ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ

УТВЕРЖДАЮ

_____________________

«     »              г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Общий отдел

Секретарь

№

Общие положения
Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом Директора.
Основными задачами секретаря являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
Секретарь подчиняется непосредственно Начальнику общего отдела.
В своей деятельности секретарь руководствуется:
— законодательными актами РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— приказами (указаниями) руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.
На должность секретаря назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
Секретарь должен владеть вопросами:
— перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
— организации работы с документами, составления документации;
— организации управленческого труда;
— применение средств вычислительной и организационной техники;
— перевода служебной документации на иностранный (английский) язык;
— культуры труда и служебной этики;
П.     Должностные обязанности

Секретарь должен:

Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-     хозяйственную деятельность отдела.
Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства.
Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей.
Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
Вести прием посетителей.
Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности отдела.

III. Права

Секретарь имеет право:

Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).
Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.
Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или «Конфиденциально».
Принимать решения в пределах своей компетенции.
Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность за:

Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Должностная инструкция разработана в соответствии с  ____________________________

(наименование, номер и дата документа)
С инструкцией ознакомлен (а):

______       ___________________________

(подпись)                     (фамилия, инициалы)

«___»_______________ г.