УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. На время отсутствия секретаря-референта его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря-референта назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее образование, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства, английского языка.
1.6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
2.2. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
2.3. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.4. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.
2.5. Ведет прием посетителей.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.8. Выполняет другие служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря-референта

Секретарь-референт имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря-референта

Секретарь-референт несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности секретаря приемной руководителя_____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2.На должность секретаря приемной руководителя назначается лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним специальным образованием и стажем работы по профилю не менее 2 лет.

1.3.Секретарь приемной находится в подчинении у __________________________________.

1.4.В своей деятельности секретарь приемной руководителя руководствуется:

-законодательными и нормативными документами, регулирующими соответствующие вопросы;

-приказами руководителя предприятия (непосредственного руководителя);

-правилами и нормами гигиены труда, правилами трудового распорядка;

-методическими материалами, касающимися вопросов его деятельности;

-уставом предприятия;

-настоящей должностной инструкцией.

1.5.Секретарь приемной руководителя должен знать:

-нормативные правовые акты, иные руководящие и методические материалы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

-правила пользования приемно-переговорными устройствами;

-стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

-правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

-основы этики и эстетики;

-структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

-организацию делопроизводства;

-методы оформления и обработки документов;

-архивное дело;

-машинопись;

-правила делового общения;

-основы организации труда и управления;

-правила эксплуатации вычислительной техники;

-основы административного права и законодательства о труде;

-правила внутреннего трудового распорядка;

-правила и нормы охраны труда.

1.6.В период отсутствия секретаря приемной руководителя его обязанности возлагаются на его заместителя, назначаемого в установленном порядке, несущего полную ответственность за их должное выполнение.

2. Функции

На секретаря приемной руководителя возлагаются следующие функции:

2.1.Организация проведения телефонных переговоров руководителя.

2.2.Организационная подготовка заседаний и совещаний.

2.3.Организационно техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

2.4.Ведение делопроизводства.

2.5.Контроль выполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, взятых на контроль.

2.6.Ведение контрольно-регистрационной картотеки.

2.7.Организация приема посетителей.

3. Должностные обязанности

Секретарь приемной обязан:

3.1.Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

3.2.Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

3.3.Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их качественное редактирование.

3.4.Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

3.5.Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

3.6.Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов.

3.7.Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

3.8.Составлять по поручению руководителя письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

3.9.Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

3.10.Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.

3.11.Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.

3.12.Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.13.Копировать документы на персональном ксероксе.

3.14.Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

3.15.Осуществлять контроль исполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

3.16.Вести контрольно-регистрационную картотеку.

4. Права

Секретарь приемной руководителя вправе:

4.1.Повышать свою квалификацию в установленном порядке.

4.2.Требовать от руководства оказания содействия в осуществлении своих обязанностей.

4.3.Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.

4.4.Знакомиться с соответствующими документами и информацией, необходимыми для качественного выполнения своих обязанностей.

5.Ответственность

Секретарь приемной руководителя ответственен за:

5.1.Невыполнение (недолжное выполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.

5.2.Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.

5.3.Причинение материального вреда в определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.20__г.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Корпоративный правила компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

 

УТВЕРЖДАЮ

 

___________________________________                   (инициалы, фамилия)

(наименование организации, пред-                 ________________________

приятия и т.п., его организационно-              (директор или иное долж-

правовая форма)                                   ностное лицо, уполномо-

ченное утверждать долж-

ностную инструкцию)

»  » ____________ 20__г.

 

м.п.

 

 

 

Должностная инструкция

 

секретаря руководителя

______________________________________________

(наименование организации, предприятия и т.п.)

 

»  » ______________ 20__г.  N_________

 

Настоящая должностная  инструкция  разработана   и   утверждена   на

основании трудового договора с __________________________________________

(наименование должности лица, на которого

______________________________________________________ и в соответствии с

составлена настоящая должностная инструкция)

положениями Трудового  кодекса  Российской  Федерации  и иных нормативных

актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

 

 

I. Общие положения

1.1. Секретарь   руководителя   относится  к  категории  технических

исполнителей.

1.2. На  должность секретаря руководителя назначается лицо,  имеющее

высшее профессиональное образование,  без предъявления требований к стажу

работы, или   среднее  профессиональное  образование  и  стаж  работы  по

специальности не менее __________ лет.

1.3. Назначение  на  должность секретаря руководителя и освобождение

от нее производится приказом руководителя  предприятия  по  представлению

________________________________________________________________________.

1.4. Секретарь должен знать:

— постановления,  распоряжения,  приказы,   другие   руководящие   и

нормативные документы   вышестоящих   и   других   органов,    касающиеся

деятельности предприятия;

— положения,  инструкции,  иные  нормативные  документы  по  ведению

делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— устав предприятия;

— организацию делопроизводства;

— методы оформления и обработки документов;

— архивное дело;

— машинопись;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты  унифицированной системы организационно-распорядительной

документации;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы административного права и законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила    и    нормы    охраны    труда,  техники   безопасности,

производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.5. Секретарь      непосредственно     подчиняется     руководителю

________________________________________________________________________.

(предприятия, структурного подразделения)

1.6. Во время отсутствия  секретаря  (отпуск,  болезнь  и  пр.)  его

обязанности   исполняет   лицо,   назначенное  в  установленном  порядке,

которое приобретает соответствующие  права  и  несет  ответственность  за

надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.7. ______________________________________________________________.

 

 

II. Должностные обязанности

Секретарь:

2.1. Осуществляет  работу по организационно-техническому обеспечению

административно-распорядительной деятельности руководителя.

2.2. Принимает     поступающую    на    рассмотрение    руководителя

корреспонденцию, передает  ее  в  соответствии  с  принятым  решением   в

структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в

процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Ведет   делопроизводство,   выполняет   различные   операции  с

применением компьютерной техники,  предназначенной для сбора, обработки и

представления информации при подготовке и принятии решений.

2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.

2.5. Подготавливает  документы  и материалы,  необходимые для работы

руководителя.

2.6. Следит   за   своевременным   рассмотрением   и  представлением

структурными подразделениями  и  конкретными  исполнителями   документов,

передаваемых руководителю   на   подпись,  обеспечивает  их  качественное

редактирование.

2.7. Организует   проведение  телефонных  переговоров  руководителя,

записывает в его  отсутствие  полученную  информацию  и  доводит  до  его

сведения ее    содержание,    передает    и   принимает   информацию   по

приемно-переговорным устройствам (телефаксу,  телексу,  и т.п.),  а также

телефонограммы, своевременно   доводит   до   его   сведения  информацию,

полученную по каналам связи.

2.8. По  поручению руководителя составляет письма,  запросы,  другие

документы, готовит ответы авторам писем.

2.9. Выполняет   работу   по   подготовке   заседаний  и  совещаний,

проводимых руководителем   (сбор   необходимых   материалов,   оповещение

участников о времени и месте проведения,  повестке дня,  их регистрация),

ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

2.10. Осуществляет  контроль  за исполнением работниками предприятия

изданных приказов  и  распоряжений,  а  также   за   соблюдением   сроков

выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.

2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

2.12. Обеспечивает    рабочее    место   руководителя   необходимыми

средствами организационной   техники,   канцелярскими   принадлежностями,

создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

2.13. Печатает  по  указанию   руководителя   служебные   материалы,

необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

2.14. Организует  прием   посетителей,   содействует   оперативности

рассмотрения просьб и предложений работников.

2.15. Формирует дела в соответствии  с  утвержденной  номенклатурой,

обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

2.17. _____________________________________________________________.

 

 

III. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Знакомиться   с   проектами  решений  руководства  предприятия,

касающимися его деятельности.

3.2. Вносить    на    рассмотрение    руководства   предложения   по

совершенствованию работы,  связанной  с  обязанностями,  предусмотренными

настоящей инструкцией.

3.3. В   пределах   своей   компетенции  сообщать  непосредственному

руководителю о всех недостатках,  выявленных в процессе исполнения  своих

должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства  предприятия  от

структурных подразделений   и   специалистов   информацию   и  документы,

необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.5. Требовать от  руководства  предприятия  оказания  содействия  в

исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.6. ______________________________________________________________.

 

 

IV. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее  исполнение или неисполнение  своих должностных

обязанностей, предусмотренных  настоящей   должностной   инструкцией,   в

пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За  правонарушения,  совершенные в процессе осуществления своей

деятельности — в пределах,  определенных  административным,  уголовным  и

гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в  пределах,  определенных

трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

 

 

 

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________

(наименование,

_____________________________.

номер и дата документа)

 

 

 

Руководитель структурного подразделения               (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

 

»  » _____________ 20__г.

 

 

СОГЛАСОВАНО:

 

Начальник юридического отдела

 

(инициалы, фамилия)

_____________________________

(подпись)

 

»  » ________________ 20__г.

 

 

 

С инструкцией ознакомлен:                             (инициалы, фамилия)

_________________________

(подпись)

 

»  » _____________ 20__г.