Как компьютерная программа помогла сократить потери рабочего времени в 7 раз и увеличить прибыль на 10 %.

Инжиниринговая компания «Охранно-пожарная безопасность» (ОПБ) проектирует инженерные системы зданий, разрабатывает системы противопожарной защиты и системы безопасности. За 12 лет компания создала проекты для 36 высотных зданий, более 40 объектов нефтегазовой отрасли, 45 спортивных объектов, 50 торговых центров, 60 промышленных зданий и многих других объектов.

Главная проблема учета рабочего времени, с которой столкнулся менеджмент компании – разные графики работы у разных отделов и сотрудников. Инженеры зависят от объема проектирования и расчетов, которые нужно сдать к точной дате.

Менеджеры работают по стандартному офисному графику. Отдел развития ориентируется на графики потенциальных клиентов.
Как учесть эффективность работы каждого сотрудника, отличить лучших от отстающих, поощрить лидеров?

Установленная при входе в офис система пропусков по магнитным картам фиксировала время прихода сотрудника в офис (а точнее, время, когда сотрудник приложил карту к датчику). Но за один день накапливалось больше 150 записей.

Фрагмент отчета о приходе сотрудников в офис (по магнитным картам)

Руководство хотело видеть отчеты и планы по самой работе, а не по времени прихода в офис. Кроме того, большинство руководители в течении дня часто уезжают на встречи и не могут ежеминутно контролировать работу команды.

Компания отказалась от учета рабочего времени по магнитным картам после второго месяца использования. Причина проста: пропускная система показывает, что сотрудник пришел в офис, но никак не помогает узнать, начал ли он работать и с какой продуктивностью работал.

Поиск решения

Компании был необходим более точный инструмент учета и анализа рабочего времени. Руководство сформулировало главные цели для нового решения:

быстро и точно подсчитать количество часов, отработанных каждым сотрудником
узнать, на какие ресурсы затрачивается компьютерное время персонала
сократить непроизводительные затраты рабочего времени (социальные сети, торговые площадки, развлекательные порталы, личные мессенджеры и др.)
сравнить эффективность использования рабочего времени разных сотрудников

При этом, программа не должна замедлять компьютеры или мешать работе офиса. Рассмотрев разные программы, взвесив плюсы и минусы работы, цены и отзывы пользователей, мы остановились на системе учета рабочего времени CrocoTime.

Тестирование

Тестовая версия программы (на 14 дней) была установлена на компьютеры нескольких сотрудников в ноябре 2015 года. Результаты тестового периода были впечатляющими.

Отчёт «Структура дня» (ссылка ведет на картинку в полноэкранном режиме) показывает всю информацию на одном экране: время начала работы, текущая задача, типы задач и топ самых часто используемых программ и сайтов.

Мы увидели полную картину и подробную структуру каждого рабочего дня каждого сотрудника. Количество отработанных часов за месяц и вся компьютерная активность офиса теперь были как на ладони.

В декабре 2015 года компания установила систему на все компьютеры, а персонал начал понемногу привыкать к системе контроля и необходимости продуктивно использовать время.

Новая методика оплаты: главное – продуктивность

С 1 марта 2016 года ОПБ сделала автоматический учет рабочего времени официальным для всех сотрудников. Был четко регламентирован режим работы офиса:

рабочие дни – понедельник-пятница, не менее 8 часов в период с 9:00 до 20:00 (для каждого отдела в системе CrocoTime
установлен свой режим рабочего времени с учетом специфики работы);
в качестве фактического начала рабочего дня установлено время включения компьютера, а окончания – время выключения;
отсутствием на рабочем месте признается зафиксированное CrocoTime отсутствие пользовательской активности за ПК работника (исключение – совещания и переговоры)
перерыв на обед – 30 мин., (в рабочее время не включается, время начала и окончания перерыва плавающее, в период с 13:00 до 15:30)

Весь персонал был под роспись ознакомлен с порядком учета рабочего времени и методикой работы системы.

Первым результатом стало резкое снижение количества нарушений режима работы (опоздания, ранние уходы, задержки после перерывов).

Динамика затрат рабочего времени (за январь 2016 года)

Большое удобство системы – просмотр статистики всей активности сотрудников за компьютером, в которой время поделено на «Продуктивное» (полезное для компании) и «Отвлечения» (непродуктивная активность), а также возможность увидеть, сколько рабочего времени компьютер сотрудника «спал».

Еще важнее для компании стала возможность выгрузить из системы (в виде электронной таблицы Excel) табель учета рабочего времени за выбранный период. Система также оказалась полезной и для создания методики премирования сотрудников. Для этого мы ввели категории нарушений трудовой дисциплины, которые могут быть зафиксированы системой:

опоздание – включение компьютера позже времени начала рабочего дня, установленного для этого отдела;
ранний уход – выключение раньше окончания рабочего дня, установленного для этого отдела;
прогул – отсутствие работника на рабочем месте более 4 часов подряд без уважительной причины;
нарушение правил техники безопасности (компьютер включен при отсутствии пользовательской активности в течение суток и более)
нарушение правил техники безопасности (компьютер не выключен в нерабочее время (с 20:00 до 9:00 следующего дня)

Поскольку система позволяет фиксировать все активированные работником в течение дня программы и сайты и разделяет затраты рабочего времени на продуктивные и непродуктивные, к категории непродуктивных отнесены:

развлекательные и новостные порталы
интернет-магазины
торговые площадки
личные финансы
непрофильный интернет-поиск
работа с личной почтой
личные страницы в социальных сетях
мессенджеры

С учетом этих данных, оплата труда каждого работника производится теперь пропорционально отработанному «продуктивному» времени, а непродуктивные затраты времени не оплачиваются. В случае, если доля непродуктивного времени в рамках регламента превышает 5 % в месяц, это тоже относится к нарушению трудовой дисциплины.

Нарушения трудовой дисциплины становятся основанием для исключения сотрудника-нарушителя из числа премируемых по результатам месяца или квартала. Также данные об использовании сотрудником своего рабочего времени включены в расчет персональных KPI.

Итого

Внедрение методики оценки времени с помощью CrocoTime помогло работникам быстрее привыкнуть к необходимости более ответственного расходования рабочего времени. Анализ динамики использования сотрудниками ОПБ своего рабочего времени показал, что непродуктивные потери (соцсети, личная почта и т.п.) с каждым месяцем использования системы становятся меньше. Если в ноябре 2015 года компания фиксировала 4,25 %, то сейчас на весь коллектив — не более 0,73 % от всего отработанного времени.

Авторы: Илья Шевчук, директор компании «Охранно-пожарная безопасность»,
Александр Лебедев, кандидат экономических наук, доцент, сооснователь и старший партнер консалтинговой компании Future Access,
Марина Ловчева, кандидат экономических наук, доцент, руководитель Лаборатории кадрового консалтинга Московской группы консалтинга

Источник