Должностная инструкция
Позиция Специалист по кадровому администрированию Дата
Функция Работа с персоналом
Подразделение Отдел по работе с персоналом Бизнес-Единица
Центр затрат Грейд
Цели и задачи
 Осуществлять своевременно  иКомпании эффективно кадровый учет и расчет компенсаций и льгот сотрудникам, в соответствии с юридическими, бухгалтерскими, налоговыми и социальными требованиями и следуя внутренним правилам и процедурам (процедуры управления персоналом, Стандарты и процедуры внутреннего контроля и т.д.)
Организационное подчинение
Прямое подчинение Директор по персоналу
Функциональное подчинение Менеджер по учету персонала
Подчиненные позиции нет
Ключевая ответственность и задачи
I – Подготовка завода к функционированию (ОР- Operation Preparation)

 Следовать правилам местного законодательства и Компании по безопасности, показывать пример сотрудникам
 Подготовить все системы по приему и учету персонала и расчета заработной платы к бесперебойному функционированию . наладить взаимодействие с коллегами в БЕ
 Участвовать в проведении тренингов для обеспечения необходимых навыков и знаний у сотрудников завода
II – Начиная с первого года работы завода
 Ведение учет личного состава завода, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации
 Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами Генерального директора, а также другой установленной документации по кадрам;
 Формировать и вести личные дела работников, трудовые книжки, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;
 Осуществлять расчет заработной платы и отчетности по зарплатным налогам. Предоставлять необходимую для расчета задаботной платы информацию в БЕ
 Своевременно заносить все необходимые данные в кадровую систему
 Заполнять периодическую платежную ведомость, вводить в систему данные по расчету зарплаты, по индивидуальной информации и периодическим событиям (переменные элементы Платежной ведомости) и контрольным выпискам из платежной ведомости.
 Обеспечивать своевременность выплаты зарплата, и обеспечивать точность выплачиваемых сумм (периодические выплаты и любые конкретные компенсационные элементы, такие как участие в прибыли, бонус за работу за год, премии, и т.д.).
 Использовать регулярное необходимое техническое обслуживание данных о персонале (индивидуальные файлы, Информационная система управления персоналом, и т.д.).
 Согласовывать трудовые договоры и готовить любые необходимые юридические документы и другие административные документы.
 Предоставлять членам команды отдела персонала точную и обновленную информацию по правовым и социальным изменениям (профессиональный пресс-релиз).
 Вести архив по управлению персоналом и расчету зарплаты на долговременной основе для того, чтобы вести документы в соответствии с законом и соответствующими внутренними процедурами.
 Гарантировать наличие журналов операций с платежной ведомостью (пособие, удержания, табель отработанного времени, и т.д.); обеспечить, чтобы должным образом ведущийся, точный журнал доставлялся вовремя для считывания в Главную бухгалтерскую книгу.
 В случае ведения платежной ведомости субподрядчиком, обеспечить учет задержек и точность информации, передаваемой и получаемой от внешней компании.
 Обеспечить обучение пользователей системы расчета зарплаты.
 Обеспечить связь потребностей развития системы расчета зарплаты и надзор за конкретными усовершенствованиями, проводимыми специалистами (внутренние или внешние ресурсы).
 Способствовать созданию интерфейсов между местной системой расчета зарплаты и информационной системой по персоналу компании Компании.
 Отвечать на вопросы сотрудников, относящиеся к трудовым отношениям, особенно для новых наемных работников и людей, которые недавно поступили на предприятие, для того, чтобы упростить введение их в курс дела.
 Совместно с другими сотрудниками службы персонала ( тренинг менеджер, специалист по коммуникации, др) составлять/участвовать в составлении соответствующих соглашений и договоров для новых наемных работников, принимая во внимание правовые аспекты, обоснованность платежной ведомости, внутренние процедуры и политику вознаграждений компании Компании.
 Участвовать в управлении при сложных индивидуальных ситуациях, создании и реализации инновационных решений для того, чтобы дать ответ на индивидуальные запросы.
 Поддерживать линейных менеджеров по вопросам расчета зарплаты и управления персоналом.
 Развивать ориентированную на клиента психологию делового партнера для того, чтобы внести вклад в положительный социальный климат.

 Взаимодействовать с пенсионным фондом, фондом социального страхования и налоговой инспекцией по вопросам, связанным с отчетностью по заработной плате и персонифицированным учетом;
 Консультировать работников Общества по трудовому законодательству.
 Предоставлять линейным менеджерам помощь, необходимую для эффективного управления коллективом и организацией

 Продвигать ценности и культуру Компании на заводе. Продвигать политику ОТ и ТБ на заводе

 Использовать лучшие практики Компании, делиться опытом, участвовать в проектах завода и БЕ

 Поддерживать имидж компании во внешних коммуникациях с контролирующими органами
Ключевые показатели эффективности
 Соблюдение кадровой политики, процедур и правил Компании: Соблюдение трудового законодательства и права (жалобы, сроки рассмотрения, замечания трудовой инспекции)


Взаимодействия
Служба по работе с персоналом, сотрудники завода, внешние контролирующие органы
Требования
Образование и опыт работы
Высшее законченное образование (управление персоналом, экономика, юриспруденция, психология); Опыт работы по управлению персоналом (рекрутменту, оценке, развитию, кадровому администрированию, расчету заработной платы, внутренним коммуникациям) на промышленном предприятии/желательно в аналогичной сфере/желательно в международной компании — не менее 2 лет

Общие/ технические знания/
навыки
 Знания о компании, цели приоритеты
 Процесс производства цемента и технологическое оборудование. Причинно-следственные связи
 Расположение основных производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура завода

 Политику безопасности компании, правила ОТ и ПБ. Требования по охране окружающей среды. Возможных загрязнения от деятельности завода (основное оборудование) и умение их предотвращать

 Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи (номера телефонов экстренной связи, место нахождения средств индивидуальной защиты, план эвакуации при пожаре; правила вызова пожарной команды; скорой помощи)

 Анализ корневых причин, анализ рисков

 Положения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы
 Основные показатели работы своего подразделения
 Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.д

 Трудовое законодательство
 Кадровое делопроизводство
 Кадровая система БОСС Кадровик,
Иностранные языки
нет
Навыки работы на компьютере
Рабочие навыки работы в Microsoft office, включая Word, Excel, PowerPoint

Личностные навыки
 Понимание других/ внимательность
 Приспособляемость и гибкость
 Предвидение/ инициативность
 Способность влиять на людей и убеждать
 Организованность
 Практичность
Особые требования На первом этапе подготовить персонал и завод к запуску означает высокий уровень стандартов по качеству рекрутмента и обучения. 90% персонала из внешних источников, интегрирование в Компании в соответствии со стандартами, обучение на рабочих местах. Подготовка менеджеров к роли коучей и наставников. Использовать всевозможные ресурсы Компании и местных консультантов для достижения целей.

Утверждено Подпись ФИО Дата
Руководитель подразделения
Директор по персоналу
С инструкцией ознакомлен:
________________________/______________________ «____»___________ ________ г. (подпись сотрудника) (ФИО)
Я подтверждаю, что, занимая данную позицию, я отвечаю за несоблюдение или некачественное выполнение обязанностей, за неиспользование предоставленных мне прав в соответствии с существующим законодательством, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка и данной должностной инструкцией.
Личный помощник — ПРОФИЛЬ КАНДИДАТА
УРОВЕНЬ 0- не требуется; 1 – базовый; 2- средний; 3- целевой (хорошо); 4 – продвинутый Подбор После обучения
Образование и опыт работы
Высшее образование (английский язык свободно, французский язык желательно), опыт работы переводчиком, личным помощником не менее 1 года
Профессиональные знания, умения и навыки Знания о компании, цели приоритеты компании и сферы ее деятельности приоритеты компании на глобальном уровне. Ограничения и требования других отделов.
Личные убеждения — Политика безопасности компании, правила ОТ и ПБ. Требования по охране окружающей среды.
Расположение основных производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура завода
Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи
Основные правила безопасности при проведении технического обслуживания и ремонтных работ Анализ корневых причин, анализ рисков
Знания технологического процесса производства цемента, технологическое оборудование
Основные показатели работы своего подразделения
Положения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы
Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.д
Технология делопроизводственных операций;
Эксплуатация оргтехники, средств связи, установленных в приемной и в офисе; Причины возникновения неисправностей , меры по их минимизации
Грамотное владение устным и письменным русским языком, четкая дикция
Хорошие манеры
Управление финансами для нефинансистов (доходность инвестиций, EVA, смета, бюджетирование)
Хорошая память
Любовь к порядку, умение создать уют
Честность, позитивность, открытость
Ориентированность на качественный результат: стремление выполнить задание в соответствие со стандартами, не теряет из виду цель, устанавливает для себя норму и старается превзойти ее, практичность.
Поиск информации, анализ, выводы и принятие решений: имеет налаженные методы получения информации, привычка регулярно знакомиться с информацией. Системно выделяет и обобщает части проблемы. Проводит системные сравнения, выявляет причинно-следственные связи. Предоставляет информацию для принятия решений в структурированном понятном виде
Приспособляемость и гибкость: умеет эффективно налаживать и поддерживать и управлять контактами с разными группами. Находит выигрышные решения для заинтересованных сторон. Эмоциональная устойчивость умение работать в напряженном /многозадачном режиме; переключаемость; сохранение спокойствия и уверенности
Язык Английский язык – intermediate
Компьютер Рабочие навыки работы в Microsoft office, включая Word, Excel, PowerPoint