ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЛИЧНОГО ПОМОЩНИКА

Осуществлять поддержку для других менеджеров и сотрудников завода с учетом приоритетности  заданий

ü  Осуществлять административную поддержку директору завода,  команде, линейным менеджерам в выполнении задач;

II –  Начиная с первого года работы завода

ü  Вести календарь в LN,ежедневно уточнять планы  директора  завода на следующий день; отслеживать расписание, встречи, организацию, включая местоположение, доставку еды, проверять доступность,   организацию всех пропусков

ü  Организовывать бизнес поездки, командировки (визы, бронирование билетов, такси, гостиниц)

ü  Обеспечивать требуемые услуги через внешних поставщиков, своевременно вносить данные в информационную систему JDE, контролировать оплату; обеспечивать наличие необходимой документации (договоры, счета, акты и т.д.)

ü  Готовить отчеты о расходах, своевременно вносить данные в информационную систему JDE. Обеспечивать наличие необходимой документации

ü  Обеспечивать визовую поддержку совместно с головным офисом для всех сотрудников, направляемых в загранкомандировки

ü  Оперативно принимать, направлять адресатам телефонные звонки; информацию, документы, корреспонденцию, поступившую в приемную директора

ü  Подготавливать корреспонденцию к отправке, контролирует доставку

ü  Координировать встречи директора,  организовывать  локальные мероприятия; обеспечивать транспортировку, прием, размещение гостей в соответствии с их графиками работы и стандартами компании

ü  Осуществлять переводы, если необходимо

ü  Обеспечивать  работоспособность и комфорт приемной и кабинета директора: исправное состояние вычислительной и организационной техники, средств связи, наличие справочных материалов, чистоты, еды и напитков, др.

ü  Контролировать сроки исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов

ü  Вести общее делопроизводство: регистрацию всей входящей/исходящей корреспонденции; обеспечение сохранности документов; контроль подготовки дел приемной к сдаче в архив, их предварительную обработку

ü  Осуществлять выполнение поручений  директора своевременно и в полном объеме

ü  С учетом приоритетности  заданий директора помогать работникам завода

ü  Взаимодействовать с коллегами компании в духе взаимопомощи и сотрудничества; соблюдать правила внутреннего распорядка, Политик и Процедур  Компании

ü  Эффективно управлять бюджетом, оптимизировать расходы (агентства, покупка билетов, гостиницы, такси, кофе-брейки, обеды, др.)

—           

ü  Разумное расходование ресурсов

ü  Расположение основных  производственных объектов, мест выполнения операций, организационная структура завода

ü  Политику безопасности компании, правила ОТ и ПБ.  Требования по охране окружающей среды. Возможных загрязнения от деятельности завода (основное оборудование) и умение их предотвращать

ü  Координация действий при несчастных случаях и оказание первой помощи  (номера телефонов экстренной связи, место нахождения средств индивидуальной защиты, план эвакуации при пожаре; правила вызова пожарной команды; скорой помощи)

ü  Анализ корневых причин, анализ рисков на базовом уровне

ü  Основные показатели работы своего подразделения

ü  Положения и процедуры компании, касающиеся работы своего подразделения и своей работы;

ü  Правила коммуникации о статусе работы, опасных ситуациях, рисках, и т.д

ü  Технология делопроизводственных операций;

ü  Эксплуатация оргтехники, средств связи, установленных в приемной и в офисе; Причины возникновения неисправностей , меры по их минимизации

ü  Нормы служебного этикета;

ü  Грамотное владение устным и письменным русским языком,  четкая дикция

ü  Исполнительность; аккуратность, пунктуальность

ü  Сдержанность и скромность

ü  Командность;

ü  Честность;

ü  Энтузиазм; инициативность

ü  Умение создать уют;

________________________/______________________   «____»___________ ________ г.   (подпись сотрудника)                                       (ФИО)