Азы адаптации

Когда новый сотрудник приходит в организацию, важно помочь ему понять свои функции и познакомиться с организацией. В этой статье мы поделимся с вами практическими советами по разработке программы адаптации нового сотрудника.

Инструктаж – термин, который используется для обозначения подготовки нового сотрудника к исполнению его функций.

Введение в должность – термин, обозначающий знакомство нового сотрудника с организацией. В крупных организациях инструктаж и введение в должность могут осуществляться отдельно. В малых организациях более реалистичным представляется проведение инструктажа и введения в должность в неформальной обстановке и с менее выраженным разделением двух мероприятий.

Инструктаж

Цель инструктажа – подготовить нового сотрудника к исполнению его функций. Содержание инструктажа окажет благотворное влияние на производительность труда сотрудника, особенно на раннем этапе работы. Инструктаж должен начинаться в первый рабочий день нового сотрудника. Так как линейный руководитель несет ответственность за нового сотрудника, он должен наблюдать за ходом инструктажа, даже если по некоторым вопросам инструктировать сотрудника будут другие люди.

До проведения инструктажа линейный руководитель должен разработать его план. При этом необходимо принять во внимание различные аспекты работы и определить, что сотрудник должен знать и кто должен проинструктировать его по каждому вопросу. Мы предлагаем некоторые темы, которые можно осветить в ходе инструктажа:

Инструктаж с линейным руководителем по функциям сотрудника в организации

• Миссия организации, ее убеждения и ценности
• Должностная инструкция – функции и обязанности (постановка задач)
• Личные потребности по повышению квалификации
• Ожидания
• Инструкции предшественника, порядок действий в письменном виде
• Организационная схема – место данной должности в рамках организации и отдела
• Кодекс поведения и юридические вопросы, связанные с функциями сотрудника в организации
• Внутренняя жизнь коллектива

Инструкции предшественника

Прекрасно, если тот человек, который занимал эту должность в прошлом, смог бы проинструктировать нового сотрудника лично. Тем не менее, это не всегда возможно, поэтому сотруднику, передающему полномочия, очень важно подготовить письменную инструкцию. Линейный руководитель должен убедиться, что человек, который в прошлом занимал эту должность, успел составить ее до прекращения действия своего договора. Такая инструкция полезна даже тогда, когда инструктаж проводится лично. Она может направлять беседу в нужное русло, и на нее можно будет опираться в дальнейшем. Материалы, сопровождающие передачу полномочий, могут включать:

• Информацию о текущей обстановке: основные контактные лица, внешняя среда, место должности в стратегии организации.
•  Все цели и задачи, связанные с должностью.
• Процессы и процедуры повседневной работы на данной должности.
• Стандарты, имеющие отношение к должности, такие как политика организации и государственное законодательство, которые влияют на возможности и методы деятельности сотрудника.
• Любые группы работ, которые нужно осуществить или завершить.

Инструктаж c менеджером по персоналу

• Любые нерешенные вопросы, связанные с трудовым договором
• Соцпакет (например, оплачиваемый отпуск и медицинские выплаты)
• Справочник для сотрудников
• Политика организации по недопущению
• Кодексы, которые признает организация, как, например, Кодекс добросовестной практики

 Технический инструктаж

• Инструктаж по использованию средств связи и компьютерного оборудования
• Инструктаж по вопросам охраны труда и безопасности
• Здания и схема расположения – местоположение туалетов, аварийных выходов и мест, где можно получить канцелярские товары
• План по обеспечению безопасности и политика безопасности
• В опросы охраны труда и безопасности

 Инструктаж по финансовым вопросам

• Использование расходных ведомостей для учета личных и проектных средств
• Платежные ведомости

 Информация о регионе\стране

• Карта местности и инфроструктуры
• Исторический, политический, социальный и экономический аспекты региона\страны.

 Введение в должность

Введения в должность – знакомство нового сотрудника с организацией. Новому сотруднику следует рассказать обо всех аспектах деятельности организации, чтобы он мог правильно представлять организацию. Введение в должность в значительной степени определяет, насколько человек будет чувствовать свою ценность для организации. Независимо от того, насколько новые сотрудники знакомы с организацией, важно, чтобы все они проходили процедуру введения в должность. Те, кто считает, что уже все знает об организации, возможно, знакомы только с некоторыми направлениями ее работы. Рекомендуется, чтобы все новые сотрудники проходили введение в должность в течение одного-двух месяцев с начала работы.

 Процедура введения в должность

ЛЮДИ – возможность для новых сотрудников познакомиться со своими коллегами из других подразделений организации, в том числе с руководством, например, с директорами.

ИСТОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ – важная информация об организации, в том числе о ее основании, основных вехах в ее истории, количестве сотрудников, годовом доходе и руководстве.

РАБОТА ОРГАНИЗАЦИИ – идея организации, ценности и цель, а также все виды проектов, которые она осуществляет.

Во время введения в должность должны быть раскрыты основные направления работы с людьми в организации, потому что они касаются всех сотрудников вне зависимости от их функций в организации. Эти направления могут быть следующими:

• Соцпакет. Хотя размер заработной платы будет различаться в зависимости от должности, соцпакет должен быть одинаковым для всех сотрудников, работающих по трудовому договору. Соцпакет может включать ежегодный оплачиваемый отпуск, а также медицинскую страховку. Информация об этом должна содержаться в справочнике для сотрудников или трудовом договоре.
• Дисциплинарные процедуры и разрешение трудовых споров. Порядок разрешения трудовых споров предполагает, что у сотрудников есть право официально подать жалобу, например по поводу отношения к ним других сотрудников.
• Стандарты, которые признает организация, например, в отношении безопасности, охраны окружающей среды, гендерного равенства, правовых вопросов.
• Профессиональное развитие персонала. Новые сотрудники должны быть проинформированы о возможностях обучения/повышения квалификации. Давая сотрудникам возможность учиться, организация может повысить эффективность труда сотрудников и мотивировать их.

При полном или частичном использовании материалов ссылка на сайт HRhelpline.ru обязательна