Даже самые умные люди, которых я когда-либо встречала, имеют одну слабость — они не в состоянии заставить себя планировать работу. Их интеллект зашкаливает, когда речь идет об анализе различных процессов, будь то производство, динамика цен на акции или взаимодействие элементарных частиц. Но едва дело доходит до управления собственным временем или планирование большого проекта, они чуть ли не впадают в ступор. Столкнувшись с необходимостью составить график, их мозг словно выключается, и они из гениев превращаются в беспомощных детей.
Одна из причин этого удивительного феномена заключается в том, что им удается обходиться без планирования гораздо дольше, чем остальным. Если вы наделены харизмой и способны быстро вникать в суть дела, то, возможно, вам случалось делать все в последнюю минуту, к всеобщей радости и удовлетворению — или, по крайней мере, добиваться отсрочки. Если вы продолжаете в том же духе, не сталкиваясь с серьезными проблемами, то кажется, что нет смысла что-то менять.
Однако по мере того, как спрос на ваше время растет (вы получаете новую должность, переживаете нехватку кадров, обзаводитесь семьей или начинаете испытывать проблемы со здоровьем), жизнь без четкого графика становится в лучшем случае утомительной, а в худшем — невыносимой. В какой-то момент вы неизбежно приходите к простому выводу: время и усилия, затраченные на планирование и составление распорядка дня, впоследствии с лихвой себя окупят. Мой опыт работы с клиентами по вопросам тайм-менеджмента позволил мне выявить несколько истин, касающихся планирования. Приняв эти правила и приучив себя к тщательному повседневному планированию, вы сможете создать условия для более счастливой, здоровой и продуктивной жизни.
Планирование покажется вам делом мучительным — по крайней мере, в первое время. Пока ваш мозг не выработает привычного механизма составления планов, эта задача будет для вас настоящей головной болью. Это все равно что заниматься новыми физическими упражнениями, заставляя работать мышцы, о существовании которых вы даже не подозревали. Однако со временем, когда планирование начнет входить у вас в привычку, связанные с этим процессом негативные эмоции должны постепенно угасать, а положительные, наоборот, расти, побуждая вас прибегать к планированию все чаще и чаще.
Например, Камиль Форнье, бывший технический директор компании Rent the Runway, так описывает свои взлеты и падения на пути к грамотному планированию. Впервые в жизни взявшись за составление плана работы, она сразу же испытала стресс и чувство отчаяния: ее босс дотошно анализировал все проекты, выискивая любые неточности и прегрешения, а затем отправлял все переделывать. «Это было просто ужасно, — говорит она, — я была постоянно раздражена, нервы были накалены до предела. В итоге мы разбили крупный проект на несколько составных частей, и я возглавила работу над важной архитектурной задачей, которую, несмотря на ее сложность, мы все-таки выполнили в срок. Этот мучительный процесс планирования навсегда врезался мне в память, так же, как и невероятный успех, который он в конце концов принес.
Иногда проще составлять план не в одиночку, а совместно. Попробуйте привлечь к этой работе всю команду или хотя бы еще одного коллегу. В зависимости от размера группы и совпадения ваших участков работы, может оказаться, что вместе вам будет проще составлять еженедельный план, исходя из поставленных целей на месяц.
Планирование (как и работа) занимает больше времени, чем вы изначально рассчитывали. Создание расписания на неделю занимает, как правило, 30—60 минут, тогда как планирование серьезного дела потребует куда больше времени. Тем, кому это занятие в новинку, может показаться, что это неоправданно долго, однако все, кто познал преимущество плановой работы, понимают, что всего лишь один час в неделю может снизить стресс и повысить продуктивность десятков, если не сотен рабочих часов.
Кроме того, одно из преимуществ создания плана заключается в том, что вы начинаете лучше представлять, сколько времени работа отнимает на самом деле. Первоначально это даже может повергнуть вас в уныние, поскольку реальность будет разительно отличаться от ваших чаяний и фантазий. Стоит также отметить, что само существование графика вовсе не гарантирует, что все будет идти в строгом соответствии с ним. Тем не менее, если что-то пойдет не так, вы узнаете об этом уже на раннем этапе и сможете повлиять на ситуацию. В противном случае вся ваша работа может застрять в самый неподходящий момент, не оставив вам места для маневра.
Дела движутся быстрее, когда вы придерживаетесь графика. Со временем вы поймете, сколько времени потребует тот или иной проект и сколько часов необходимо потратить на выполнение своих обязанностей на этой неделе. Это может вызвать психологический дискомфорт, ведь придется выйти из зоны комфорта — вам будет казаться, что в вашем распоряжении еще полно времени и вы успеете выполнить свою работу в один присест — и в конце все останутся довольны. Но чем раньше вы столкнетесь с суровой реальностью, тем больше у вас будет возможностей пересмотреть сроки или привлечь к проекту нужные ресурсы. Также такой подход поможет вам очертить границы своего участка работы и определить свои сегодняшние дела, поскольку вам будет известен весь список потенциальных задач и приоритетов. Так вы сможете добиться максимальной эффективности, последовательно ставя перед собой цели и их выполняя.
План как канарейка. Когда-то шахтеры брали с собой в забой канарейку, которая служила им своеобразной системой раннего предупреждения об опасности. Гибель канарейки свидетельствовала о повышенной концентрации метана и давала шахтерам время покинуть шахту. Планирование тоже может заранее предупредить об опасности, ведь значительное отклонение от графика покажет, что дела идут не лучшим образом и, следовательно, необходимо внести некоторые коррективы. Если у вас перед глазами план, с которым вы постоянно сверяетесь, вы сможете быстро заметить любые задержки и повлиять на ход событий еще до того, как ваши проекты и прочие обязательства окажутся под угрозой.
Многие люди, которым не по душе возиться с графиками, быстро бросают планирование, самонадеянно рассчитывая, что у них и так все под контролем. Это всегда резко ухудшает ситуацию. Тщательное согласование с графиком и внесение изменений по мере необходимости не менее важны, чем выпуск готового продукта: эти процессы гарантируют стабильность. Игнорируя «канарейку», вы рискуете потерпеть неудачу просто потому, что позволили себе пропустить важные сигналы.
Тяжело ли заниматься планированием? Иногда — да. Но стоит ли к нему прибегать? Безусловно. Преодолев негативные эмоции, связанные с этим процессом, в результате вы повысите производительность, снизите уровень стресса и, главное, сосредоточитесь на том, что действительно важно.
Об авторе. Элизабет Грейс Сондерс — специалист по эффективному менеджменту времени, учредитель компании Real Life E Time Coaching & Training и автор книги «The 3 Secrets to Effective Time Investment: How to Achieve More Success With Less Stress».
Источник: HBR-Russia
