10 простых секретов эффективных внутренних коммуникаций

Мечтаете о том, как научить ваше руководство и сотрудников настроиться на эффективные коммуникации, но не знаете, как это сделать? Вот несколько советов, которые могут вам помочь в решении этой непростой задачи. Итак, с чего начинать?

Эффективные внутренние коммуникации помогают ведению бизнеса и, в конечном счете, способствуют увеличению прибыли компании. Формула проста: счастливые сотрудники = счастливые клиенты = рост прибыли.

Кроме прочего, эффективная коммуникация внутри компании помогает создать позитивную рабочую атмосферу и способствует постоянному совершенствованию рабочих процессов.

Но до тех пор, пока ваши сотрудники не будут получать грамотно выстроенную коммуникацию, будет проблематичным повысить их мотивацию и вовлеченность.

Используйте видео

Сегодня видео — основной тренд для ВК. Большинство ваших сотрудников (особенно представителей поколения миллениалов) буквально ждут от вас использования видеоканалов для донесения важных (и не очень) сообщений.

По данным исследования Melcrum, “93% профессионалов в области ВК считают видео контент основным источником получения информации о компании».

Тем не менее многие организации продолжают выпускать лонгриды электронных сообщений для сотрудников, не осознавая потенциал видео контента — как внутри компании, так и за ее пределами.

Как своевременно информировать о последних событиях и изменениях в компании, с максимальным вовлечением сотрудников и руководства? Видео — идеальное решение. Аудио и видео каналы позволяют в более удобной и развлекательной форме вовлекать сотрудников нежели длинные электронные письма.

Если вы размышляете о том, как интегрировать видео в ваши внутренние коммуникации, ниже несколько советов, как это сделать.

• Используйте онлайн тренинги «Как создать видео» для того, чтобы научить коллег пользоваться этим инструментом

• Используйте видео контент в:
  • Еженедельных или ежемесячных новостных бюллетенях
  • Презентациях вашего генерального директора
  • Значимых обновлениях внутренних политик и процедур
  • Встречах руководства с сотрудниками

• Делайте видео интервью с руководством и сотрудниками

Видео должны быть короткими и эмоциональными. Используйте разговорный стиль, записывайте интервью, используйте анимацию.

Запустите корпоративные социальные сети

Использование корпоративных соцсетей (КСС) может способствовать уменьшению разрыва между руководителями и подчиненными благодаря неформальным коммуникациям между сотрудниками. Кроме того,  КСС помогут вашей компании искать, определять, идентифицировать и консолидировать сферы интересов и навыки сотрудников.

Социальный интранет может быть мощным источником информации для компании, потому что здесь сотрудники пишут о том, что для них значимо. Кроме того, пользователи могут сами определять, что им интересно и с кем им хотелось бы общаться. Точно так же, как они делают это в Facebook и Twitter.

Поскольку большинство ваших сотрудников уже так или иначе используют внешние соцсети, корпоративный интранет не будет для них сложным в использовании — принципы работы очень схожи. Тем не менее успех корпоративных соцсетей зависит от готовности ваших сотрудников их активно использовать.

Но для начала определите для себя, с какой целью вы создаете корпоративные соцсети. Хотите ли вы создать на этой площадке профессиональные сообщества по бизнес-интересам или это будут группы, объединенные по другим принципам (спорт, путешествия, хобби, объявления и т.п.)? Заранее продумайте, какие темы можно освещать в корпоративных сетях, по каким принципам можно организовывать группы и сообщества.

Внедряйте «политику открытых дверей»

Давать сотрудникам возможность делиться своим мнением — это один из наиболее эффективных способов улучшения коммуникации на рабочем месте. Это также отличный способ мотивации сотрудников в вашей организации. Вместо того, чтобы соглашаться с тем, что говорит руководство, поощряйте обратную связь и подчеркивайте, что выражение собственной точки зрения не повлияет на их положение в организации.

Внедрение «политики открытых дверей» ведет к снижению количества писаных правил и руководств, а также помогает сотрудникам почувствовать, что их мнение значимо для компании…и даже может привести к значительным изменениям.

Создавайте базы данных в формате Wiki

Вики-страницы — отличные инструменты для документирования личной информации, управления знаниями, касающихся проектов, задач и команд. В рамках организации эти инструменты отлично подходят для обмена информацией, создания базы знаний и для ответа на запросы сотрудников.

Вики особенно часто используются в организациях или департаментах, которые ищут творческих решений в ходе совместной работы. Этот ресурс позволяет создавать платформы, где каждый, включая высшее руководство, готов внести свой вклад в общий успех.

Создавайте интранет для сотрудников

Социальный интранет — отличный способ предоставить сотрудникам и командам исчерпывающую информацию по проекту. Вместо того, чтобы держать их в неведении, программное обеспечение социальной интрасети помогает улучшить внутреннее взаимодействие с работниками и доступ к информации. Было доказано, что этот подход повышает производительность и улучшает внутреннюю связь.

Руководители могут использовать социальный интранет для распространения информации, предоставления обновленных политик и изменений в компании, а также для поддержания связи с сотрудниками.

Сами сотрудники, с другой стороны, могут напрямую связываться с руководителями прямо в интранете, внося свой вклад и делясь собственным мнением, мыслями и идеями. Этот инструмент поощряет открытую коммуникацию — то, к чему должны стремиться все организации.

Используйте инфографику 

Как вы думаете, что из нижеперечисленного с большей вероятностью будет прочитано?

(1) Отчет, включающий квартальные результаты, данные, графики и цифры роста, или…

(2) Электронное сообщение сотрудникам с указанием направления, в котором им нужно двигаться, чтобы улучшить результаты компании

Ответ очевиден.

Добавление визуальных представлений, которые показывают тенденции роста, позволит командам самим увидеть и понять, на чем они должны сосредоточиться в первую очередь. Инфографика значительно нагляднее пространных объяснений и делает ваши коммуникации более эффективными.

Выстраивайте восходящие и горизонтальные коммуникации 

В большинстве организаций коммуникации выстроены по принципу «сверху-вниз». Руководство принимает решение, какой информацией делиться с сотрудниками и в какой степени, не рассчитывая на получение обратной связи.

Если вы хотите сделать ваши коммуникации по-настоящему эффективными, необходима обратная связь, когда сотрудники могут высказывать свое мнение, делиться идеями, открыто обсуждать решения руководства.

Вовлекая рядовых сотрудников в процесс принятия решений, вы наверняка повысите их лояльность к компании и уровень доверия к руководству.

Предоставьте сотрудникам возможность высказаться. Когда руководство сообщает о последних новостях или делает важные заявления, позвольте сотрудникам давать обратную связь с помощью вопросов и/или комментариев.

Открыто рассказывайте о целях и задачах бизнеса

Честный и открытый рассказ о целях компании способствует улучшению бизнес-показателей, создавая у сотрудников чувство вовлеченности и со-участия. Зная об истинных приоритетах организации, сотрудники стараются внести свой вклад в успех предприятия.

Публикуйте ежемесячный новостной бюллетень

Публикация новостей и обновлений компании на регулярной основе позволяет  сотрудникам лучше понимать цели и задачи бизнеса, а также быть информированными о последних продуктах и услугах, предоставляемых компанией клиентам. Особенно полезен такой формат подачи информации для новых сотрудников, которым необходимо ознакомиться с процессами и процедурами, принятыми внутри компании.

Поскольку вы публикуете новостной бюллетень раз в месяц, вы избегаете риска попасть в список нежелательной рассылки или спама. Кроме того, он заслуживает большего доверия в качестве одного из основных каналов коммуникаций.

Вы можете заморочиться публикацией печатной версии со всеми вытекающими сложностями — версткой, печатью, дистрибуцией и т.п…или вы можете создать блог. Если ваш бюллетень выходит в электронном виде, это существенно упрощает процесс получения доступа к информации сотрудниками + вы легко можете использовать его для получения обратной связи (см. #7).

Используйте digital-инструменты

Согласно исследованиям, компании, чьи внутренние коммуникации признаны наиболее эффективными, в 7 раз чаще используют последние достижения digital-технологий.

Сегодня мобильные устройства кардинально изменяют облик бизнес коммуникаций. Возможность использования смартфонов и планшетов для работы позволяет компаниям создавать команды, не ограничиваясь географическим принципом.

Компании создают различные мобильные приложения, используя push-уведомления, которые позволяют сотрудникам быть в курсе последних новостей и обновлений через личные мобильные устройства. Иметь возможность давать и получать информацию в режиме реального времени не только удобно, но и очень эффективно — как для сотрудников, так и для руководства.

В завершение

Ваши сотрудники — это квинтэссенция вашей компании. До тех пор, пока они не разделяют ваши взгляды и идеи относительно стратегии компании, вряд ли вы сможете рассчитывать на успех вашего бизнеса. Поэтому вовлекайте их! Пусть они знают и чувствуют себя неотъемлемой частью вашего бизнеса, чтобы в итоге стать командой мечты!

Автор: Мария Реутская

Блог Мария

В статье были использованы материалы сайта axerosolutions.com