УТВЕРЖДАЮ:

                                                                                         ______________                                                                                                                                                                        «____»___________ 2005 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретарь- референт.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1.     Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря — референта.

1.2.     Секретарь- референт назначается на должность и освобождается от нее генеральным директором.

1.3.     Секретарь- референт подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4.     На должность секретаря- референта может быть назначен сотрудник с полным средним образованием,  имеющий опыт  работы в качестве секретаря или ассистента  от 2 лет и  навыки работы на ПК, знанием английского языка, навыками работы на оргтехнике, знанием основ делопроизводства.

1.5.     В задачи секретаря- референта  входит – административное обеспечение поддержки работы  генерального директора.

1.6.    Секретарь- референт в своей работе руководствуется распоряжениями генерального директора, нормативными актами и настоящей должностной инструкцией.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

Секретарь-референт:

2.1.    Выполняет печатные и множительные работы.

2.2.    Ведет прием входящих-исходящих звонков.

2.3.    Осуществляет телефонные переговоры.

2.4.    Организует поездки генерального директора (бронирование гостиниц, билетов, оформление виз и т.д.)

2.5.    Планирует загруженность рабочего дня генерального директора

2.6.    Осуществляет подготовку документов по просьбе генерального директора.

2.7.    Организует совещания и заседания руководства компании.

2.8.    Ведет протокол совещаний.

2.9.    Ведет оперативный учет прохождения документов и распоряжений генерального директора в компании и определяет причины несоблюдения сроков, информирует об этом генерального директора.

2.10. Организует хозяйственную деятельность приемной.

2.11. Ведет прием посетителей.

2.12. Организация бесперебойной  работы водителей и ресепшена.

3. ПРАВА.

Секретарь- референт имеет право:

3.1.    Обращаться к  должностным лицам  компании за предоставлением информации, необходимой для оформления документов и  подготовки  отчетов.

3.2.    Требовать представления документов, оформленных надлежащим образом, исходя из требований  внутренних нормативных актов компании.

3.3.    Сообщать генерального директора о возникновении препятствиях для выполнения поставленных задач по  вине третьих лиц.

3.4.    Вести переговоры  от имени компании в рамках вопросов, отнесенных к компетенции секретаря- референта.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

4.1. Секретарь-референт несет ответственность за:

—          своевременное и качественное выполнение обязанностей, возложенных должностной инструкцией;

—          недостоверную информацию о состоянии дел и выполнении функциональных обязанностей;

—          сохранение коммерческой тайны в пределах, определенных действующим  законодательством и внутренними нормативными актами компании;

—          не разглашение любой информации, полученной в результате профессиональной деятельности;

—          правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством;

—          причинение ущерба (материального либо нанесению вреда деловой репутации) предприятию в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством;

—          невыполнение приказов, распоряжений и поручений генерального директора;

—          некорректное поведение в отношении сотрудников компании и сторонних лиц;

—          нарушение Правил внутреннего трудового  распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.

5. РЕЖИМ РАБОТЫ.

5.1. Режим работы  секретаря- референта  определяется в соответствии с условиями трудового договора  и Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2.    В связи с производственной необходимостью, секретарь- референт может быть направлен в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

5.3.    В  связи с производственной необходимостью секретарь- референт может привлекаться к работе за пределами нормативной продолжительности дня.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законодательными актами РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— приказами (указаниями) руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
— перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
— организации работы с документами, составления документации;
— организации управленческого труда;
— применение средств вычислительной и организационной техники;
— перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
— культуры труда и служебной этики;
— охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
— оформление приказов по личному составу;
— оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
— оформление трудовых книжек;
— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
— оформление командировочных документов;
— оформление листов нетрудоспособности;
— ведение табеля учета рабочего времени;
— выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).

4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или «Конфиденциально».

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.