Типовой образец Утверждаю ___________________________________ (инициалы, фамилия) » » ____________ 20__г. м.п. Должностная инструкция заведующего канцелярией » » ______________ 20__г. N_________ Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на I. Общие положения 1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей. II. Должностные обязанности Заведующий канцелярией обязан: III. Права Заведующий канцелярией вправе: IV. Ответственность Заведующий канцелярией несет ответственность: Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________ Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия) » » _____________ 20__г. Согласовано: Начальник юридического отдела (инициалы, фамилия) » » ________________ 20__г. С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия) » » _____________ 20__г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ
(наименование организации, ________________________
предприятия и т.п., его (директор или иное
организационно правовая форма) должностное лицо,
уполномоченное утверждать
должностную инструкцию)
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее
среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу
работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по
профилю не менее _________ лет.
1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение
от нее производится приказом директора предприятия.
1.4. Заведующий канцелярией подчиняется ____________________________
(директору предприятия;
________________________________________________________________________.
иному должностному лицу)
1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка,
отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при
отсутствия такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который
приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее
исполнение возложенных на него обязанностей.
1.6. Заведующий канцелярией должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся
организации делопроизводства;
— единую государственную систему делопроизводства;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— структуру предприятия;
— организацию делопроизводства на предприятии;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и
временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— системы организации контроля за исполнением документов;
— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;
— основы экономики, организации производства, труда и управления;
— законодательство о труде Российской Федерации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
— _________________________________________________________________.
1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
— положением о канцелярии предприятия;
— инструкцией по делопроизводству и работе архива;
— настоящей должностной инструкцией;
— _________________________________________________________________.
1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками
канцелярии.
2.1. Организовывать работу канцелярии.
2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой
корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их
правильным оформлением.
2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и
передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего
делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по
формированию дел и их сдаче на хранение.
2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на
предприятии и организовывать их внедрение.
2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы
делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а
также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами
управленческого труда.
2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в
подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием,
хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о
соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.
2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и
организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных
документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на
предприятие.
2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и
использования информации, содержащейся в них.
2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых
технологических процессов работы с документами, совершенствовании
автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом
применения средств вычислительной техники).
2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по
улучшению деятельности канцелярии.
2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей
государственную, коммерческую и служебную тайну.
2.14. _____________________________________________________________.
3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей
структурных подразделений предприятия предложения по улучшению
деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений
предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего
выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.
3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в
случае нарушения установленных правил.
3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью
канцелярии.
3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в
структурных подразделениях.
3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками
канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о
поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий
на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.8. Взаимодействовать:
— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по
вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки
исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых
документов;
— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов;
— с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами
оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;
— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и
перемещения работников отдела;
— ____________________________ — по вопросам ______________________.
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
_________________________
(подпись)
_____________________________
(подпись)
_________________________
(подпись)
Утверждаю _____________________________ (Фамилия, инициалы) (наименование организации, ее ________________________________ организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию) 00.00.201_г. м.п. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ ——————————————————————- (наименование учреждения) 00.00.201_г. №00 1. Общие положения 1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения 1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо со средним профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или начальным профессиональным образованием и стажем работы по профилю не менее _________ лет. 1.3. Заведующий канцелярией находится в подчинении ____________________________ (директора предприятия; ________________________________________________________________________. иного должностного лица) 1.4. В период отсутствия заведующего канцелярией (командировка, болезнь, отпуск и пр.) его обязанности возлагаются на его заместителя или другое лицо, назначенное руководителем предприятия, приобретающее соответствующие права и несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств. 1.5. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от нее по приказу директора предприятия. 1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется: — положением о канцелярии предприятия; — инструкцией по работе архива и делопроизводству; — данной должностной инструкцией. 1.7. Заведующий канцелярией обязан знать: — государственную систему делопроизводства; — распоряжения, постановления, приказы и прочие нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, которые касаются организации делопроизводства; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — структуру предприятия; — порядок составления описей дел постоянного и временного хранения, номенклатуры дел и установленной отчетности; — основы организации производства, экономики, управления и труда; — оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда; — трудовое законодательство; — порядок и сроки сдачи дел в архив на хранение; — системы организации контроля исполнения документов; — правила трудового распорядка на предприятии; — правила противопожарной защиты и производственной санитарии; — нормы и правила охраны труда и техники безопасности. 1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии. 2. Должностные обязанности Заведующий канцелярией обязан: 2.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку к месту назначения. 2.2. Организовывать работу канцелярии. 2.3. Осуществлять контроль сроков выполнения документов и их правильным оформлением. 2.4. Разрабатывать инструкции, касающиеся ведения делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение. 2.5. Организовывать работу по учету, регистрации, хранению и передаче в структурные подразделения документации текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, касающихся формирования дел и их сдачи на хранение в архив. 2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства нужными справочными и инструктивными материалами, оборудованием, инвентарем, оргтехникой и техническими средствами управленческого труда. 2.7. Обеспечивать подготовку справок о соблюдении сроков выполнения документов. 2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов. 2.9. Руководить делопроизводством в подразделениях предприятия, следить за правильным формированием, своевременной сдачей дел в архив и их хранением. 2.10. Принимать участие в подготовке созываемых руководством совещаний. 2.11. Обеспечивать установленный режим доступа к документам и использования и информации, которая в них содержится. 2.12.Организовывать техническое обслуживание совещаний, оформление командировочных документов, регистрацию работников, которые прибывают в командировку на предприятие. 2.13. Участвовать в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документацией, усовершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий. 2.14. Проводить работу по защите информации, которая составляет государственную, служебную и коммерческую тайну. 2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий, направленных на улучшение работы канцелярии. 3. Права Заведующий канцелярией вправе: 3.1. Вносить на рассмотрение руководителей структурных подразделений предприятия и директора собственные предложения, направленные на улучшение деятельности отдела, методов и форм работы с документацией. 3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и других работников предприятия должного выполнения установленных правил работы с документами на предприятии. 3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения определенных правил. 3.4. Визировать и подписывать документы, которые связаны с деятельностью канцелярии. 3.5. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия. 3.6. Давать распоряжения, обязательные для выполнения работниками канцелярии. 3.7. Требовать своевременного и качественного выполнения своих указаний. 3.8. Вносить на рассмотрение директора предприятия собственные предложения о поощрении лучших работников отдела, о наложении взысканий на нарушителей трудовой и производственной дисциплины. 3.9. Сотрудничать: — с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов; — с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения бланками документов, средствами оргтехники, канцтоварами и пр.; — с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанными с подготовкой документации; — с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела. 4. Ответственность Заведующий канцелярией ответственен: 4.1. За невыполнение или недолжное выполнение своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках. 4.2. За правовые нарушения, которые совершены в процессе осуществления своей деятельности в определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ рамках. 4.3. За причинение материального вреда предприятию в определенных трудовым, гражданским и административным законодательством РФ рамках. Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.201_г. С инструкцией ознакомлен, один экземпляр получил: _____________ __________________ (подпись) (фамилия, инициалы) 00.00.20__г.
![Что делать, если работодатели вас считают «оверквалифайд»? И как таким людям удается найти работу](https://hr.hrhelpline.ru/wp-content/uploads/2022/02/Overquilified-940x675.png)
Что делать, если работодатели вас считают «оверквалифайд»? И как таким людям удается найти работу
Анна Соколова «Вы оверквалифайд для этой позиции», — такой вежливый отказ от рекрутера рискуют услышать те, кто имеет большой опыт работы, ведь он может быть избыточным для вакансии. The Village узнал у специалистов по HR, почему они отказывают слишком...![Что такое one day offer, который набирает популярность в найме: как устроена процедура, какие плюсы и риски](https://hr.hrhelpline.ru/wp-content/uploads/2022/02/panel-interview.jpg)
Что такое one day offer, который набирает популярность в найме: как устроена процедура, какие плюсы и риски
Алёна Владимирская Самое модное сейчас: one day offer (odo). Суть ясна — кандидата проводят по всем этапам собеседований за один рабочий день, чтобы в конце дня либо выставить оффер, либо отказать. Для кого предназначен Конечно, не для топов. Но для дефицитных...![«У меня появилось новое хобби»: британец четыре месяца ходит на собеседования, чтобы развлечься. Устраиваться на работу он не намерен](https://hr.hrhelpline.ru/wp-content/uploads/2022/02/intervyu.jpg)
«У меня появилось новое хобби»: британец четыре месяца ходит на собеседования, чтобы развлечься. Устраиваться на работу он не намерен
Пользователь Reddit из Великобритании Рогз (R_o_g_z) поделился с интернет-пользователями своим необычным хобби — ходить на собеседования без намерения устроиться на работу. «У меня вроде как появилось новое хобби. <…> В течение последних четырех месяцев...![ТОП навыки HR-специалиста и как их развить](https://hr.hrhelpline.ru/wp-content/uploads/2021/11/21321.png)
ТОП навыки HR-специалиста и как их развить
HR-специалист не только занимается отбором персонала, но еще и является связующим звеном между руководством компании и командой. Чтобы стать незаменимым сотрудником и претендовать на более высокие позиции — возможно, возглавить HR-отдел, нужно обладать специфическими...![«Искать людей надо с азартом»: старейший рекрутер Владивостока про необычные вакансии, поиск водолазов и лукизм клиентов](https://hr.hrhelpline.ru/wp-content/uploads/2021/10/fff-1080x574.gif)
«Искать людей надо с азартом»: старейший рекрутер Владивостока про необычные вакансии, поиск водолазов и лукизм клиентов
Сотрудники кадровых агентств ежедневно просматривают десятки резюме и тратят месяцы, пытаясь закрыть вакансию и подобрать подходящих специалистов по запросам клиентов. Порой требования работодателей вызывают у рекрутеров много вопросов: довольно сложно отыскать...![Демография и рынок труда](https://hr.hrhelpline.ru/wp-content/uploads/2021/07/210114663_4077542598992215_618422324196469389_n.jpg)
Демография и рынок труда
Наталья Данина Мы сплошь и рядом встречаемся с кейсами, когда бизнес считает, что HR последнее время стал очень плохо работать (ага, до этого работал хорошо, а потом вдруг раз, и перестал). И уж если нет пророка в своем отечестве, то может к внешнему человеку...![Исследование: сотрудники-звезды снижают эффективность команд](https://hr.hrhelpline.ru/wp-content/uploads/2018/10/depositphotos_75886119_m-2015.jpg.450x450_q95.jpg)
Исследование: сотрудники-звезды снижают эффективность команд
читается, что талантливые сотрудники в штате автоматически помогут компании достичь лучших результатов. Но на практике звезды в коллективе могут стать как благом, так и проклятием, пишет BBC. Эксперименты показывают, что зачастую они снижают общую эффективность...![Поиск работы с препятствиями: как бороться с ATS](https://hr.hrhelpline.ru/wp-content/uploads/2021/03/poisk-raboty-s-prepyatstviyami-kak-borotsya-s-ats-1.png)
Поиск работы с препятствиями: как бороться с ATS
Шесть способов убедиться, что ваше резюме преодолеет роботов ATS Поиск работы процесс длительный, не всегда предсказуемый, но он включает обязательный элемент — это поток стандартных писем с отказами. Они часто кажутся произвольными, как будто никто на самом деле не...![О чем стоит врать на собеседовании? И чего придумывать не нужно](https://hr.hrhelpline.ru/wp-content/uploads/2016/01/interview-questions-for-millennials-862x405.jpg)
О чем стоит врать на собеседовании? И чего придумывать не нужно
Автор Анна Соколова The Village продолжает отвечать на важные вопросы о работе и карьере. На этот раз мы спросили специалистов сферы HR, когда стоит врать и приукрашивать свои достижения на собеседовании, а когда это делать категорически не стоит. Екатерина Котова ...![Опрос: каждый шестой владелец бизнеса учитывает знак зодиака при выборе работников](https://hr.hrhelpline.ru/wp-content/uploads/2020/08/Untitled.png)