ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЛИЧНОГО ПОМОЩНИКА
Должностная инструкция
Позиция |
Личный помощник директора завода |
Дата |
|
Функция |
|
Дивизион |
|
Подразделение |
Управление |
Бизнес-Единица |
|
Центр затрат |
|
Грейд |
|
Цели и задачи |
Обеспечить эффективную административную поддержку и выполнение поручений директора завода
Осуществлять поддержку для других менеджеров и сотрудников завода с учетом приоритетности заданий
|
Организационное подчинение |
Прямое подчинение |
Директор завода |
Функциональное подчинение |
Директор завода |
Подчиненные позиции |
|
3. Ключевая ответственность и задачи |
I – Подготовка завода к функционированию (ОР- Operation Preparation)ü Совместно с административным подразделением головного офиса, менеджерской командой установить базовые рабочие процедуры (отправка почты, образцы документов, транспортировка, отчетность, проведение встреч, др.), приобрести необходимое оборудование;
ü Осуществлять административную поддержку директору завода, команде, линейным менеджерам в выполнении задач;
II – Начиная с первого года работы завода
ü Вести календарь в LN,ежедневно уточнять планы директора завода на следующий день; отслеживать расписание, встречи, организацию, включая местоположение, доставку еды, проверять доступность, организацию всех пропусков
ü Организовывать бизнес поездки, командировки (визы, бронирование билетов, такси, гостиниц)
ü Обеспечивать требуемые услуги через внешних поставщиков, своевременно вносить данные в информационную систему JDE, контролировать оплату; обеспечивать наличие необходимой документации (договоры, счета, акты и т.д.)
ü Готовить отчеты о расходах, своевременно вносить данные в информационную систему JDE. Обеспечивать наличие необходимой документации
ü Обеспечивать визовую поддержку совместно с головным офисом для всех сотрудников, направляемых в загранкомандировки
ü Оперативно принимать, направлять адресатам телефонные звонки; информацию, документы, корреспонденцию, поступившую в приемную директора
ü Подготавливать корреспонденцию к отправке, контролирует доставку
ü Координировать встречи директора, организовывать локальные мероприятия; обеспечивать транспортировку, прием, размещение гостей в соответствии с их графиками работы и стандартами компании
ü Осуществлять переводы, если необходимо
ü Обеспечивать работоспособность и комфорт приемной и кабинета директора: исправное состояние вычислительной и организационной техники, средств связи, наличие справочных материалов, чистоты, еды и напитков, др.
ü Контролировать сроки исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов
ü Вести общее делопроизводство: регистрацию всей входящей/исходящей корреспонденции; обеспечение сохранности документов; контроль подготовки дел приемной к сдаче в архив, их предварительную обработку
ü Осуществлять выполнение поручений директора своевременно и в полном объеме
ü С учетом приоритетности заданий директора помогать работникам завода
ü Взаимодействовать с коллегами компании в духе взаимопомощи и сотрудничества; соблюдать правила внутреннего распорядка, Политик и Процедур Компании
ü Эффективно управлять бюджетом, оптимизировать расходы (агентства, покупка билетов, гостиницы, такси, кофе-брейки, обеды, др.)
— |
4. Ключевые показатели эффективности |
ü Про-активный подход к организации поддержки деятельности директора и других сотрудников заводаü Отчеты о расходах в JDE своевременно и корректно
ü Разумное расходование ресурсов |
5. Взаимодействия |
Внешние провайдеры услуг, посетители, местное сообщество директора, сотрудники, сотрудники других подразделений компании
|
Требования |
Образование и опыт работы |
Высшее образование (английский язык свободно, французский язык желательно), опыт работы переводчиком, личным помощником не менее 1 года |
Технические знания/навыки: |
ü Знания о компании, цели приоритетыü Процесс производства цемента и технологическое оборудование. Причинно-следственные связи
ü Расположение основных производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура завода
ü Политику безопасности компании, правила ОТ и ПБ. Требования по охране окружающей среды. Возможных загрязнения от деятельности завода (основное оборудование) и умение их предотвращать
ü Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи (номера телефонов экстренной связи, место нахождения средств индивидуальной защиты, план эвакуации при пожаре; правила вызова пожарной команды; скорой помощи)
ü Анализ корневых причин, анализ рисков на базовом уровне
ü Основные показатели работы своего подразделения
ü Положения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы;
ü Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.д
ü Технология делопроизводственных операций;
ü Эксплуатация оргтехники, средств связи, установленных в приемной и в офисе; Причины возникновения неисправностей , меры по их минимизации
ü Нормы служебного этикета;
ü Грамотное владение устным и письменным русским языком, четкая дикция
|
Иностранные языки |
Английский язык – свободный |
Навыки работы на компьютере |
Рабочие навыки работы в Microsoft office, включая Word, Excel, PowerPoint |
Личностные навыки: |
ü Коммуникабельность, позитивный настрой, внимательность;ü Организованность, умение быстро переключаться, работать в напряженном режиме;
ü Исполнительность; аккуратность, пунктуальность
ü Сдержанность и скромность
ü Командность;
ü Честность;
ü Энтузиазм; инициативность
|
Особые требования |
ü Хорошие манеры, ухоженный вид;ü Умение работать в быстро меняющейся среде;
ü Умение создать уют;
|
|
|
|
|
|
|
Утверждено |
Подпись |
ФИО |
Дата |
Руководитель подразделения |
|
|
|
Директор по персоналу |
|
|
|
С инструкцией ознакомлен:
________________________/______________________ «____»___________ ________ г. (подпись сотрудника) (ФИО) |
|
Я подтверждаю, что, занимая данную позицию, я отвечаю за несоблюдение или некачественное выполнение обязанностей, за неиспользование предоставленных мне прав в соответствии с существующим законодательством, трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка и данной должностной инструкцией.
Личный помощник — ПРОФИЛЬ КАНДИДАТА |
УРОВЕНЬ |
0- не требуется; 1 – базовый; 2- средний; 3- целевой (хорошо); 4 – продвинутый |
Подбор |
После обучения |
|
|
Образование и опыт работы |
Высшее образование (английский язык свободно, французский язык желательно), опыт работы переводчиком, личным помощником не менее 1 года |
|
|
|
|
Профессиональные знания, умения и навыки |
Знания о компании, цели приоритеты компании и сферы ее деятельности приоритеты компании на глобальном уровне. Ограничения и требования других отделов. |
|
|
|
|
Личные убеждения — Политика безопасности компании, правила ОТ и ПБ. Требования по охране окружающей среды. |
|
|
|
|
Расположение основных производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура завода |
|
|
|
|
Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи |
|
|
|
|
Основные правила безопасности при проведении технического обслуживания и ремонтных работ Анализ корневых причин, анализ рисков |
|
|
|
|
Знания технологического процесса производства цемента, технологическое оборудование |
|
|
|
|
Основные показатели работы своего подразделенияПоложения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы |
|
|
|
|
Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.д |
|
|
|
|
Технология делопроизводственных операций; |
|
|
|
|
Эксплуатация оргтехники, средств связи, установленных в приемной и в офисе; Причины возникновения неисправностей , меры по их минимизации |
|
|
|
|
Грамотное владение устным и письменным русским языком, четкая дикцияХорошие манеры |
|
|
|
|
Управление финансами для нефинансистов (доходность инвестиций, EVA, смета, бюджетирование) |
|
|
|
|
Хорошая память |
|
|
|
|
Любовь к порядку, умение создать уют |
|
|
|
|
Честность, позитивность, открытость |
|
|
|
|
Ориентированность на качественный результат: стремление выполнить задание в соответствие со стандартами, не теряет из виду цель, устанавливает для себя норму и старается превзойти ее, практичность. |
|
|
|
|
Поиск информации, анализ, выводы и принятие решений: имеет налаженные методы получения информации, привычка регулярно знакомиться с информацией. Системно выделяет и обобщает части проблемы. Проводит системные сравнения, выявляет причинно-следственные связи. Предоставляет информацию для принятия решений в структурированном понятном виде |
|
|
|
|
Приспособляемость и гибкость: умеет эффективно налаживать и поддерживать и управлять контактами с разными группами. Находит выигрышные решения для заинтересованных сторон. Эмоциональная устойчивость умение работать в напряженном /многозадачном режиме; переключаемость; сохранение спокойствия и уверенности |
|
|
|
|
Язык |
Английский язык – intermediate |
|
|
|
|
Компьютер |
Рабочие навыки работы в Microsoft office, включая Word, Excel, PowerPoint |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Елена | Окт 2, 2018 | HR Статьи, Подбор персонала | 0 Comments
Технологии приходят в нашу жизнь и меняют ее к лучшему. Мы стали тратить меньше времени на оплату коммунальных услуг, шоппинг, бронирование отелей и многое другое. Теперь мы бережнее относимся к своему времени и оптимизируем наши бизнес-процессы. Более трепетно к...
Елена | Сен 17, 2018 | HR Статьи, Подбор персонала | 0 Comments
Hays как никто другой является свидетелем того, как стремительно меняется сейчас рынок труда. В каждом секторе мы видим, как теряют актуальность некогда востребованные специальности, и растет необходимость в таких профессионалах, о существовании которых работодатели и...
Елена | Авг 18, 2018 | HR Статьи, Подбор персонала | 0 Comments
Убирая из резюме информацию о половой принадлежности и национальности кандидатов, специалисты по персоналу стараются обеспечить им равные шансы получить работу. Но не все согласны с тем, что такой подход действительно работает Гендерные и расовые скандалы в США и...
HR практик | Июл 24, 2018 | HR Статьи, Подбор персонала | 0 Comments
На веб-конференции, прошедшей на прошлой неделе, я задал слушателям следующий вопрос: «Кто обычно принимает решение о найме кандидата?» Ответы распределились следующим образом: менеджер, ответственный за подбор кадров — более 80%, команда,...
Елена | Июл 13, 2018 | HR Статьи, Подбор персонала | 0 Comments
Традиционные собеседования, то есть разговоры с кандидатами об их навыках и опыте, долгое время считались отраслевым стандартом. Существует немало способов и форм проведения собеседования — например, индивидуальные и групповые, структурированные и...
Елена | Июл 13, 2018 | HR Статьи, Подбор персонала, Статьи Новое | 0 Comments
Почему без откликов не подобрать персонал? Подобрать и нанять персонал нелегко. Подобрать — привлечь достаточное количество соискателей, чтобы выбрать из них тех, кто соответствует требованиям работодателя. Если компания не получает достаточное количество откликов на...
Елена | Июл 10, 2018 | HR Статьи, Подбор персонала | 0 Comments
Есть ли разница между собеседованием и допросом? Если и есть, то она невелика. Оба мероприятия выматывают нервы и проходят в душных комнатах, а человек, который отвечает на вопросы, вынужден играть по чужим правилам. Так может, настало время это изменить? Конечно, эта...
HR практик | Май 29, 2018 | Блог Recommended, Николь, Подбор персонала | 0 Comments
Мир кадровиков наполнен множеством веселых и интересных историй, фактов и статистики: от неожиданных фактов и цифр поиска работы, веселых ошибок в резюме — до шокирующих историй собеседований — каждый менеджер по персоналу хотя бы раз сталкивался с этим....
Елена | Май 25, 2018 | HR Статьи, Подбор персонала | 0 Comments
6 кейсов от компаний, которые реально работают над брендом работодателя. На всех этапах отбора. Очень редка эта любовь с первого резюме. Пытаясь проверить свои чувства рекрутеры и HR’ы дают сложные задачи, присылают тестовые задания, а иногда просто долго тянут не в...
Елена | Май 16, 2018 | HR Статьи, Подбор персонала | 0 Comments
Кадровый кризис, который грозит мировой экономике, приведет к масштабному дефициту специалистов в России, выяснили эксперты Korn Ferry Hay Group. По их данным, из-за нехватки кадров российский бизнес недосчитается почти $300 млрд На мировом рынке труда в ближайшем...