отношениям с наставниками и помогают определить направление, отвечающее их потребностям в развитии.

Уверенность в себе

В этом заключается цель наставничества. Задача наставников – не утрясать проблемы, а высвечивать их и помогать находить пути их преодоления. За счет искусно задаваемых вопросов они выясняют точку зрения подопечного и в то же время привносят дополнительный взгляд на проблемы.

Понимание и доверие

Это строится за счет обмена идеями. Как наставники, так и их подопечные извлекают пользу из выстраивания прочных двусторонних отношений взаимного обучения.

РОЛЬ НАСТАВНИКА

Не бывает двух одинаковых отношений наставничества. Тем не менее, роль наставника во всех случаях схожа. Поскольку цель наставничества заключается в том, чтобы развить способности ученика, наставники должны реагировать на потребности подопечных так, чтобы они могли сами найти необходимые им решения.

Наставники служат источником сведений для подопечных. Ниже приводятся некоторые области сведений, которые большинство наставников может предложить:

Опыт работы в организации: понимание культуры организации – ее ценности, ее процессы, ее политика и стратегии, необходимые для ведения переговоров по ней.
Знание людей: опыт работы и общения людьми в целом, возможно понимание конкретных людей, с которыми взаимодействует подопечный.
Знание сетевых коллективов, существующих в рамках организации, и сетей, с которыми подопечным следовало бы установить или поддерживать отношения.
Знание возможностей для карьерного роста: понимание путей и возможностей карьерного роста в организации и какую форму, вероятно, они примут в будущем, а также, возможно, непосредственный опыт работы в области, которая интересует подопечного.
Жизненный опыт: опыт, накопленный в решении собственных проблем наставника в течение его жизни, который может быть полезен или бесполезен подопечному.
Техническая квалификация: квалификация, связанная с работой – это может быть технологическая или управленческая квалификация. Это опыт и знания, которые могут оказаться полезными подопечному при выполнении им его нынешних или будущих функций.

Это не окончательный список. Никто также не должен думать, что обязан предоставлять все указанные выше сведения; это не является необходимым условием. Данный список должен послужить стимулом для наставников поразмыслить о своих источниках сведений и о том, какие из них они хотели предоставить в распоряжение своих подопечных. Однако следует помнить о том, что хорошие наставники наблюдают, поощряют, но не берут на себя и не выполняют чужую работу. Наставники играют роль объективного помощника и идеального слушателя.  Эффективный наставник:

является хорошим слушателем
активно интересуется подопечным и его развитием
доверяет другим и пользуется доверием
поощряет и проявляет уверенность в возможностях подопечного
может способствовать профессиональным добросовестным отношениям между подопечным и его руководителем.

РОЛЬ НЕПОСРЕДСТВЕННОГО РУКОВОДИТЕЛЯ

Наставник никогда не будет отбирать у линейного руководителя его главенствующую роль в развитии работника. Наставник представляет собой временную фигуру в ключевой момент развития работника, а роль непосредственного руководителя является постоянной и нацеленной на высокие трудовые показатели и развитие потенциала продвижения по карьерной лестнице.

Линейный руководитель отвечает за распределение заданий, определение целей и задач и расстановку приоритетов, отслеживание показателей и ответную реакцию, оценку и реакцию, обучение и вознаграждение.

От линейного руководителя ожидают поддержку программы наставничества; для этого он должен понимать цели и задачи программы и давать подопечному достаточно времени для занятий с наставником.

РОЛЬ ПОДОПЕЧНОГО

Наставничество строится так, чтобы в первую очередь пойти на благо подопечному. Однако то, что каждый извлекает из этого общения, в значительной степени зависит от того, что он в эти отношения вкладывает. Приняв на себя роль подопечного, работник принимает на себя ответственность за то, чтобы направлять эти отношения определенным путем. В его обязанности входит постановка целей и управление процессом дальнейшего своего личного и профессионального роста.

Входя в отношения наставничества, подопечные должны:

знать, чего они хотят достичь в результате этих отношений
понимать, чего от них ждут, и чего они ждут от наставника
ставить реалистичные цели, достижимые в ходе такого обучающего партнерства
быть нацеленными на собственное развитие

Эффективный подопечный:

Возьмет на себя ответственность за управление собственным развитием
Станет инициатором встреч с наставником и возьмет на себя активную роль в дискуссиях в рамках наставничества
На встречах с наставником предложит для обсуждения реальные ситуации, проблемы, потребности в развитии
Будет открыто обмениваться опытом, самостоятельно размышлять, умно спорить
Должен бать готов получить честный ответ
Будет выполнять согласованные действия и держать наставника в курсе о проделанной работе
Напишет обзор встреч с наставником за полгода

ПРОЦЕСС НАСТАВНИЧЕСТВА

Наставничество нацелено на оказание помощи человеку в его развитии. Отношения наставничества не остаются неизменными.

В большинстве своем они проходят следующие этапы:

Установление личного контакта: знакомство друг с другом и согласование основы для совместной работы
Согласование направления работы: каковы вопросы, требующие рассмотрения, и каковы приоритеты?
Продвижение вперед: время действий при регулярных контактах и взаимодействии
Дальнейшее продвижение после того, как цель партнерства будет достигнута.

Установление личного контакта

Первая встреча дает возможность установить личный контакт, имеющий решающее значение для успеха партнерства. Будьте готовы говорить об ожиданиях и надеждах на эти отношения, но, в частности, поделитесь друг с другом какими-то личными интересами и расскажите анекдоты, чтобы найти общую основу.

Ниже приводятся некоторые вопросы, которые подопечные могут задать себе до первой встречи.

Каковы мои сильные стороны?
Каковы мои основные потребности?
Каковы важнейшие вопросы, в которых наставник мог бы мне помочь?
Каковы мои краткосрочные задачи относительно моей работы?
Каковы мои долгосрочные цели относительно карьерного роста?
Чего я жду от опыта наставничества?
Чего может ожидать наставник от этих отношений?
Что я надеюсь внести в процесс наставничества?
Как мне помочь наставнику в оказании мне помощи?
Как мне узнать, успешно / безуспешно ли идет наставничество?

Ниже приводятся некоторые предварительные вопросы для наставников.

Что я могу предложить человеку, наставником которого я буду?
Как я могу кому-то визуально представить процесс наставничества?
Что я надеюсь извлечь из этого опыта?
Какой опыт наставничества (был ли мой наставник формальным или неформальным) или моменты наставничества (когда кто-то не является моим наставником, но делится опытом, влияющим на мое развитие) оказались для меня особенно полезными?
Какой карьерный опыт особенно помог мне в моем профессиональном развитии? Какие важные уроки извлечены из этого опыта?
Насколько, по моему мнению, мой опыт и профессиональные знания окажутся актуальными для развития моего подопечного?
Какую долю ответственности я несу за отношения наставничества? Какую долю ответственности долен нести подопечный?
Как мне узнать, успешно / безуспешно ли идет наставничество?

Хотя двигателем в этих отношениях и будет подопечный, есть целый ряд вопросов, требующих согласия обеих сторон. Имеет смысл поделиться вашими ожиданиями от наставничества, чтобы согласовать какие-то основные правила взаимоотношений, как показано ниже в перечне вопросов.

Перечень вопросов для первой встречи

Понятны ли нам ожидания друг друга относительно:
=друг друга?

= отношений наставничества?

=того, чему мы надеемся научиться друг у друга?

Насколько близко сходятся наши ожидания?
Кто возьмет основную ответственность – наставник, подопечный или оба – за:
=решение о том, как часто им следует встречаться

=выработку содержания встреч?

= гарантии того, что встречи состоятся?

=решение о мете и продолжительности встреч

=определения целей обучения?

= инициирования анализа достигнутого прогресса?

Насколько формальный или неформальный характер мы хотим придать нашим встречам?
Каковы пределы конфиденциальности этих отношений?
Что мы готовые сообщить другим об этих отношениях?о наших беседах?
Кому мы должны рассказать и каким образом?
Какую ответственность мы несем перед другими в результате этих отношений? (перед линейными руководителями, коллегами, представителями отдела кадров, партнерами)
Как нам обеспечить поддержку линейного руководителя подопечного? существует ли четкое разграничение между ролями наставника и линейного руководителя? если наблюдается дублирование функций, то как решить этот вопрос?
Когда и как проверить, «подходят» ли эти отношения нам обоим?
Как нам разрешить озабоченности с каждой стороны?

Пример содержания первых встреч

Нужны идеи для ваших нескольких первых встреч? Подумайте над следующими темами и материалами:

Вернуться к Соглашению о наставничестве и доработать его. Согласовать временные рамки регулярного возвращения к этому документу.
Составить календарь будущих встреч
Обсудить вопрос общения
Обсудить, как вы будете давать оценку друг другу
Рассмотреть карьерные цели / устремления
Обсудить вопросы, вытекающие из списка «Полезные советы для наставников / подопечных».
Провести мозговой штурм по уникальным перспективным возможностям развития навыков.
Проанализировать результативность вашей последней встречи. Сообщить вашу оценку наставнику.
Установить временные рамки для персональной самопроверки. Дать достаточно времени для выстраивания личных взаимоотношений.
Продолжать действия, выработанные на последней встрече
Проверить продвижение по плану. Изучить встреченные барьеры / противодействия, альтернативный образ действий.
Отмечать выполнение промежуточных этапов / достигнутый прогресс

Согласование направления работы

Выявите потребности, расставьте приоритеты и, пожалуй, установите сроки. К этому этапу не раз придется возвращаться по мере развития отношений, укрепления доверия, и подопечный почувствует себя уверенным для того, чтобы стать очередные цели. Ниже приводится стандартный подход, который может помочь определить темы и расставить приоритеты. Хотя он и выглядит довольно формально, благожелательная работа в этих рамках может помочь подопечному пробиться через проблемы, которые ему мешали

Выясните потребности подопечных
какова ситуация подопечного на данный момент?
каково его видение, его цель?
каковые барьеры, которые могут стоять на пути?
Изучите ситуацию
что подопечный привносит в ситуацию: какие сильные и слабые стороны?
какое подтверждающее «свидетельство» может предъявить подопечный: точку зрения других, отчеты о трудовых показателях и т.д.?
каков контекст событий? что происходит вокруг подопечного? Каковы проблемы в бригаде подопечного?
План,цели,промежуточные этапы,приоритеты
Проверьте целеустремленность и способности
сейчас вы оба установили существующие потребности: оба ли вы чувствуете себя в состоянии и имеете желание удовлетворить эти потребности?
готов ли подопечный действовать, исходя из результатов этой работы?
Может ли наставник позволить себе определенное число встреч в год?

Продвижение вперед

Это наиболее продуктивный из всех этапов – период целенаправленной деятельности, ходе которого отношения регулярно подвергаются пересмотру и адаптации. Регулярные встречи на этом этапе могут многому научить.

Место встреч: Полезно менять место встреч в соответствии с задачей каждой встречи — неформальной или строго личной:в офисе, в кафе, в тихом помещении или вне предприятия.

Подготовка к встрече: Хотя в тех случаях, когда наставничество проходит хорошо, оно выглядит как не напряженный и естественный процесс, наибольшую пользу оно приносит при подготовке к нему обеих сторон.

Регулярность:Вначале полезно проводить встречи более часто, например, раз в две недели, чтобы узнать друг друга и создать определенное направление для взаимоотношений. После этого регулярность встреч будет зависеть от ряда факторов.

местоположения и графика работы двух человек
при отношениях, рассчитанных на год, могут потребоваться встречи как минимум раз в месяц, чтобы выполнить намеченные планы вовремя.
внеочередные встречи, связанные с теми или иными событиями, популярны в теории, но большинство людей признают необходимость какой-то регулярности. Пожалуй, проще всего запланировать заранее две-что встречи в конце очередной встречи.
пользоваться электронной почтой или телефоном меду встречами.

Эффективность встреч

Не существует ни одного процесса проведения встречи наставничества – при любых отношениях, даже при любой встрече, который потребовал ты иного процесса. Наставник и подопечный должны обсуждать эту регулярность по мере того, как укрепляются их отношения, чтобы ваши встречи сохраняли продуктивность и целесообразность.

Взаимоотношения превосходны, когда обе стороны ощущают, что они извлекают из них какую-то пользу, а поэтому, хотя встречи наставничества обычно носят неформальный характер, они должны быть целенаправленными. Ниже приводится простой план такой встречи.

Согласование цели

При наставничестве его содержание формирует подопечный, и наставникам необходимо изучать проблемы с точки зрения подопечного.

Прояснение проблем
побуждать к поискам и анализу с помощью наводящих вопросов
расширить контекст проблемы, подумать над факторами, окружающими проблему, рассмотреть ее с другой точки зрения
оспорить любые лежащие в ее основе допущения
Изучение существующих вариантов
Придание нацеленности беседе
свести размышления воедино
проверить реалистичность выдвинутых предположений

Подтверждение

согласовать действия
проверить решимость добиться успеха
внушить уверенность в себе, если это необходимо
Редко бывает заранее определенный перечень вопросов для встречи, в большинстве случаев наибольший эффект достигается, когда подопечный предлагает обсудить две-три важные темы, например:

проблемы, связанные с работой подопечного, которые стоит более глубоко обсудить
идеи относительно будущего, которые следует проверить
корпоративную стратегию иди изменения ведении бизнеса
Далее приводятся короткие фразы, которыми может воспользоваться наставник для оживления беседы:

Какая главная сложная задача стоит сейчас перед вами?
Что изменилось со времени нашей последней встречи? Что вам удалось изменить?
-какие успехи (или неудачи) у вас были?

-что вы сделали для выполнения ваших планов?

Что вы узнали о самом себе/о компании/о вашем подразделении?

Сравните и противопоставьте друг другу двух хороших руководителей/новаторов/мыслителей/с которыми вам довелось поработать.

Как ваши нынешние функции/бригада отличаются от прежних?

-от лучших, с которыми вы работали?

Как вы ведете себя в тех или иных ситуациях по сравнению с прошлым годом?

-по сравнению с временем, когда начались эти отношения?

При завершении встречи проанализируйте ее эффективность.

соотношение ценности встречи и целей установленных взаимоотношений
подтверждение и готовность к необходимым последующим действиям
договоренность об очередной дате встречи
Что я вынес из этой встречи?
Что я должен сделать в результате?
Когда нам снова следует встретиться?
Что к тому времени будет достигнуто?
Насколько хорошо проходила встреча?
Телефонные звонки или письма по электронной между встречами помогают поддерживать эти отношения.

Дальнейшее продвижение

На каком-то этапе и наставник, и подопечный признают, что они в основном достигли целей, которые поставили в своих взаимоотношениях. Наставник, возможно, внес свой максимальный вклад в эти отношения, и теперь требуется новый стимул. Вероятно, на этом отношения следует завершить. Перед тем, как расстаться, следует оценить и обобщить полученные знания и рассмотреть, что их можно взять на вооружение и использовать. См. «Контрольный перечень этапов наставничества», Приложение С.

Приложение A: Соглашение о наставничестве

Цель настоящего документа – помочь в выработке основных рабочих направлений для пары «Наставник/Подопечный». Это Соглашение может служить соглашением для вас двоих. Это строго конфиденциальный документ, предназначенный только для вашего пользования. Каждое Соглашение будет единственным в своем роде и отражать ожидания и потребности двух сторон Соглашения. Предполагается, что в качестве наставника или подопечного вы изучите его по отдельности, чтобы определить, как вы будете работать с указанными ниже пунктами, затем проведете беседу для обсуждения того, как вы хотите совместно работать, и согласовать весь процесс и следующие шаги. Вы также можете совместно решить, подписывать вам официально этот документ или иметь подразумеваемое соглашение с содержанием, приведенным ниже, в качестве руководства в вашей дальнейшей совместной работе.

MENTOR MENTEE

ФИО: _______________________________

ФИО: _______________________________

Компания/Бизнес единица Наставника: Компания/Бизнес единица Подопечного:

Предпочтительный способ общения:

Лицом к лицу; по электронной почте; по телефону

Предпочтительный способ общения:

Лицом к лицу; по электронной почте; по телефону

Как вы хотели бы получать ответную реакцию?

Как вы хотели бы получать ответную реакцию?

PARTNER AGREEMENTS

Перечислите ваши основные ожидания от этих отношений.

Частота контактов?

Частота личных встреч?

Какова будем продолжительность этих отношений?

Какова конкретная цель этих отношений наставничества? Иными словами, чего мы хотим достичь?

Наставники, заполните этот раздел. Будьте конкретны.

В качестве вашего Наставника, я соглашаюсь на: (например, на оказание помощи в достижении ваших целей развития, давать вам ответный отклик, отвечать на ваши запросы в течение 24 часов, назначать другую дату любой встречи, которую я отменил, и т.д.)

Подопечные, заполните этот раздел. Будьте конкретны.

В качестве вашего Подопечного, я соглашаюсь на: (например, давать вам отклик на искусство наставничества, уважать ваше время, нести ответственность за собственное развитие, заранее планировать содержание каждой встречи и т.д.)

Наши следующие шаги (вставить соответствующие даты): (например, определить дату и содержание следующей встречи, сроки пересмотра Соглашения о наставничестве, анализ проделанной работы через 3 месяца и т.д.).

Соглашение о конфиденциальности:

Мы соглашаемся с конфиденциальным характером настоящего документа. Если мы пожелаем обсудить его содержание с любой третьей стороной, нам будет необходимо получить разрешение от второй стороны соглашения.

В любой момент в ходе наших отношений, если мы сочтем что они бесполезны для обеих сторон, и мы не в состоянии разрешить существующие проблемы, мы можем прекратить отношения наставничества без ущерба для каждой из сторон.

Подпись Наставника (необязательно):

Подпись Подопечного (необязательно):

Дата подписания: Дата подписания:

Приложение B: Ценности подопечного и важные моменты

Если вам никак на дается построение воодушевляющего плана, вы можетe сделать шаг назад и обратиться к личному «видению». Уяснив, что действительно важно для вас, вам легче будет определить направления работы. Вы можете решить поделиться некоторыми из приведенных ниже ответов с вашим наставником, если вам захочется.

То, что мне действительно нравится делать (на работу и вне работы):

То, что приносит мне радость/счастье:

Два лучших момента, которые были у меня на прошлой неделе:

Три вещи, которые я хотел бы делать, будь у меня полная свобода выбора:

Проблемы или мотивы, вызывающие у меня глубокое беспокойство:

Важнейшие для меня ценности (первые 5):

То, что я могу делать на уровне от хорошего до отличного:

То, что я хотел бы перестать делать или делать как можно меньше:

Темы, возникающие в связи с ответами выше

Приложение C: Контрольный перечень этапов наставничества

Пометьте галочкой в колонке каждый пункт, отражающий ваше точку зрения на то, достигли вы или нет этого этапа отношений с вашим наставником

Полностью согласен

Согласен

Не согласен

Полностью не согласен

Установление личного контакта

1 Мы добились хорошего понимания друг друга

2 Я не чувствую напряжения во время наших встреч

3 Мы понимаем и уважаем чувства и мнения друг друга

4 Мы ценим доверие друг к другу

5 Я уверен в наших отношениях

Согласование направления работы

6 Мы поставили ясные цели для наших отношений

7Мы согласовали цели, широкие пути их достижения и способы измерения достигнутого прогресса

8 Мы начинаем «поднимать на поверхность» различия во мнениях и конструктивно прорабатывать их

9 Подопечный с легкостью спорит с наставником

Продвижение вперед

10 Содержание наших встреч во все большей степени определяется подопечным

11 Ответственность за управлением отношениями во все большей степени лежит на Подопечном

12 Баланс силы в наших отношениях все более склоняется в сторону Подопечного

13 Мы отметили достижение целей и промежуточных этапов

14 У нас сложились положительные, заботливые, обогащающие друг друга отношения

15 Подопечный в гораздо большей степени уверен, что справится с новыми и сложными ситуациями, чем в начале наших отношений

Завершение

16 Мы в основном достигли всех целей, поставленных в наших отношениях

17 Подопечный может действовать уверенно в большинстве ситуаций без помощи наставника.

18 Подопечный считает, что они оба достигли степени самодостаточности

19 Нам угрожает взаимозависимость от советов и поддержки

20 Мы стали друзьями на профессиональном уровне

Приложение D: Полезные советы наставникам и подопечным

Советы Наставникам

·         Поддерживайте постоянный контакт. Если вы отменили встречу, назначьте новую дату.

·         Будьте всегда честны.

·         Избегайте неодобрительных суждений.

·         Признайте, что вам тоже нужна поддержка. Наставнику тоже может понадобиться Наставник!

·         Не надейтесь на то, что у вас имеются ответы на все вопросы.

·         Помогите вашему Подопечному получить доступ к источникам информации и к дальнейшей поддержке.

·         Добейтесь ясности в вопросе ожиданий и их пределов.

·         Не брать на себя решение вопросов, которые поднимает Подопечный, а работать сообща над ними.

·         Соблюдать конфиденциальность.

·         Если в отношениях наблюдаются сбои, исправьте ситуацию!

Советы Подопечным

·         Примите с готовностью сложную задачу.

·         Поделитесь с вашим Наставником своим мнением о том, какую пользу приносят ваши отношения.

·         Сохраняйте положительное мнение о себе.

·         Активно участвуйте в собственном развитии.

·         Сохраняйте веру и доверие к своему наставнику.

·         Будьте готовые открыто обсуждать любые вопросы.

·         Пойдите на некоторый риск ради движения вперед.

·         Подумайте о других путях развития, помимо ваших отношений с наставником.

·         Не ждите слишком многого от вашего Наставника.

·         Погорите о завершении ваших отношений, когда придет время.

Интересные материалы на эту тему:

Азы карьерного развития: наставничество и спонсорство

Как привлечь и удержать специалистов разных поколений

Что такое менторство или наставнические отношения, и с чем это едят ?