Адаптация персонала

Адаптация персонала – это структурированный процесс интеграции нового сотрудника в новую трудовую среду. Термин адаптация в широком смысле слова (лат. Adaptation — приспособлять) подразумевает возникшую в процессе эволюции способность вида приспосабливаться к условиям среды обитания. В современном менеджменте под адаптацией часто понимается приспособление индивидуума к новым профессиональным и организационным условиям труда в связи со сменой работодателя или переходом на новую должность. Такая интеграция может включать мероприятия по вводу в должность, объяснения корпоративных правил и этики, психологическую интеграцию в рабочий коллектив. Поскольку на российском рынке труда принято нанимать сотрудника с испытательным сроком, то зачастую многие компании рассматривают процедуру ввода в должность как естественное продолжение процесса отбора персонала. Чаще всего процедуру ввода в компанию применяют к новопринятым членам коллектива, однако, иногда некая форма адаптации необходима при переходе сотрудника из одного отдела в другой.

Адаптация персонала имеет большое количество разных видов, методов и подходов, направленных чаще всего на увеличение производительности и эффективности труда новопринятого сотрудника. Основная задача любого вида адаптации и ввода в должность — это максимально быстро получить полную отдачу от работника и заручиться его лояльностью к новому месту работы. Конечная цель всех процедур адаптации заключается в том, чтобы сотрудник начал самостоятельно работать и мог самостоятельно выполнять свои функциональные задачи и давать ожидаемый результат.

Содержание статьи:

1. Цели адаптации персонала
2. Виды адаптации персонала
3. Способы адаптации персонала
4. Методы адаптации персонала
5. Задачи отдела персонала в построении системы адаптации
   
6. Основные ошибки при адаптации сотрудников
7. Оценка эффективности адаптации персонала
8. Банк регламентов и положений по адаптации персонала
9. Интересные материалы по теме ввода и адаптации персонала

Цели адаптации персонала

Организация обычно преследует следующие цели при внедрении системы адаптации персонала:

• снизить текучесть кадров и сократить расходы на подбор;
• сократить расходы на мотивацию персонала;
• повысить лояльность.

HR статистика говорит, что новонанятие сотрудники уже в первые дни работы принимают решение об увольнении, если их никто не знакомит с организацией и коллективом, так как чувствуют себя “брошенными”. У работников, с которыми не проводят адаптационную работу, как правило, снижается мотивация к труду, что ухудшает трудовую результативность и снижает их шансы на успешное прохождение испытательного срока. Отсутствие адаптации или плохо налаженная система введения сотрудника в должность приводят к тому, что в организации отсутствует приверженность ценностям, верность и идентификация индивидуальных целей с организационными. Для новых сотрудников основная цель адаптации заключается в том, чтобы:

• сотрудник как можно быстрее начал выполнять должностные обязанности. Это сокращает расходы компании из-за простоя рабочего места;
• снять тревожность и неуверенность, которую испытывает новопринятый в первое время в новой остановке. Это помогает сосредоточиться на работе и повысить качество выполняемых задач;
• новичок почувствовал себя частью компании. Это удовлетворяет потребность индивидуума принадлежать к определенной социальной группе и повышает его мотивацию.

Бесплатный каталог политик и процедур аттестации персонала

Виды адаптации персонала

В практике управления персоналом принято выделять три направления адаптации:

• организационная адаптация;
• психологическая адаптация;
• профессиональная адаптация;
• ценностная адаптации сотрудника.

Ценностная адаптация требует длительного времени, и она обычно выходит за рамки привычного испытательного срока в 3 месяца. Все мероприятия по 4 направлениям введения в должность обычно группируются вокруг двух основных видов адаптации персонала:

• ввод в корпоративную культуру организации;
• ввод в должность и рабочие обязанности.

Любая форма адаптации проводится прежде всего для того, чтобы компания могла как можно быстрее увидеть плоды эффективного труда нового сотрудника. Корпоративная адаптация персонала нацелена на гармоничную интеграцию человека в в социально-организацонную среду компании. Она включает в себя следующие этапы:

• ознакомление и усвоение на практике корпоративных ценностей и этики поведения в организации;
• установление новых рабочих и межличностных связей, наработка необходимого корпоративного нетворка;
• социально-психологическая адаптация в коллективе, когда работник ищет свое место в команде.
• организационная адаптация, когда работник усваивает новую организационную структуру, методы принятия решений и коммуникации, местом своего подразделения и должности в бизнес-процессах организации.

По итогам данного этапа адаптации у сотрудника должно возникнуть четкое представление о правилах поведения, корпоративной иерархии и целях и задачах, которые решает его подразделение. Производственная адаптация или ввод в должность — это процесс ознакомления со своими должностными обязанностями и интеграция работника в профессиональную сферу деятельности Иногда профессиональное введение в должность сопряжено с дополнительным освоением компетенций и знаний, а также формированием профессионально необходимых управленческих навыков. Для некоторых должностей, сопряженных с тяжелым физическим трудом или ночным графиком работы, к этапу ввода в должность также относят психофизиологическую адаптацию, а именно — приспособление к новым условиям труда.

Способы адаптации персонала

Процедура адаптации может проходить через:

• руководителя;
• коллег;
• координатора;
• систему приятелей “buddy”;
• наставничество.

Сотрудник компании в роли приятеля “buddy” может быть любого возраста и статуса. Как правило, такая деятельность не оплачивается дополнительно. Основная мотивация “buddy” — это положительные отзывы о его деятельности и возможность помочь другому человеку. Решение стать “buddy” сотрудник должен принимать добровольно и без принуждения со стороны начальника. В противном случае формальное отношение к этой роли сведет на нет всю плюсы такого способа адаптации.

Методы адаптации персонала

Методы профессиональной и корпоративной адаптации персонала варьируются в зависимости от должности, особенностей бизнес-процессов и уровня квалификации сотрудника. На практике многие компании разделают методы адаптации для:

• молодых сотрудников и выпускников;
• сотрудников на позиции массового подбора;
• высококвалифицированных специалистов;
• менеджеров руководящего звена.

Комплексы мероприятий и затраты на адаптацию этих категорий будут сильно отличаться. Наиболее распространенные и часто практикуемые методы адаптации квалифицированного персонала включают в себя:

• различные вводные и командные тренинги;
• тренинги на освоение моделей поведения;
• инструктаж в подразделениях;
• регулярные совещания с линейным руководителем;
• план работ и заданий на испытательный срок;
• онлайн обучение через интернет-сайт;
• наставничество и систему “приятелей”
• неформальные кофе-брейки и совместное времяпровождение с коллективом.

Молодые специалисты обычно требуют более детального введения в должность и дополнительного обучения. Дополнительные методы адаптации таких сотрудников могут включать:

• различные формы сопровождения — наставничество, коучинг, менторство, buddy;
• закрепления нового специалиста за опытным сотрудником и job shadowing;
• профессиональные онлайн тренинги, аттестации и инструктажи;
• краткосрочная ротация молодого сотрудника между различными подразделениями и стажировки.

Все эти мероприятия нацелены на то, чтобы молодой сотрудник быстро и качественно освоил практические умения и навыки, нужные компании. Различные формы сопровождения также нацелены на трансляцию мисси, стратегий и ценностей компании и создание ощущения вовлеченности сотрудников в жизнь команды. Сотрудники на должности массового набора обычно в ходе ввода в должность проходят минимальную адаптацию, которая включает:

• обязательное обучения по технике безопасности и профессиональные инструктажи;
• детальный инструктаж в подразделении;
• на первое время закрепления нового специалиста за опытным сотрудником — job shadowing или краткосрочная стажировка.

Процесс адаптации сотрудника на руководящей позиции в большинстве случаев носит индивидуальный характер и проходит по уникальному сценарию.

Задачи отдела управления персоналом в построении системы адаптации

Обычно в крупных компаниях ответственность за создание эффективной системы введения в компанию и должность несет отдел кадров. Он должен:

1. Сформулировать принципы и правила адаптации персонала для компании;
2. Составить перечень методов адаптации новых сотрудников, которые приемлемы для корпоративной культуры компании и соответствуют бюджету;
3. Разработать инструменты адаптации;
4. Составить регламент и процедуры адаптации нового сотрудника;
5. Составить план мероприятий по вводу персонала в должность;
6. Проводить оценку эффективности адаптационных мероприятий.

Основные ошибки при адаптации сотрудников

Обычно основные причины, заставляющие нового сотрудника принять решение уйти из компании во время испытательного срока связаны:

• с неверным представлением о работе;
• некорректными установками, данными во время ввода в должность;
• неправильными ожиданиями.

Часто компании допускают следующие ошибки и упущения в процессе адаптации сотрудников: зачастую слишком позитивное позиционирование организации перед кандидатом на должность на этапе подбора, из-за чего у соискателя формируются завышенные ожидания. Компания нанимает сотрудников, чьи компетенции выходят за рамки должностных обязанностей. В результате новые сотрудники не используют весь свой ресурс и быстро утрачивают удовлетворенность трудом. Не информируют сотрудников об условиях труда, особенностях рабочего места. Например, некоторые сотрудники не могут привыкнуть к работе в “открытом пространстве” (open space). Не готовят морально к работе в условиях субординации. Не все сотрудники готовы к работе под давлением, в режиме цейтнота, с авторитарным стилем руководства. Не предупреждают новопринятых об особенностях корпоративной культуры и правилах организационного поведения.

Оценка эффективности адаптации персонала

По мере осуществления процедуры адаптации персонала возникает необходимость в оценке эффективность проведенных мероприятий. Как правило, методы оценки адаптации персонала включают два основных объекта оценки:

• успешность сотрудника на испытательном сроке;
• эффективности организации системы адаптации.

В качестве метода оценки адаптации персонала многие компании используют:

• KPI и ключевые показатели эффективности;
• управление по целям (managment by objective);
• компетентностный подход для оценки.

Наиболее эффективными критериями оценки адаптации персонала будут критерии, которые включают конкретные результаты — исчисляемые, измеримые и очевидные. Удовлетворенность нового сотрудника процессом адаптации можно ранжировать по следующим показателям:

• удовлетворенность сотрудника должностными обязанностями;
• оценка его вовлеченности в новый коллектив и должность;
• удовлетворенность работника отношениями в команде;
• качество коммуникаций между сотрудником и линейным руководителем;
• общие знания и принятие корпоративной культуры организации.

Обычно такой анализ проводят через 3, 6 и 12 месяцев после приема сотрудника на работу. Оценка сотрудника по результатам испытательного срока может носить формализованный или неформальный характер и включать:

• формальную аттестацию по итогам испытательного срока;
• неформальную обратную связь от руководителя, наставника, ментора;
• серию тестовых заданий и экзаменов.

Об эффективности процесса адаптации можно судить по определенным показателям. Вход в организацию и в должность прошел успешно, если:

• через 6 месяцев после трудоустройства работа для сотрудника не вызывает чувство стресса, тревожности и дискомфорта. Он владеет знаниями о своих функциональны задачах и выполняет должностные обязанности в срок и с требуемым качеством;
• получен необходимый объем корпоративных и профессиональных знаний и компетенций, требующихся для самостоятельного выполнения работы;
• сотрудник действует в соответствии с установленными требованиями и корпоративными нормами;
• есть желание совершенствоваться в профессии;
• работник чувствует себя частью коллектива;
• сотрудник связывает свое профессиональное будущее и возможности карьерного роста с вашей организацией;
• успех в работе проецируется на ощущение жизненного успеха;
• у сотрудника есть чувство, что к его мнению прислушиваются;
• установлены дружеские взаимоотношения с членами коллектива и неконфликтные отношения с группой.

Безусловно, в конечном счете, основным показателем эффективной адаптации является полноценное выполнение новым сотрудником поставленных перед ним задач и его желание продолжить свое трудоустройство в данной организации.

Интересные материалы по теме ввода и адаптации персонала